Автоматизация бизнес-процессов компании: 4 секрета эффективной оптимизации

Оптимизация бизнес-процессов компании: методы, системы и анализ

Принимая решение о том, в какой отрасли строить свой бизнес, невозможно наперед спрогнозировать все риски, особенности и недостатки рынка. Любой рынок – это динамика в лучшую или худшую сторону, поэтому нужно уметь правильно и своевременно проводить процессы оптимизации для реорганизации существующей концепции ведения бизнеса.

Оптимизация работы начинается с определения задач. Чтобы провести эффективную работу по улучшению уже существующего проекта, необходимо изначально определиться с целью: для чего нужна оптимизация, какая ее роль, на каком этапе целесообразно проводить улучшение, и какой итог всей кампании.

При удовлетворительной работе предприятия, руководитель интуитивно понимает, что можно обслуживать клиентов быстрее, качественнее, охватить больший объем потенциальной клиентской базы. Для этого нужно провести комплекс работ, которые направлены на улучшение работы каждого сотрудника, отдела, центра ответственности. Оптимизация бизнеса необходима в таких случаях:

  • при необходимости увеличить производительность предприятия;
  • для увеличения качества обслуживания;
  • в случае высокой конкуренции на рынке;
  • для модернизации отдельных процессов компании, которые будут отвечать новым требованиям;
  • для увеличения доходности;
  • при необходимости сократить рабочие места, но увеличить производительность всего бизнеса;
  • при расширении бизнеса;
  • в случае сокращения производительности;
  • для планового усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.

Работы по проведению оптимизации бизнеса проводятся на любом этапе развития. Однако, чаще всего, такие действия имеют четкую структуру, которая помогает увидеть текущие проблемы и методы их устранения.

Обязательные 4 правила эффективной оптимизации

Цель оптимизации бизнеса – улучшить продажи, увеличить эффективность работы, снизить недостатки. Однако для того чтобы такая структура работала, необходимо провести ряд процедур, которые направлены на изучение и составление модели ведения бизнеса на данном этапе.

Методы оптимизации процессов сегодня представлены в огромном количестве. Отличаются они по продолжительности, принципу внедрения, эффективности. Однако для того чтобы каждый используемый метод был действительно полезным для конкретного бизнеса, стоит соблюдать 4 основных правила оптимизации.

Правило №1 – Основа оптимизации

По сути, главная задача оптимизации – это сгруппировать все процессы бизнеса таким образом, чтобы в итоге он работал более продуктивнее, эффективнее, качественнее. Поэтому прежде чем проводить улучшение в отрасли или в бизнесе, в целом, необходимо выделить и разделить бизнес-процессы, составить условную пиктограмму, которая отвечает на вопросы:

  • продолжительность бизнеса;
  • эффективность и результативность (в цифрах прибыли);
  • количество отделов, людей в каждом из отделов, количество руководителей и рабочего персонала;
  • успехи на рынке за время существования;
  • риски рынка;
  • особенности ведения бизнеса, его специфика;
  • ход протекания процессов.

Такая четкая структура позволяет увидеть «со стороны» все важные моменты и особенности конкретного бизнеса, в чем его «промахи», и какие действия дали результат. Проще говоря, основа оптимизации должна состоять из детального обзора конкретного предпринимательства, его целей и поставленных, но нереализованных задач.

Правило №2 – «Чистить рыбу с хвоста»

Данное правило дает возможность оценивать оптимальность от «частного к общему». То есть, стоит обратить внимание на отдельные недостатки продуктивности, ее нереализуемые моменты. К примеру, есть задача продавать 10 машин в салоне Люкс класса. На сегодняшний момент реализация – 5 машин. Специалист, при разборе данной ситуации учитывает такие моменты, как:

  • продолжительность бизнеса;
  • количество персонала;
  • специфика рынка;
  • конкуренция;
  • ценовая политика салона;
  • наличие привлекательных моментов для покупателя;
  • качество реализуемого товара.

На основе полученных данных можно составить график, который покажет количество продаж, и что для этого делалось ранее. Специалист оценивает перспективы, дает рекомендации, которые помогут улучшить продажи при соблюдении конкретных правил.

То есть, изначально ставиться цель, оценивается модель оптимизации и проводится ее внедрение. Такая суть определяется термином «оптимизация».

Если же целесообразно применение «от общего к частному», то тогда процесс будет называться «реинжиниринг» или комплексное, системное изменение всего бизнеса, начина с основания.

Правило №3 – Гибкость оптимизации

Если бизнес работает слаженно несколько лет, есть определенная стабильность, которая не улучшается в динамике, но и не ухудшается, то целесообразно перед проведением оптимизации провести дополнительное исследование взаимодействия всех внутренних процессов слаженной системы.

В некоторых случаях оптимизация – это полное перенаправление бизнеса, что может негативно сказаться на отдельных, ранее прибыльных структурах.

Поэтому гибкость в оптимизации должна «сглаживать» возможные негативные моменты, которые могут проявиться как сразу, так и через некоторое время после реструктуризации.

Правило №4 – Человеческий фактор

При проведении оптимизации стоит быть готовым к тому, что не все сотрудники смогут оценить любые новшества. Поэтому нередко наблюдается сокращение рабочих мест на предприятиях с оптимизацией процесса.

В любом случае стоит понимать, что оптимизация не ставит за цель сократить рабочие места, она ставит цель – перераспределить рабочие моменты таким образом, чтобы весь бизнес только выиграл.

По сути, исчезает такое понятие, как «ненужный» человек в офисе, каждый работник занимается своим делом, четко выполняет задачи, следует графику.

Алгоритм введения оптимизации может понравиться не каждому сотруднику. Особенно тем, кто выполняет работу не продуктивную, не направленную на основную цель – получение прибыли.

Можно привести пример распределения рабочих обязанностей в стандартном офисе, где один отдел из 5 человек выполняет задачу привлечения клиентов, улучшения маркетинговой продукции, а другой отдел из 10 человек занимается доставкой продукции до клиента.

По сути, прибыль бизнеса зависит от привлечения клиентов, а систему доставки можно оптимизировать.

Методы, которые помогут оптимизировать бизнес

Пошаговая оптимизация бизнес-процессов, их концепция и варианты организации зависят от целей, специфики бизнеса и предполагаемого результата. Первые методы оптимизация бизнес-процессов компании, которые предусматривали полный анализ рынка и варианты расширения проекта, описаны в литературе М. Хаммера и Дж. Чампи.

До сих пор монография «Business process reengineering» считается лучшим материалом обучения для реструктуризации бизнеса. Однако с развитием рынка и бизнеса, в целом, появляются новые, более современные методы анализа и оптимизации бизнес-процессов.

Метод оптимизации инжиниринг

Инжиниринг – комплекс внедрения новых технологий информационного характера, которые помогают смоделировать существующую организационную структуру бизнеса.

