Автоматизация бизнес-процессов компании: 4 секрета эффективной оптимизации

Оптимизация бизнес-процессов компании: методы, системы и анализ

Принимая решение о том, в какой отрасли строить свой бизнес, невозможно наперед спрогнозировать все риски, особенности и недостатки рынка. Любой рынок – это динамика в лучшую или худшую сторону, поэтому нужно уметь правильно и своевременно проводить процессы оптимизации для реорганизации существующей концепции ведения бизнеса.

Оптимизация работы начинается с определения задач. Чтобы провести эффективную работу по улучшению уже существующего проекта, необходимо изначально определиться с целью: для чего нужна оптимизация, какая ее роль, на каком этапе целесообразно проводить улучшение, и какой итог всей кампании.

При удовлетворительной работе предприятия, руководитель интуитивно понимает, что можно обслуживать клиентов быстрее, качественнее, охватить больший объем потенциальной клиентской базы. Для этого нужно провести комплекс работ, которые направлены на улучшение работы каждого сотрудника, отдела, центра ответственности. Оптимизация бизнеса необходима в таких случаях:

• при необходимости увеличить производительность предприятия;
• для увеличения качества обслуживания;
• в случае высокой конкуренции на рынке;
• для модернизации отдельных процессов компании, которые будут отвечать новым требованиям;
• для увеличения доходности;
• при необходимости сократить рабочие места, но увеличить производительность всего бизнеса;
• при расширении бизнеса;
• в случае сокращения производительности;
• для планового усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.

Работы по проведению оптимизации бизнеса проводятся на любом этапе развития. Однако, чаще всего, такие действия имеют четкую структуру, которая помогает увидеть текущие проблемы и методы их устранения.

Обязательные 4 правила эффективной оптимизации

Цель оптимизации бизнеса – улучшить продажи, увеличить эффективность работы, снизить недостатки. Однако для того чтобы такая структура работала, необходимо провести ряд процедур, которые направлены на изучение и составление модели ведения бизнеса на данном этапе.

Методы оптимизации процессов сегодня представлены в огромном количестве. Отличаются они по продолжительности, принципу внедрения, эффективности. Однако для того чтобы каждый используемый метод был действительно полезным для конкретного бизнеса, стоит соблюдать 4 основных правила оптимизации.

Правило №1 – Основа оптимизации

По сути, главная задача оптимизации – это сгруппировать все процессы бизнеса таким образом, чтобы в итоге он работал более продуктивнее, эффективнее, качественнее. Поэтому прежде чем проводить улучшение в отрасли или в бизнесе, в целом, необходимо выделить и разделить бизнес-процессы, составить условную пиктограмму, которая отвечает на вопросы:

• продолжительность бизнеса;
• эффективность и результативность (в цифрах прибыли);
• количество отделов, людей в каждом из отделов, количество руководителей и рабочего персонала;
• успехи на рынке за время существования;
• риски рынка;
• особенности ведения бизнеса, его специфика;
• ход протекания процессов.

Такая четкая структура позволяет увидеть «со стороны» все важные моменты и особенности конкретного бизнеса, в чем его «промахи», и какие действия дали результат. Проще говоря, основа оптимизации должна состоять из детального обзора конкретного предпринимательства, его целей и поставленных, но нереализованных задач.

Правило №2 – «Чистить рыбу с хвоста»

Данное правило дает возможность оценивать оптимальность от «частного к общему». То есть, стоит обратить внимание на отдельные недостатки продуктивности, ее нереализуемые моменты. К примеру, есть задача продавать 10 машин в салоне Люкс класса. На сегодняшний момент реализация – 5 машин. Специалист, при разборе данной ситуации учитывает такие моменты, как:

• продолжительность бизнеса;
• количество персонала;
• специфика рынка;
• конкуренция;
• ценовая политика салона;
• наличие привлекательных моментов для покупателя;
• качество реализуемого товара.

На основе полученных данных можно составить график, который покажет количество продаж, и что для этого делалось ранее. Специалист оценивает перспективы, дает рекомендации, которые помогут улучшить продажи при соблюдении конкретных правил.

То есть, изначально ставиться цель, оценивается модель оптимизации и проводится ее внедрение. Такая суть определяется термином «оптимизация».