При оказании платных услуг инжиниринга бизнесмен получает консультации разного характера, которые помогут в дальнейшем обеспечить процесс производства, улучшить эксплуатацию сооружений, обслуживание хозяйственных объектов, продажи продукции. Существует консультативный, технологический и финансовый инжиниринг.

Специалисты, которые предоставляют услуги инжиниринга, обязаны иметь высшее инженерное, управленческое образование. Консультации данного характера подразумевают знания в области инженерии, а потому без специального образования получить конструктивную и полезную помощь невозможно.

Метод реинжиниринга

Реинжиниринг – это полный отказ от существующих бизнес-процессов и методов. Такой внутренний метод позволяет привлечь инвестиции, внедрить новые технологии, усовершенствовать технические средства, увеличить рост технологического прогресса.

Используют методы сокращения ресурсов, кадров, разрывов «слепых мест», объединения работ нескольких отделов в один.

Риск – возможная остановка производственного процесса, поскольку некоторые моменты требуют полного переформатирования существующего процесса.

Реинжиниринг является лучшим вариантом в том случае, если существующий бизнес не приносит реальной прибыли, стоит вопрос либо о банкротстве, либо об усовершенствовании существующего бизнеса. По сути, стоит быть готовому к тому, что производство на некоторое время нужно будет приостановить.

Метод непрерывного совершенствования (CPI)

Системы оптимизации бизнеса необходимо постоянно совершенствовать, подстраивать под новые потребности развивающего бизнеса. CPI-метод позволяет произвести планирование процесса таким образом, чтобы усовершенствовать все его этапы.

Методология управления процессами – это основа планирования для динамического рынка, который сложно предугадать.

Отличается такой метод тем, что весь процесс оптимизации является длительным, а производственный процесс не прекращается, а просто постепенно усовершенствуется.

Метод Total Quality Management

Создание нового продукта, который отвечает запросам современного рынка. В данном случае план может разрабатываться как параллельно существующему проекту, так и с заместительным подходом старой продукции. Мероприятия и действия программы направлены на поэтапное усовершенствование рабочих процессов, производству продукции изначально в ограниченный период времени.

Оптимизация бизнеса или отдельных его процессов – это обязательный момент в развитии. Однако выбирая конкретный метод, стоит обращать внимание не только на продолжительность его реализации, но и на итоговый результат. В некоторых случаях неправильная и непрофессиональная оптимизация ведет к снижению прибыли, продуктивности всего бизнеса.

Источник: http://arprime.ru/optimizacia/optimizatsiya-biznes-protsessov-kompanii-metody-sistemy-i-analiz

Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов в организации

С целью повышения эффективности работы компании проводят оптимизацию бизнес-процессов. В этой статье мы рассмотрим все аспекты и последовательность действий.

Как понять, нужна ли компании оптимизация бизнес-процессов

В каждой организации есть ряд отличающихся друг от друга процессов, которые выполняют работники. К ним можно отнести закупки, делопроизводство, продажи, управление и многое другое. Если уже ведутся работы по автоматизации процессов – значит эффективность и доходы предприятия будут расти.

В некоторых крупных компаниях есть специалист, который целенаправленно занимается реорганизацией деятельности. Другие фирмы предпочитают привлекать сторонних профи для оптимизации бизнес-процессов. Потому что как бы идеально все не было выстроено, со временем реорганизация в любом случае нужна.

Чтобы понимать, есть ли проблемы в бизнес-процессах, стоит обратить внимание на следующие пункты:

  • Дублирование функций и обязанностей создает хаос, необоснованную конкуренцию и лишние финансовые затраты.
  • Управленческое звено не имеет знаний в области экономики и маркетинга.
  • ТОП менеджер не обладает оперативной информацией о состоянии дел в компании. Часто встречается ситуация, когда ТОПы не могут ответить на вопрос кто за что отвечает, какие результаты работы в целом и по каждому подразделению.
  • Сотрудники не заинтересованы в развитии предприятия и не развиваются профессионально сами.
  • Внедрение систем автоматизации “чтобы было” без учета существующих бизнес-процессов.
  • Низкая исполнительская дисциплина, собственник погряз в операционке, конфликты среди персонала.
  • Есть цель масштабирования бизнеса, внедрения изменений и готовность к изменениям.
  • Одновременное ведение нескольких бизнес-проектов,
  • Требуется техническое задание для внедрения информационных систем, CRM.
  • Ситуация «деньги есть и денег нет», отсутствие грамотного финансового и управленческого учета, обороты хорошие, а прибыли нет, кассовые разрывы.
  • Большая текучка кадров.
  • Нет ощущения контроля у собственника над бизнесом и его показателями.

Запомните, что любая организация нуждается в оптимизации бизнес-процессов, так как рынок – явление нестабильное и постоянно динамически изменяющееся. Для плодотворной работы на изменения рынка необходимо реагировать быстро и эффективно.

С чего начать оптимизацию бизнес-процессов предприятия

Если проблема выявлена и принято решение о начале оптимизации, следует выбрать первоочередные процессы. Если вы не уверены в своих выводах, всегда можно провести разбор бизнеса в Делегатор 24. Вот список критериев для отбора процессов, который проверен на практике и активно используется специалистами:

  1. Важность. Чем больший процент занимает процесс в структуре остальных при достижении ключевой цели, тем он важнее. Однако стоит заметить, что если самый важный процесс и так эффективен, его лучше не трогать и переместить свое внимание на другие звенья.
  2. Проблемность. Этот критерий формируется на основе того, что процесс на данный момент не такой, каким мы хотели бы его видеть.
  3. Возможность изменить. Здесь рассматривают затраты не только финансовые, но и трудовые ресурсы, личное время.

Выявив на основе этих критериев самые важные процессы, можно будет приступать к их реорганизации.

Что будет после оптимизации бизнес-процессов

Проводить реорганизацию крайне важно, так как в конечном итоге правильная организация труда и всех процессов внутри компании влияет на увеличение дохода. Итак, что же улучшится и изменится после оптимизации:

  • Снижаются операционные затраты
  • Уменьшается потраченное время
  • Качество обслуживания клиентов растет
  • Управляемость компании повышается
  • Достигаются поставленные цели

Оптимизация бизнес-процессов в Delegator24

В сервисе Делегатор 24 оптимизацию бизнес процессов проводит эксперт Рустем Мухамадиев. Он проводит бесплатную часовую сессию, выявляет необходимость проведения оптимизации бизнес- процессов, дает рекомендации. Вы можете посмотреть полное интервью с Рустемом.