Если же целесообразно применение «от общего к частному», то тогда процесс будет называться «реинжиниринг» или комплексное, системное изменение всего бизнеса, начина с основания.

Правило №3 – Гибкость оптимизации

Если бизнес работает слаженно несколько лет, есть определенная стабильность, которая не улучшается в динамике, но и не ухудшается, то целесообразно перед проведением оптимизации провести дополнительное исследование взаимодействия всех внутренних процессов слаженной системы.

В некоторых случаях оптимизация – это полное перенаправление бизнеса, что может негативно сказаться на отдельных, ранее прибыльных структурах.

Поэтому гибкость в оптимизации должна «сглаживать» возможные негативные моменты, которые могут проявиться как сразу, так и через некоторое время после реструктуризации.

Правило №4 – Человеческий фактор

При проведении оптимизации стоит быть готовым к тому, что не все сотрудники смогут оценить любые новшества. Поэтому нередко наблюдается сокращение рабочих мест на предприятиях с оптимизацией процесса.

В любом случае стоит понимать, что оптимизация не ставит за цель сократить рабочие места, она ставит цель – перераспределить рабочие моменты таким образом, чтобы весь бизнес только выиграл.

По сути, исчезает такое понятие, как «ненужный» человек в офисе, каждый работник занимается своим делом, четко выполняет задачи, следует графику.

https://youtube.com/watch?v=Vx30JNoVTn8

Алгоритм введения оптимизации может понравиться не каждому сотруднику. Особенно тем, кто выполняет работу не продуктивную, не направленную на основную цель – получение прибыли.

Можно привести пример распределения рабочих обязанностей в стандартном офисе, где один отдел из 5 человек выполняет задачу привлечения клиентов, улучшения маркетинговой продукции, а другой отдел из 10 человек занимается доставкой продукции до клиента.

По сути, прибыль бизнеса зависит от привлечения клиентов, а систему доставки можно оптимизировать.

Методы, которые помогут оптимизировать бизнес

Пошаговая оптимизация бизнес-процессов, их концепция и варианты организации зависят от целей, специфики бизнеса и предполагаемого результата. Первые методы оптимизация бизнес-процессов компании, которые предусматривали полный анализ рынка и варианты расширения проекта, описаны в литературе М. Хаммера и Дж. Чампи.

До сих пор монография «Business process reengineering» считается лучшим материалом обучения для реструктуризации бизнеса. Однако с развитием рынка и бизнеса, в целом, появляются новые, более современные методы анализа и оптимизации бизнес-процессов.

Метод оптимизации инжиниринг

Инжиниринг – комплекс внедрения новых технологий информационного характера, которые помогают смоделировать существующую организационную структуру бизнеса.

При оказании платных услуг инжиниринга бизнесмен получает консультации разного характера, которые помогут в дальнейшем обеспечить процесс производства, улучшить эксплуатацию сооружений, обслуживание хозяйственных объектов, продажи продукции. Существует консультативный, технологический и финансовый инжиниринг.

Специалисты, которые предоставляют услуги инжиниринга, обязаны иметь высшее инженерное, управленческое образование. Консультации данного характера подразумевают знания в области инженерии, а потому без специального образования получить конструктивную и полезную помощь невозможно.

Метод реинжиниринга

Реинжиниринг – это полный отказ от существующих бизнес-процессов и методов. Такой внутренний метод позволяет привлечь инвестиции, внедрить новые технологии, усовершенствовать технические средства, увеличить рост технологического прогресса.

Используют методы сокращения ресурсов, кадров, разрывов «слепых мест», объединения работ нескольких отделов в один.

Риск – возможная остановка производственного процесса, поскольку некоторые моменты требуют полного переформатирования существующего процесса.

Реинжиниринг является лучшим вариантом в том случае, если существующий бизнес не приносит реальной прибыли, стоит вопрос либо о банкротстве, либо об усовершенствовании существующего бизнеса. По сути, стоит быть готовому к тому, что производство на некоторое время нужно будет приостановить.

Метод непрерывного совершенствования (CPI)

Системы оптимизации бизнеса необходимо постоянно совершенствовать, подстраивать под новые потребности развивающего бизнеса. CPI-метод позволяет произвести планирование процесса таким образом, чтобы усовершенствовать все его этапы.