Всего несколько сессий с экспертом позволят Вам:

  • Сформировать полный пакет регламентов для сотрудников
  • Описать бизнес-процессы
  • Должностные инструкции
  • Маршруты документов (описание документооборота)
  • Цели и показатели (стратегические карты) по должностям для формирования мотивационных схем
  • Провести анализ системы управления, разработать решения для улучшений
  • Определить качество распределения зон ответственности, нагрузки
  • Выявить процессы, которые целесообразно передать на аутсорсинг

После реорганизации наблюдаются не только вышеперечисленные изменения, но и снижается себестоимость товаров и услуг, компания в целом становится более привлекательна для покупателей. А решения будут приниматься намного более оперативно, что повышает конкурентоспособность.

Для более полной консультации оставьте заявку на бесплатную консультацию на сайте или свяжитесь с нашими менеджерами.  

Подать заявку

Спасибо за заявку!

На указанный Вами e-mail мы отправили приветственное письмо. Если его нет во входящих, проверьте папку СПАМ.

Вы можете сразу поставить первую задачу на почту test@delegator24.planfix.ru

Источник: https://delegator24.ru/blog/optimizatsiya-biznes-protsessov/

В чем секрет успешного внедрения автоматизации бизнес-процессов?

74% компаний снизили затраты и увеличили производительность труда за счет автоматизации процессов, согласно исследованию Gartner (Critical Roles for Successful BPM Projects and Programs, Gartner, 2012).

Читайте также:  Hr-директор. должностные обязанности и функции

Как же войти в эти 74% и какие ошибки сделали остальные 26%, которые не достигли эффекта?

Обратите внимание

По опыту внедрения автоматизации процессов подход зависит от масштаба проекта: сколько сотрудников и какой квалификации проект автоматизации охватывает.

Если участвуют несколько квалифицированных людей, тогда лучше работает следующий подход:

  • определить владельца процесса – кто будет внутренним заказчиком и контролером;
  • описать цели процесса – для чего он нужен, что сейчас не устраивает, какие ожидания от данного процесса;
  • набросать схему процесса на бумаге или в файле;
  • обсудить и согласовать данный процесс на встрече со всеми участниками;
  • настроить процесс и запустить (в Comindware Tracker это занимает 2-4 часа);
  • вносить изменения по ходу.

На этапе «набросать процесс» важно определить состояние того, что требуется отслеживать.

За изменением статуса какого объекта необходимо наблюдать? Например, если мы говорим о процессе продажи, то статусы каких объектов будем отслеживать – коммерческого предложения, сделки или договора? Чтобы разобраться в объектах, стоит определить какие данные необходимо собирать и какие отчеты нужно формировать.

Например, если сделка одна, а договоров по одной сделке может быть несколько (товары, услуги, поддержка), и отчеты нужны и по состоянию (суммам, типам) договоров, и по самим сделкам (суммы, даты закрытия, вероятности), то стоит отслеживать 2 объекта – и сделки, и договоры по ним.

Например, в одном проекте нужно было отслеживать проведенные демонстрации продукта. Для расчета премий менеджерам необходимо было делить демонстрации по одной сделке на 1, 2, 3… – демонстраций могло быть несколько по одной сделке. Поэтому сделали 2 объекта – сделка и демонстрация по сделке.

Этот шаг бывает не самым простым, поскольку бумажные и электронные документы не обязательно точно в таком же виде должны быть реализованы в автоматизированной системе. Для получения нужных отчетов, гибкой настройки прав доступа чаще всего необходимо текущую структуру и форматы данных изменить.

В каком виде лучше описать процесс? Если Вы не знакомы с нотациями, то мои рекомендации ниже – полученную в результате схему специалист при необходимости преобразует в любую популярную нотацию.

Кружочками укажите состояние объекта, в котором он находится какое-то время и которое требует каких либо действий со стороны сотрудника или внешних информационных систем в случае, если планируется интеграция. Стрелочками между кружочками укажите возможные маршруты движения объекта. Стрелочки подпишите как действия, например, «Согласовать договор», «Отправить на доработку».

Важно

Состояние лучше описать как статичное действие, например, Согласование договора. Рядом с кружочками подпишите, кто будет исполнителем на этом этапе (состоянии).

Крайне желательно, чтобы состояния были уникальными, чтобы однозначно можно было понять на каком этапе находится объект.

Если один объект будет проходить через одно и то же состояние несколько раз, то будет сложно понять историю его движения.

Если Вы это сделали – это уже большой шаг, т.к. Вы проанализировали реальный путь прохождения объекта отслеживания и, скорее всего, уже оптимизировали его  путь. На самом деле, эта работа интеграционная, и идеального процесса не бывает – его необходимо совершенствовать постоянно.

Другой масштаб проекта – в процессе участвуют сотрудники разного уровня квалификации и разной степени вовлеченности, их много – десятки, сотни, тысячи. В этом случае больше внимания нужно уделять каждому этапу, каждой детали.

Если в первом случае необходимые изменения можно обсудить с остальными участниками и легко изменить бизнес-процесс. Но в масштабном проекте нужно учесть множество деталей, поскольку очевидно, что стоимость изменения существенно выше, т.к. вовлечено большее количество людей, отчетов, данных, интеграций.

Поэтому два важных дополнения к озвученному выше подходу – «набросать процесс» превращается в отдельный проект – необходимо проанализировать текущие процесс(ы) – «AS IS» и оптимизировать его (их) с учетом возможностей автоматизации – «TO BE».

Описание бизнес-процессов для анализа делают в одной из подходящих (что подходит – отдельная тема) нотаций, например, BPMN, IDEF0, Cross Functional Flowchart и др.

Совет

Второе дополнение – перед запуском процесса в эксплуатацию необходимо провести тщательную пилотную эксплуатацию на реальных данных с реальными пользователями – можно ограничить количеством документов, двумя филиалами и т.д. По итогам необходимо составить инструкции, а лучше – максимальное количество подсказок в самой BPM системе, чтобы сотрудник видел там всю необходимую для работы информацию.

Важные рекомендации, которые везде пишут, но мало кто ими пользуются – управляйте изменениями, не бросайте проект внедрения на самотёк, даже если он кажется простым и быстрым. Иначе высока вероятность, что проект не даст ожидаемого эффекта и усилия будут потрачены зря. Не стоит надеяться на всемогущество приказного подхода, т.к. в итоге работают люди, а не компьютеры.

Кроме того, вовлеченные сотрудники добавят ценность внедрения своей экспертизой, помощью, предложениями, что позволит избежать лишних затрат времени и денег, а наоборот повысит ценность проекта. Вовлечь сотрудников можно, если рассматривать их как партнеров, а не как исполнителей.

У сотрудников появится возможность проявить себя, повысить квалификацию, получить новый опыт, в итоге – повысить свою ценность для компании.

Универсальный подход к управлению изменениями, который работает в любых условиях:

  • В составе проектного комитета должны быть сотрудники с ролями – заказчик, менеджер проекта внедрения, исполнитель. Спонсора  можно привлекать в случае изменения бюджета проекта. Менеджер проект – это основной драйвер внедрения, он проводник решений, целей, он вовлекает других участников, организует решение возникающих проблем, лучших решений;
  • Создайте пилотную группу (если нельзя привлечь всех пользователей) из участников процесса всех уровней – руководителей, экспертов, исполнителей;
  • Организуйте несколько встреч – первую встречу важно провести перед началом проекта – расскажите пилотной группе цели, ожидаемые изменения, задачи, роли; ответьте на возражения; выделите тех, кто является приверженцем проекта – их можно будет активно привлекать; и тех, кто негативно, но конструктивно настроен – от них можно получать полезную критику. Вторую встречу лучше провести перед запуском тестовой эксплуатации. Третью – перед запуском в промышленную эксплуатацию, и четвертую – через месяц, чтобы подвести итоги и сравнить, как было до и как стало после; что еще можно улучшить.

Источник: https://www.comindware.com/ru/blog-secrets-to-effective-business-process-automation/

Modernize your work with business process automation

It’s said that those who live in the past have no future, and the same can be said of organizations that refuse to embrace all that modern technology has to offer.

Whether we like it or not, today’s business world is fast-paced, and it can often feel impossible to keep up with ever-changing trends. Add in the fact that customers expect immediate service and it’s enough to give anyone in business a major headache.

One way to stay current with technology—and the times—is business process automation. Business process automation software gives your organization the ability to automate time-intensive tasks, thereby optimizing operations and bringing a new level of efficiency to your company.

In addition, process automation allows your employees to use their skills for the jobs they were hired to do instead of routine tasks that may take up valuable time.

What BPA Software Can Do For You

A 2013 study released by CompTIA said that the five areas companies hoped BPA software would improve included bottlenecks that show things down (48 percent), duplication of work (46 percent), poor interaction between departments (39 percent), difficulty locating documents (33 percent), and lack of business process visibility (27 percent).

IDG surveyed organizations to find out how they use cloud collaboration solutions and what objectives it helps them meet

Get the free report

Specifically, business process automation can be used to streamline a variety of processes, including:

  • Document management
  • Workflow automation
  • Task alerts via email
  • Email marketing campaigns
  • Thank you letters
  • Payment reminders
  • Document review and approval
  • Management of employee requests

Once you’ve decided which processes to automate, you can customize your workflows by laying out the steps and configuring alerts and approvals that will model the actual processes that are usually carried out manually. Some popular areas of use include marketing, client management, and customer support.

Benefits of Business Process Automation

Aside from streamlining your processes, there are numerous benefits to implementing business process automation, including the following:

  • Reduced costs. You can hire fewer people since there is less work to be completed.
  • More efficient use of manpower. Managers, for example, can spend more time directing their employees and keeping an eye on important tasks instead of drowning in reviews, approvals, and requests.
  • Improved collaboration. BPA software can be used to create a space where team members can share files and receive alerts when documents have been updated or changed, or assigned by one team member to another. This helps keep the whole team on the same page and improves communication as well.
  • Improved customer support. It can be difficult for a company’s customer support team or help desk to keep track of all requests or questions without business process automation. Stop customers from falling through the cracks when you use BPA software for automatic ticket creation. This helps your customer service teams respond more quickly and efficiently, resulting in happier customers.
  • Better overall job performance. The use of business process automation results in fewer manual errors and more focused work among employees.
  • More satisfied employees. According to a 2015 report from the Society for Human Resource Management, 55 percent of employees rated it as “very important” to their job satisfaction that they had opportunities to use their skills and abilities. When you cut out the more menial tasks from employees’ job descriptions, they have time for the parts of the job they are skilled at.

Selecting the Right BPA Software

When choosing the perfect business process automation solution for your organization, it’s important to look at a variety of factors, including a price that fits your budget, a solution that integrates with your current applications, and a provider’s reputation and ability to offer you high-quality service. So what are you waiting for? Step into the future and modernize your work with business process automation.

Work smarter, not harder: download the free eBook, “7 Ways to Work Smarter in the Cloud.” Discover how easy it is to mobilize, improve and do more for your small business: “Mobilize Your Business.”

It’s the Office you know, plus the tools to help you work better together, so you can get more done—anytime, anywhere.

Buy Now

Источник: https://products.office.com/business/articles/modernize-your-work-with-business-process-automation

Оптимизация бизнес процессов: оптимизация FMCG и бизнес процессов компании | SoftServe Business Systems в Киеве и Москве 2018

Конкуренция на рынке FMCG велика, у компании возникает достаточно много неотложных внешних задач, от эффективности решения которых зависит будущее предприятия: взаимодействие с контрагентами, борьба с конкурентами, разработка методов минимизации затрат.

Если при этом компания будет иметь глобальные внутренние проблемы, особенно существующие в скрытом виде, то под угрозу может стать само существование предприятия. Для решения и выявления внутренних проблем используется оптимизация бизнес процессов предприятия.

Оптимизация бизнес-процессов – это комплекс мероприятий, направленный на выявление и ликвидацию узких и проблемных мест. За счет этого повышается эффективность работы предприятия в целом.

Когда нужно проведение оптимизации?

Любой, даже идеально выстроенный процесс через некоторое время начинает нуждаться в оптимизации. Особенно это касается процессов, постоянно подверженных изменению. Необходимо учитывать изменившиеся условия труда, возникновение рабочих мест, появление новых процессов.

Нарушения в одном из процессов может быстро привести к дисбалансу в работе всей компании, что неизбежно влечет снижение эффективности работы и убытки. Оптимизация бизнес процессов компании позволит восстановить эффективную работоспособность предприятия.

Обратите внимание

Некоторые предприятия нанимают специалистов, которые занимаются вопросами оптимизации. Это достаточно капиталоемкая статья. Если постоянная работа в этом направлении не требуется, то услуги оптимизации бизнеса, заказанные у компании SoftServe Business Systems могут стать наиболее оптимальным решением.

Заказать оптимизацию бизнес процессов компании легко. Достаточно оставить короткую заявку, заполнив форму ниже и при первой возможности компетентный сотрудник позвонит и ответит на все интересующие вопросы, предложит наиболее оптимальное решение проблем вашего бизнеса.

Читайте также:  5 правил управления дизайнерами, чтобы они перестали срывать дедлайны

Сервис

Эксперты рынка FMCG из компании SoftServe Business Systems готовы оказать помощь в оптимизации бизнес-процессов. Для этого проводится:

  • Детальное изучение бизнес-процессов, включающее:
    • аудит бизнес-процессов AS IS;
    • описание процессов;
    • оценка уровня взаимодействия систем;
    • выявление узких мест.
  • Консалтинг – специалисты компании SoftServe Business Systems дадут качественные рекомендации по решению проблем.
  • Реинжиниринг включает:
    • ликвидацию узких мест;
    • налаживание четкого взаимодействия процесса и системы.