Методология управления процессами – это основа планирования для динамического рынка, который сложно предугадать.

Отличается такой метод тем, что весь процесс оптимизации является длительным, а производственный процесс не прекращается, а просто постепенно усовершенствуется.

Метод Total Quality Management

Создание нового продукта, который отвечает запросам современного рынка. В данном случае план может разрабатываться как параллельно существующему проекту, так и с заместительным подходом старой продукции. Мероприятия и действия программы направлены на поэтапное усовершенствование рабочих процессов, производству продукции изначально в ограниченный период времени.

Оптимизация бизнеса или отдельных его процессов – это обязательный момент в развитии. Однако выбирая конкретный метод, стоит обращать внимание не только на продолжительность его реализации, но и на итоговый результат. В некоторых случаях неправильная и непрофессиональная оптимизация ведет к снижению прибыли, продуктивности всего бизнеса.

Источник: http://arprime.ru/optimizacia/optimizatsiya-biznes-protsessov-kompanii-metody-sistemy-i-analiz

Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов в организации

С целью повышения эффективности работы компании проводят оптимизацию бизнес-процессов. В этой статье мы рассмотрим все аспекты и последовательность действий.

Как понять, нужна ли компании оптимизация бизнес-процессов

В каждой организации есть ряд отличающихся друг от друга процессов, которые выполняют работники. К ним можно отнести закупки, делопроизводство, продажи, управление и многое другое. Если уже ведутся работы по автоматизации процессов – значит эффективность и доходы предприятия будут расти.

В некоторых крупных компаниях есть специалист, который целенаправленно занимается реорганизацией деятельности. Другие фирмы предпочитают привлекать сторонних профи для оптимизации бизнес-процессов. Потому что как бы идеально все не было выстроено, со временем реорганизация в любом случае нужна.

Чтобы понимать, есть ли проблемы в бизнес-процессах, стоит обратить внимание на следующие пункты:

• Дублирование функций и обязанностей создает хаос, необоснованную конкуренцию и лишние финансовые затраты.
• Управленческое звено не имеет знаний в области экономики и маркетинга.
• ТОП менеджер не обладает оперативной информацией о состоянии дел в компании. Часто встречается ситуация, когда ТОПы не могут ответить на вопрос кто за что отвечает, какие результаты работы в целом и по каждому подразделению.
• Сотрудники не заинтересованы в развитии предприятия и не развиваются профессионально сами.
• Внедрение систем автоматизации “чтобы было” без учета существующих бизнес-процессов.
• Низкая исполнительская дисциплина, собственник погряз в операционке, конфликты среди персонала.
• Есть цель масштабирования бизнеса, внедрения изменений и готовность к изменениям.
• Одновременное ведение нескольких бизнес-проектов,
• Требуется техническое задание для внедрения информационных систем, CRM.
• Ситуация «деньги есть и денег нет», отсутствие грамотного финансового и управленческого учета, обороты хорошие, а прибыли нет, кассовые разрывы.
• Большая текучка кадров.
• Нет ощущения контроля у собственника над бизнесом и его показателями.

Запомните, что любая организация нуждается в оптимизации бизнес-процессов, так как рынок – явление нестабильное и постоянно динамически изменяющееся. Для плодотворной работы на изменения рынка необходимо реагировать быстро и эффективно.

С чего начать оптимизацию бизнес-процессов предприятия

Если проблема выявлена и принято решение о начале оптимизации, следует выбрать первоочередные процессы. Если вы не уверены в своих выводах, всегда можно провести разбор бизнеса в Делегатор 24. Вот список критериев для отбора процессов, который проверен на практике и активно используется специалистами:

1. Важность. Чем больший процент занимает процесс в структуре остальных при достижении ключевой цели, тем он важнее. Однако стоит заметить, что если самый важный процесс и так эффективен, его лучше не трогать и переместить свое внимание на другие звенья.
2. Проблемность. Этот критерий формируется на основе того, что процесс на данный момент не такой, каким мы хотели бы его видеть.
3. Возможность изменить. Здесь рассматривают затраты не только финансовые, но и трудовые ресурсы, личное время.

Выявив на основе этих критериев самые важные процессы, можно будет приступать к их реорганизации.