Оптимизация бизнеса и автоматизация могут проводиться в любой момент. Целесообразнее проводить оптимизацию на этапе предпроектного исследования (первичный этап перед стартом внедрения решений Softserve BS). Причины:

  • выявление дисбаланса при внедрении автоматизации затрудняет процесс, поскольку неоптимальные процессы могут быть обширными, неоднородными. Это вызовет дополнительные расходы, а система автоматизации не сможет работать эффективно;
  • оптимизация FMCG позволяет выделить именно те процессы, которые нуждаются в автоматизации в первую очередь.

Аудит бизнес-процессов

Анализирует ключевые показатели эффективности, выявляет причины возникновения нарушений. Основной показатель эффективности – скорость реакции на запросы, колебания рынка, которая со временем может снижаться из-за:

  • возникновения лишних действий, процедур. Процесс могут тормозить процедуры, утратившие актуальность, но по-прежнему существующие;
  • дублирования подразделениями друг друга;
  • отсутствия возможности анализа информации, необходимой для оценивания имеющихся ресурсов, оптимальности их использования;
  • неоправданного количество персонала;
  • неоптимальных kpi торговых представителей;
  • увеличение дебиторской задолженности;
  • неконтролируемого увеличения запасов на складах;
  • невозможности ранжирования клиентов по степени важности: крупный клиент может быть утерян из-за распыления на мелкие заказы.

Реинжиниринг

Это процесс перепроектирования бизнес-процессов с целью достижения максимального эффекта. Необходимость в этом возникает при серьезных нарушениях в работе предприятия.

Сервис оптимизация бизнес-процессов методом реинжиниринга включает:

  • ревизию и обновление стратегии компании (при необходимости);
  • разработку ключевых шагов для достижения компанией стратегических целей;
  • ликвидацию узких мест, максимальное решение всевозможных проблем;
  • налаживание оптимальных процессов взаимодействия.

Оптимизация полевых команд

Это важнейшее направление деятельности дистрибьюторских компаний, которое часто нуждается не только в автоматизации, но и в оптимизации (аутсорсинге).

Особенно аутсорсинг полевых команд необходим:

  • при выводе нового продукта на рынок;
  • как инструмент, стимулирующий спрос на товар, продажи;
  • для оптимизации количества задействованного персонала.

После этого внедрение автоматизации будет наиболее быстрым и эффективным.

Принципы оптимизации процессов

  1. Оптимизация бизнес-процессов проводится только после их описания.
  2. Выявленные отдельные ошибки и недостатки объединяют в группы и оперативно ликвидируют.

  3. Решения по оптимизации должны быть взвешенными и продуманными, чтобы не привести к дисбалансу в другом процессе.
  4. Сотрудники часто относятся негативно к оптимизации, которая неминуемо влечет усиление эксплуатации.

    Сопротивление может быть явным или скрытым.

Результат проведения оптимизации

  • Упорядочивается деятельность компании, выявляются места, требующие улучшения.
  • Определяется круг процессов, нуждающихся в автоматизации. Так, в первую очередь должны быть автоматизированы процессы, от слаженности, четкости и точности которых зависит финансовый результат.
  • Происходит рост качества управления процессами функционирования предприятия, за счет того, что сотрудники лучше понимают цели и задачи организации.
  • Повышается качество продукта, поскольку выявляются и, по мере возможности, устраняются причины появления брака. Сокращается количество убытков.
  • Выявляются узкие места, устраняются причины, из-за которых возникают таких места. Эти мероприятия позволяют минимальными усилиями улучшить общий результат.
  • Повышается скорость бизнес-процессов, снижаются издержки за счет устранения ненужных операций.
  • Снижаются общие издержки, за счет повышения эффективности планирования и оптимизации связей между процессами.

Оптимизация бизнес-процессов – это важный инструмент, обеспечивающий эффективное функционирование компании, без которого не может обойтись ни одно крупное предприятие.

Оптимизация должна проводиться на регулярной основе, поскольку постоянные колебания рынка не могут не влиять на эффективность работы компании.

Но оптимизировать абсолютно все бизнес-процессы невозможно, стоит стремиться максимально скорректировать наиболее важные процессы.

Источник: https://www.softservebs.com/solutions/optimizatsiya-biznes-protsessov/

Автоматизация как способ повышения эффективности бизнеса



Не успело человечество переступить порог второго тысячелетия, как началась новая «цифровая» эра.

Все изменилось: на смену проводному домашнему телефону пришли сотовые, компьютерная техника обустроилась в квартирах каждой третьей семьи, игровые приставки были вытеснены новыми мощными компьютерами.

И это только малая часть тех изменений, которые коснулись жизни обычных граждан, однако, они запомнились всем россиянам, ведь наша страна в техническом и экономическом планах явно отставала. Но после начала новой эпохи изменения во всех сферах жизни были неизбежны.

Приведем небольшое сравнение. Наши родные помнят советские магазины.

Пирожные можно купить здесь, кефир в магазине через дорогу, мясо на другой улице, в итоге, лишняя суета и марш-бросок обеспечен, плюс велика вероятность того, что простоишь в очереди, а пирожных на вашу долю и не останется.

Что же наблюдается в современности? Есть большой торговый центр, тут тебе и продукты, и кафе на первом этаже, и одежда, то есть, совершенно другая система.

Так как техника стремительно внедрялась в жизнь, еще тогда многие предприниматели стали задумываться об автоматизации процессов в собственном бизнесе. Правда они же и сомневались нужно это или нет, потому что автоматизация, к примеру, не направлена на увеличение потоков клиентов, определения перспективы будущего развития или своевременной подачи отчетности.

Для любого специалиста было очевидно и понятно, для чего необходимо автоматизировать бизнес-процессы, но проблемой российских бизнесменов всегда являлась авторитарность управления, когда управляющий компанией был и топ-менеджером, и бухгалтером, и кадровиком, хотя в настоящее время ситуация изменилась в лучшую сторону, благодаря переключению на западный опыт.

Важно

Но что же такое автоматизация? Сегодня, она представляет собой разновидность подходов к управлению деятельностью за счет применения IT (информационных технологий).

Такой подход дает возможность управлять операциями, анализировать данные и информацию, распоряжаться ресурсами на основе использования PC (персонального компьютера) и ПО (программного обеспечения, софта), отойдя от темы, слово «софт» (от английского Software) первым в 1958 году использовал принстонский математик Джон Тьюки в одной из своих статей [1, с.163].

Главным отличием автоматизации от других подходов управления является полное или частичное исключение человека из какого-либо процесса деятельности компании.