Что будет после оптимизации бизнес-процессов

Проводить реорганизацию крайне важно, так как в конечном итоге правильная организация труда и всех процессов внутри компании влияет на увеличение дохода. Итак, что же улучшится и изменится после оптимизации:

• Снижаются операционные затраты
• Уменьшается потраченное время
• Качество обслуживания клиентов растет
• Управляемость компании повышается
• Достигаются поставленные цели

Оптимизация бизнес-процессов в Delegator24

В сервисе Делегатор 24 оптимизацию бизнес процессов проводит эксперт Рустем Мухамадиев. Он проводит бесплатную часовую сессию, выявляет необходимость проведения оптимизации бизнес- процессов, дает рекомендации. Вы можете посмотреть полное интервью с Рустемом.

Всего несколько сессий с экспертом позволят Вам:

• Сформировать полный пакет регламентов для сотрудников
• Описать бизнес-процессы
• Должностные инструкции
• Маршруты документов (описание документооборота)
• Цели и показатели (стратегические карты) по должностям для формирования мотивационных схем
• Провести анализ системы управления, разработать решения для улучшений
• Определить качество распределения зон ответственности, нагрузки
• Выявить процессы, которые целесообразно передать на аутсорсинг

После реорганизации наблюдаются не только вышеперечисленные изменения, но и снижается себестоимость товаров и услуг, компания в целом становится более привлекательна для покупателей. А решения будут приниматься намного более оперативно, что повышает конкурентоспособность.

Для более полной консультации оставьте заявку на бесплатную консультацию на сайте или свяжитесь с нашими менеджерами.  

Подать заявку

Спасибо за заявку!

На указанный Вами e-mail мы отправили приветственное письмо. Если его нет во входящих, проверьте папку СПАМ.

Вы можете сразу поставить первую задачу на почту test@delegator24.planfix.ru

Источник: https://delegator24.ru/blog/optimizatsiya-biznes-protsessov/

В чем секрет успешного внедрения автоматизации бизнес-процессов?

74% компаний снизили затраты и увеличили производительность труда за счет автоматизации процессов, согласно исследованию Gartner (Critical Roles for Successful BPM Projects and Programs, Gartner, 2012).

Читайте также:  На сколько детально должна составляться опись документов, подлежащих уничтожению?

Как же войти в эти 74% и какие ошибки сделали остальные 26%, которые не достигли эффекта?

Обратите внимание

По опыту внедрения автоматизации процессов подход зависит от масштаба проекта: сколько сотрудников и какой квалификации проект автоматизации охватывает.

Если участвуют несколько квалифицированных людей, тогда лучше работает следующий подход:

• определить владельца процесса – кто будет внутренним заказчиком и контролером;
• описать цели процесса – для чего он нужен, что сейчас не устраивает, какие ожидания от данного процесса;
• набросать схему процесса на бумаге или в файле;
• обсудить и согласовать данный процесс на встрече со всеми участниками;
• настроить процесс и запустить (в Comindware Tracker это занимает 2-4 часа);
• вносить изменения по ходу.

На этапе «набросать процесс» важно определить состояние того, что требуется отслеживать.

За изменением статуса какого объекта необходимо наблюдать? Например, если мы говорим о процессе продажи, то статусы каких объектов будем отслеживать – коммерческого предложения, сделки или договора? Чтобы разобраться в объектах, стоит определить какие данные необходимо собирать и какие отчеты нужно формировать.

Например, если сделка одна, а договоров по одной сделке может быть несколько (товары, услуги, поддержка), и отчеты нужны и по состоянию (суммам, типам) договоров, и по самим сделкам (суммы, даты закрытия, вероятности), то стоит отслеживать 2 объекта – и сделки, и договоры по ним.

Например, в одном проекте нужно было отслеживать проведенные демонстрации продукта. Для расчета премий менеджерам необходимо было делить демонстрации по одной сделке на 1, 2, 3… – демонстраций могло быть несколько по одной сделке. Поэтому сделали 2 объекта – сделка и демонстрация по сделке.

Этот шаг бывает не самым простым, поскольку бумажные и электронные документы не обязательно точно в таком же виде должны быть реализованы в автоматизированной системе. Для получения нужных отчетов, гибкой настройки прав доступа чаще всего необходимо текущую структуру и форматы данных изменить.