Проще говоря, человек смог переложить все свои рутинные обязательства на плечи компьютера, в результате чего все элементы деятельности компании стали сосредотачиваться в единой системе.

Система же представляет собой комплекс информации, которая включает в себя данные о ресурсах и поставщиках, сотрудниках и клиентах, а так же отчеты о ситуации в компании.

В чем преимущество такой системы? Дело в том, что руководитель фирмы в любой момент, вне зависимости от своего местонахождения, может получить полную информацию о состоянии дел своего бизнеса.

Плюс ко всему, система помогает отслеживать все финансовые операции, включая доходы и убытки, а это в свою очередь позволяет сравнивать фактические бухгалтерские показатели с теми, которые были изначально запланированы.

Эта же система является помощником, который не позволит сотрудникам заниматься делами, неположенными по должностной инструкции, и видеть то, что не следует.

Совет

Если говорить о цели автоматизации, то ею является повышение качества выполнения процесса. Автоматизированный процесс имеет более четкие и неизменные характеристики, чем процесс, осуществленный вручную.

Потому во многих случаях автоматизация повышает уровень производительности, сокращает период осуществления процесса, уменьшает его стоимость, а так же увеличивает стабильность и точность выполняющихся операций.

Получается, что система управления — инструмент управления компанией. Ни для кого не секрет, что управление возможно только на основе отчетности, так как именно отчет позволяет увидеть картинку происходящего, следовательно провести анализ и принять соответствующие решения.

Но по поводу составления отчетности нет однозначного мнения, просто компьютер составляет ее на основе первичных данных, при составлении отчета человеком нужно учитывать человеческий фактор, и кому в этом случае доверять — дело сугубо личное.

Потому качество отчетности зависит от внедренного инструмента, и зачастую на его внедрение уходят годы, потому что автоматизация бизнес-процессов, обучении персонала и сопутствующие всем этим процессам действия — труд титанический.

Однако, если компания стабильна, персонал дисциплинирован и все процессы последовательны (не носят характер хаоса), автоматизация занимает меньшие периоды внедрения, в противном случае, внедрение АСУ (Автоматизированной системы управления) приведет в тупик.

На современном этапе автоматизация охватила многие сферы деятельности, начиная производством продукции и заканчивая розничной торговлей. И вне зависимости от размеров компании и сроках ее существования, практически в каждой из них существуют процессы, которые автоматизированы. Для всех процессов существуют единые принципы автоматизации:

1) Принцип согласованности, означающий, что все действия составляющие процесс должны быть согласованы с входами и выходами рассматриваемого процесса, в противном случае, этот процесс может быть нарушен;

2) Принцип интеграции, когда рассматриваемый процесс должен иметь возможность интегрироваться во всю среду предприятия;

Обратите внимание

3) Принцип независимости исполнения, когда участие человека в автоматизированном процессе не рассматривается, или допускает его минимальное участие.

Стоит представить среднестатистический офис. Все бегают от стола к столу, с важным видом задают интересующие их вопросы, записывая ответы в блокнот.

После беготни отправляются за кофеем и бутербродом, опять бегут к телефонам, чтобы дозвониться до важного представителя какой-либо фирмы.

Было установлено, что сотрудники компании, где отсутствует АСУ, тратят на звонки и периоды coffee-break (перерыв на кофе) более 50 % рабочего времени, итого, процесс продуктивной работы ничтожно мал [2, с.135].

Потому, если у руководителя есть инструмент, позволяющий анализировать деятельность компании без чьих-либо утверждений, бизнес будет прозрачным, и совещания тогда будут назначены не для выяснения сложившихся ситуаций, а для поиска результативных предложений по каким-либо реформам и дальнейшему планированию. Получается, что прозрачность бизнеса зависит от уровня его автоматизации.

Существует 5 главных причин необходимости в автоматизации:

1) Уменьшение времени для рутинных процессов, что позволит сделать автоматизация. Взять, к примеру, известный Microsoft Excel, когда на заполнение разных таблиц, баз данных или отчетов уходит, чуть ли не половина рабочего времени. Когда же работать? Необходимо автоматизировать рутину, чтобы время у сотрудников оставалось для более важных задач;

2) Ведение клиентской базы. В этом случае система сработает по принципу «будильник», не позволив забыть про какого-либо клиента или рассмотреть его заявку;

3) Сокращение ошибок в работе. Здесь имеется ввиду человеческий фактор, которые имеет место быть в каждой компании, но который можно свести к минимуму;

Важно

4) Сохранение бизнес-логики фирмы. Автоматизированные системы бывают гибкими (с возможностью управления конфигурацией), или жесткими (когда возможность внесения изменений отсутствует), соответственно, по заказу создание системы выполняется согласно требованиям заказчика и максимально подстраивается под сферу деятельности фирмы.

5) Оперативность использования информации. Как говорилось ранее, у руководителя есть возможность получить своевременную, актуальную информацию, касающуюся всех процессов своей компании в очень короткие промежутки времени.

Для внедрения системы управления руководителю компании нужно определиться с областью, где она необходима: возможно, это будет складской отдел, быть может, программа работы с дисконтными картами, или же отдел продаж с клиентской базой. Чаще в случае внедрения АСУ в отдел продаж, чаще используют CRM-системы (Управление отношениями с клиентами).

CRM-система — ПО, назначение которого заключается в автоматизации способов взаимодействия с клиентам, улучшения качества их обслуживания, а так же наладке маркетинговых мероприятий, путем хранения информации о клиентах и истории взаимодействия с ними.

Сегодня любой вариант контроля и учета, способный улучшить взаимодействие с клиентами, можно назвать CRM-системой, даже если история сообщений, звонков и контактов ведется в бумаге или в Excel. Главное условие в том, чтобы имеющаяся схема могла контролировать все варианты взаимодействий.

Не секрет, что многие разработчики ПО частенько пытаются навязать свое видение CRM-систем, соответственно, перечень необходимых качеств АСУ у разработчиков совпадает с тем вариантом, который они реализовали в своем программном продукте [3, с.201].

Не менее популярны ERP-системы (Планирование ресурсов предприятия), представляющие собой комплекс всех отделов и процессов компании будь то производительные мощности, управление кадровым или финансовым профилями. Такой комплекс направлен на оптимизацию распределения потоков различных ресурсов.

Некоторые называют ERP-систему электронной корпоративной энциклопедией, способной максимально сэкономить время на поиске интересующей информации.

Совет

Такой подход очень удобен, ведь когда вся информация находится в одном месте, остается только научиться пользоваться такой энциклопедией. Для чего нужны такие энциклопедии? Для быстрого поиска необходимой информации.

Да, организовать ту же отчетность можно и на бумаге, только что будет с этой бумагой, когда ее накопится бесконечное множество?

Выход, безусловно, есть, можно нанять человека на должность архивариуса, правда это будет означать увеличение затрат на заработную плату персоналу, чего любой руководитель точно захочет избежать.

Так или иначе, автоматизация считается трудоемкой и сложной задачей, и потому для ее решения необходимо придерживаться определенной стратегии, так как именно следование стратегии позволит нормализовать процессы, а значит получить от автоматизации ряд результативных преимуществ. Кратко стратегию формулируют следующим образов.

Для начала необходимо понимание процесса, то есть его полный анализ, включающий определение входов и выходов рассматриваемого процесса, последовательность выполняемых действий, состав ресурсов и так далее.

Далее необходимо процесс упростить, то есть лишние операции, не приносящие пользу, а только усложняющие цепочку, должны быть удалены.

Чаще в этом случае предлагают иную технологию выполнения рассматриваемого процесса.

Итогом стратегии является автоматизация, которая имеет место быть только, если процесс был упрощен, иными словами, чем легче порядок действий процесса, тем проще провести его автоматизацию.

В конечном итоге, система управления предприятием будет являться не только инструментом для управления компанией, но и средством для принятия решений. Такая система станет хранилищем корпоративных документов и истории бизнес-процессов, а значит, позволит сделать бизнес прозрачным, и следовательно, наиболее эффективным.

Литература:

  1. Коверкова А. П. Что такое автоматизация управления. — М.: Дело, 2008.
  2. Головнина Л. А., Жигунова О. А. Экономический анализ. — М.: КноРус, 2010.
  3. Литвиненко К. О. Автоматизированные системы управления. — М.: Стандарты и качество, 2007.

Основные термины (генерируются автоматически): рассматриваемый процесс, автоматизация, процесс, система, система управления, отдел продаж, рабочее время, противный случай, клиентская база, автоматизированный процесс.

Источник: https://moluch.ru/archive/111/27318/

Способы оптимизации бизнес-процессов для автоматизации управления компанией

УДК 004.942

Л. В. Кузнецова, А. В. Николаев, О. И. Максимова, А. Е. Глухов

СПОСОБЫ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ

Рассмотрена проблема создания информационной системы управления компанией на основе оптимизации бизнес-процессов, представлено комплексное решение для успешного внедрения информационной системы.

Автоматизация управления компанией подразумевает перевод в плоскость компьютерных технологий всех основных деловых процессов организации. Система управления деловыми процессами позволяет интегрировать различные прикладные подсистемы, формируя единую информационную систему.

Тем самым решаются проблемы координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией, а также контроля исполнительской дисциплины, что непосредственно сказывается на качестве управления компанией, при этом руководство получает своевременный доступ к достоверным данным о ходе производственного процесса и имеет средства для оперативного принятия и воплощения в жизнь своих решений.

Обратите внимание

Однако внедрение автоматизированных систем управления связано с изменением подходов к процессу управления.

Старые подходы к управлению, опирающиеся на контроль отдельных фактов процесса и не содержащие механизмы контроля его выполнения в целом, меняются на новые способы процессного управления, при котором деятельность компании воспринимается как совокупность взаимосвязанных процессов.

Подобная формализация процессов позволяет провести разграничение должностных обязанностей всех участников процесса, предоставляет возможность непрерывного выявления слабых мест в структуре организационных процессов и, соответственно, обеспечивает механизмы их непрерывного улучшения.

Поэтому тема автоматизации управления становится в последнее время все более и более актуальной. Руководство компаний, занимающих лидирующие позиции на рынке в своих отраслях, приходит к осознанию необходимости внедрения средств автоматизации на основе формализации бизнес-процессов.

К таким компаниям можно и отнести ГрК «Волга-Днепр» – это международная группа компаний, основной целью деятельности которой является развитие глобального предложения услуг по перевозке уникальных и негабаритных грузов самолетами типа Ан-124-100 «Руслан».

ГрК «Волга-Днепр» имеет два направления ведения бизнеса грузовых авиаперевозок: чартерные грузовые перевозки (ЧГП) и регулярные грузовые перевозки (РГП).

Бизнес-процессы чартерных грузовых перевозок компании можно подразделить на несколько укрупненных уровней:

– управленческие процессы;

– операционный маркетинг;

– продажи;

– закупки;

– производство.

Оптимизация бизнес-процессов компании позволяет провести обследование и системный анализ существующих бизнес-процессов и выявить их недостатки, узкие места и наметить пути их ликвидации. Оптимизацию бизнес-процессов можно провести на основе решения задач транспортных сетей с использованием теоремы Форда-Фалкерсона.

Транспортной сетью называется нагруженный орграф, имеющий следующие особенности:

– орграф не имеет петель;

– существует одна и только одна вершина с нулевой полустепенью захода, называемая источником сети;

– существует одна и только одна вершина с нулевой полустепенью исхода, называемая стоком сети;

– каждой дуге орграфа отнесено целое число, называемое пропускной способностью дуги.

Для успешной оптимизации бизнес-процессов необходимо рассмотреть и выбрать методологию описания бизнес-процессов и информационную систему, которые подходили бы для конкретной компании.

Подобный выбор является сложным процессом из-за необходимости учета множества критериев:

– стоимость приобретаемого продукта;

– большое разнообразие предлагаемых на мировом рынке информационных систем;

– различие классов систем;

– длительность подготовки специалистов по внедряемому продукту (от полугода до года), предпродажного цикла (от нескольких месяцев до нескольких лет) и цикла внедрения (цикл внедрения информационной системы даже на одной производственной площадке может длиться до нескольких лет).

Кроме того, необходимо учитывать специфику ведения бизнеса компании. Эта специфика должна быть отражена в формализованном виде, для чего требуются определенные методологии описания бизнес-процессов. Различные методологии содержат свой язык описания и имеют свое название. Наиболее популярными методологиями описания бизнес-процессов являются АШ8, ГОЕБО и иМЬ.

Важно

В данной работе для описания бизнес-процессов ГрК «Волга-Днепр» была выбрана методология АКК, т.к.

она позволяет описывать организационную структуру, структуру функций, структуру данных и структуру процессов компании и на сегодня является наиболее полной и удобной для описания бизнес-процессов компании.

Методика описания бизнес-процессов и создание информационной системы компании производились на уровне процессов продаж.

Для успешного проведения оптимизации необходимо осуществить сбор информации о бизнес-процессах компании.

На этапе обследования компании были определены границы обследования, выявлены «хозяева» бизнес-процессов, проведены собеседования с участниками бизнес-процессов, а также анкетирование, и на основании полученной информации построена модель бизнес-процессов «как есть». Но модель «как есть» – это отражение существующего положения вещей, а для достижения успешной оптимизации

необходимо произвести построение новых моделей бизнес-процессов на базе имеющихся в компании, т.е. построить модель «как должно быть».