В каком виде лучше описать процесс? Если Вы не знакомы с нотациями, то мои рекомендации ниже – полученную в результате схему специалист при необходимости преобразует в любую популярную нотацию.

Кружочками укажите состояние объекта, в котором он находится какое-то время и которое требует каких либо действий со стороны сотрудника или внешних информационных систем в случае, если планируется интеграция. Стрелочками между кружочками укажите возможные маршруты движения объекта. Стрелочки подпишите как действия, например, «Согласовать договор», «Отправить на доработку».

Важно

Состояние лучше описать как статичное действие, например, Согласование договора. Рядом с кружочками подпишите, кто будет исполнителем на этом этапе (состоянии).

Крайне желательно, чтобы состояния были уникальными, чтобы однозначно можно было понять на каком этапе находится объект.

Если один объект будет проходить через одно и то же состояние несколько раз, то будет сложно понять историю его движения.

Если Вы это сделали – это уже большой шаг, т.к. Вы проанализировали реальный путь прохождения объекта отслеживания и, скорее всего, уже оптимизировали его  путь. На самом деле, эта работа интеграционная, и идеального процесса не бывает – его необходимо совершенствовать постоянно.

Другой масштаб проекта – в процессе участвуют сотрудники разного уровня квалификации и разной степени вовлеченности, их много – десятки, сотни, тысячи. В этом случае больше внимания нужно уделять каждому этапу, каждой детали.

Если в первом случае необходимые изменения можно обсудить с остальными участниками и легко изменить бизнес-процесс. Но в масштабном проекте нужно учесть множество деталей, поскольку очевидно, что стоимость изменения существенно выше, т.к. вовлечено большее количество людей, отчетов, данных, интеграций.

Поэтому два важных дополнения к озвученному выше подходу – «набросать процесс» превращается в отдельный проект – необходимо проанализировать текущие процесс(ы) – «AS IS» и оптимизировать его (их) с учетом возможностей автоматизации – «TO BE».

Описание бизнес-процессов для анализа делают в одной из подходящих (что подходит – отдельная тема) нотаций, например, BPMN, IDEF0, Cross Functional Flowchart и др.

Совет

Второе дополнение – перед запуском процесса в эксплуатацию необходимо провести тщательную пилотную эксплуатацию на реальных данных с реальными пользователями – можно ограничить количеством документов, двумя филиалами и т.д. По итогам необходимо составить инструкции, а лучше – максимальное количество подсказок в самой BPM системе, чтобы сотрудник видел там всю необходимую для работы информацию.

Важные рекомендации, которые везде пишут, но мало кто ими пользуются – управляйте изменениями, не бросайте проект внедрения на самотёк, даже если он кажется простым и быстрым. Иначе высока вероятность, что проект не даст ожидаемого эффекта и усилия будут потрачены зря. Не стоит надеяться на всемогущество приказного подхода, т.к. в итоге работают люди, а не компьютеры.

Кроме того, вовлеченные сотрудники добавят ценность внедрения своей экспертизой, помощью, предложениями, что позволит избежать лишних затрат времени и денег, а наоборот повысит ценность проекта. Вовлечь сотрудников можно, если рассматривать их как партнеров, а не как исполнителей.

У сотрудников появится возможность проявить себя, повысить квалификацию, получить новый опыт, в итоге – повысить свою ценность для компании.

Универсальный подход к управлению изменениями, который работает в любых условиях:

• В составе проектного комитета должны быть сотрудники с ролями – заказчик, менеджер проекта внедрения, исполнитель. Спонсора  можно привлекать в случае изменения бюджета проекта. Менеджер проект – это основной драйвер внедрения, он проводник решений, целей, он вовлекает других участников, организует решение возникающих проблем, лучших решений;
• Создайте пилотную группу (если нельзя привлечь всех пользователей) из участников процесса всех уровней – руководителей, экспертов, исполнителей;
• Организуйте несколько встреч – первую встречу важно провести перед началом проекта – расскажите пилотной группе цели, ожидаемые изменения, задачи, роли; ответьте на возражения; выделите тех, кто является приверженцем проекта – их можно будет активно привлекать; и тех, кто негативно, но конструктивно настроен – от них можно получать полезную критику. Вторую встречу лучше провести перед запуском тестовой эксплуатации. Третью – перед запуском в промышленную эксплуатацию, и четвертую – через месяц, чтобы подвести итоги и сравнить, как было до и как стало после; что еще можно улучшить.

Источник: https://www.comindware.com/ru/blog-secrets-to-effective-business-process-automation/

Modernize your work with business process automation

It’s said that those who live in the past have no future, and the same can be said of organizations that refuse to embrace all that modern technology has to offer.

Whether we like it or not, today’s business world is fast-paced, and it can often feel impossible to keep up with ever-changing trends. Add in the fact that customers expect immediate service and it’s enough to give anyone in business a major headache.

One way to stay current with technology—and the times—is business process automation. Business process automation software gives your organization the ability to automate time-intensive tasks, thereby optimizing operations and bringing a new level of efficiency to your company.

In addition, process automation allows your employees to use their skills for the jobs they were hired to do instead of routine tasks that may take up valuable time.

What BPA Software Can Do For You

A 2013 study released by CompTIA said that the five areas companies hoped BPA software would improve included bottlenecks that show things down (48 percent), duplication of work (46 percent), poor interaction between departments (39 percent), difficulty locating documents (33 percent), and lack of business process visibility (27 percent).

IDG surveyed organizations to find out how they use cloud collaboration solutions and what objectives it helps them meet

Get the free report

Specifically, business process automation can be used to streamline a variety of processes, including:

• Document management
• Workflow automation
• Task alerts via email
• Email marketing campaigns
• Thank you letters
• Payment reminders
• Document review and approval
• Management of employee requests

Once you’ve decided which processes to automate, you can customize your workflows by laying out the steps and configuring alerts and approvals that will model the actual processes that are usually carried out manually. Some popular areas of use include marketing, client management, and customer support.

Benefits of Business Process Automation

Aside from streamlining your processes, there are numerous benefits to implementing business process automation, including the following:

• Reduced costs. You can hire fewer people since there is less work to be completed.
• More efficient use of manpower. Managers, for example, can spend more time directing their employees and keeping an eye on important tasks instead of drowning in reviews, approvals, and requests.
• Improved collaboration. BPA software can be used to create a space where team members can share files and receive alerts when documents have been updated or changed, or assigned by one team member to another. This helps keep the whole team on the same page and improves communication as well.
• Improved customer support. It can be difficult for a company’s customer support team or help desk to keep track of all requests or questions without business process automation. Stop customers from falling through the cracks when you use BPA software for automatic ticket creation. This helps your customer service teams respond more quickly and efficiently, resulting in happier customers.
• Better overall job performance. The use of business process automation results in fewer manual errors and more focused work among employees.
• More satisfied employees. According to a 2015 report from the Society for Human Resource Management, 55 percent of employees rated it as “very important” to their job satisfaction that they had opportunities to use their skills and abilities. When you cut out the more menial tasks from employees’ job descriptions, they have time for the parts of the job they are skilled at.

Selecting the Right BPA Software

When choosing the perfect business process automation solution for your organization, it’s important to look at a variety of factors, including a price that fits your budget, a solution that integrates with your current applications, and a provider’s reputation and ability to offer you high-quality service. So what are you waiting for? Step into the future and modernize your work with business process automation.

Work smarter, not harder: download the free eBook, “7 Ways to Work Smarter in the Cloud.” Discover how easy it is to mobilize, improve and do more for your small business: “Mobilize Your Business.”

It’s the Office you know, plus the tools to help you work better together, so you can get more done—anytime, anywhere.

Buy Now

Источник: https://products.office.com/business/articles/modernize-your-work-with-business-process-automation

Оптимизация бизнес процессов: оптимизация FMCG и бизнес процессов компании | SoftServe Business Systems в Киеве и Москве 2018

Конкуренция на рынке FMCG велика, у компании возникает достаточно много неотложных внешних задач, от эффективности решения которых зависит будущее предприятия: взаимодействие с контрагентами, борьба с конкурентами, разработка методов минимизации затрат.

Обратите внимание

Некоторые предприятия нанимают специалистов, которые занимаются вопросами оптимизации. Это достаточно капиталоемкая статья. Если постоянная работа в этом направлении не требуется, то услуги оптимизации бизнеса, заказанные у компании SoftServe Business Systems могут стать наиболее оптимальным решением.