В процессе обследования ГрК «Волга-Днепр» была формализована функциональная деятельность каждого из его подразделений и функциональное взаимодействие между ними, информационные потоки внутри подразделений, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия.

В итоге, на базе построенной модели бизнес-процессов «как есть» был проведен системный анализ на основе задач о транспортных сетях, который позволил четко распределить права, обязанности и полномочия между сотрудникам компании.

Совет

Для примера представим модель бизнес-процесса «Сопровождение продаж» в форме графа (рис. 1). В нашем случае транспортным потоком является рабочий поток бизнес-процесса, а вершины графа у0, у1, уЗ, у4, у5, уб соответствуют исполнителям, ответственным за выполнение функции.

уЗ

Рис. 1 Бизнес-процесс «Сопровождение продаж» в форме графа

Для решения задачи о максимальном потоке необходимо задать вес дуг, который будем определять, основываясь на коэффициенте загруженности работника. Данный коэффициент выбирался на основании статистических данных.

Успешная оптимизация бизнес-процессов подразумевает определение критерия эффективности бизнес-процессов. Одним из важнейших критериев деятельности подразделений в организации является качество работы отдельных исполнителей, т.е. выполнение заданной работы в заданные сроки.

В качестве критерия эффективности был выбран критерий загруженности работника. За счет оптимальной загрузки работника можно сократить количество работников, принимающих участие в процессе, а следовательно, сократить затраты на выполнение процесса.

Приведем возможный алгоритм расчета оптимальной нагрузки в рабочем потоке.

Зададим вес дуг: дуга(у0, у1) = 3; дуга (у0, у2) = 4; дуга (у1, у4) = 4; дуга (у1, уЗ) = 2; дуга (уЗ, у4) = 1;

дуга (у4, у6) = 2; дуга (у2, у5) = 2; дуга (у5, у6) = 6.

Итерация 1. На данной итерации происходит распределение нагрузки в дугах (у0, у1), (у1, у4) и (у4, у6) (рис. 2).

у3

Рис. 2 Оптимальное распределение нагрузки на работника в модели графа после первой итерации

Переходим к у1:

(у0, у1):

d(yO, у1) = с(у0, у1) – ^у0, у1) = 3 – 0 = 3;

Ь(у1) = шш(Ь(у0), d(yO, у1)) = 3;

М(у1) = .

Переходим к у4:

(у1, у4):

d(y1, у4) = с(у1, у4) – А(у1, у4) = 4 – 0 = 4;

Ь(у4) = шш(Ь(у1), d(y1, у4)) = шш(3, 4) = 3;

М(у4) = .

Переходим к у6:

(у4, у6):

d(y4, у6) = с(у4, у6) – f(y4, у6) = 2 – 0 = 2;

Ь(у6) = шш(Ь(у4), d(y4, у6)) = шш(4, 2) = 2;

М(у6) = .

Вершина у6 получила метку – переходим к определению пути: М(у1) = ,

М(у4) = ,

М(у6) = .

П = у0, у1, у4, у6.

Корректируем потоки:

f(yO, у1) = f(yO, у1) + Ь(у6) = 0 + 2 = 2;

Ду1, у4) = Ду1, у4) + Ь(у6) = 0 + 2 = 2;

^у4, у6) = f(y4, у6) + Ь(у6) = 0 + 2 = 2.

В итоге, после проведения серии итераций по оптимизации получим следующее оптимальное распределение нагрузки (рис. 3).

у3

у6

Обратите внимание

Рис. 3 Модель бизнес-процесса, представленная в форме графов, после последней итерации

Следовательно, что насыщенность дуги (у4, уб) достигнута и вершина у3 не будет загружена. Исходя из этого, для данной схемы можно исключить из процесса дуги (у1,у3),(у3,у4), т.к. они не будут загружены. После выявления слабозагруженных или незагруженных звеньев переходим к оптимизации модели бизнес-процессов.

Таким образом, после проведения оптимизации бизнес-процессов с использованием теоремы Форда-Фалкерсона, разработана оригинальная модель – модель «как должно быть».

После проведения обследования и анализа процессов компании, описанного выше, необходимо построить модель «как должно быть» в системе ЛИК.

Модель бизнес-процесса была разделена на набор объектов, каждому из которых присвоено уникальное имя, выявлена принадлежность к определенному типу объектов, выполнено соединение одной или несколькими связями с другими объектами. Результат моделирования приведен на рис. 4.

Для наглядности представлена только небольшая часть бизнес-процесса «Сопровождение продаж», где а – модель бизнес-процесса, описанная «как есть»; б -оптимизированная модель бизнес-процессов, модель «как должно быть»; в -модель бизнес-процессов, представленная в виде графов.

Также в построенной модели выявлено наименее загруженное звено процесса, которое было исключено. Это позволило более четко распределить права и обязанности сотрудников подразделения, сократить время и стоимость выполнения процессов. Была создана новая концепция модели бизнес-процесса «Сопровождение продаж».

После создания модели бизнес-процессов «как должно быть» необходимо перейти к разработке информационной системы управления компанией на базе РЬМ-решений.

Важно

РЬМ-решение позволяет объединить отдельные участки автоматизации в единое информационное пространство и реализовать сквозной конструкторский, технологический и коммерческий циклы от подготовки проекта до утилизации.

На рынке программных продуктов предлагаются PLM-системы различного уровня, каждая компания индивидуально подходит к выбору системы в соответствии со своими возможностями и масштабом ведения бизнеса. Информационная система должна предоставлять возможность свободной работы всех подразделений компании, независимо от места расположения офиса.

Информационная система для ГрК «Волга-Днепр» создана в PLM-системе Windchill.

Преимущество PLM-системы Windchill состоит в том, что она позволяет создать единую информационную среду, где возможно реализовать и контролировать выполнение производственных заданий по рабочим потокам, получая достоверную и оперативную информацию о состоянии производственного процесса.

Интерфейс пользователя Windchill является стандартным интерфейсом web-client, который делает доступ к получению необходимой для работы информации достаточно легким. Модули системы Windchill внедряются подобно стандартному web-механизму, например java-апплетам.

Это дает возможность использования мощной функциональности системы без применения специализированного программного обеспечения, установленного на client-местах. Все вышеперечисленные преимущества данной информационной системы позволяют организовать работу ГрК «Вол-га-Днепр» посредством Internet, что особенно удобно, т.к. компания обладает разветвленной сетью представительств по всему миру.

На основании данных, полученных на предыдущих этапах работы, реализован запуск рабочего потока в PLM системе Windchill (рис. 5); назначены участники проекта, созданы связи между этапами и объектами проекта, рабочее пространство, в котором участники проекта могут:

– управлять проектной информацией;

– отслеживать график проекта-процесса, результат проекта, состояние и связанные задачи.

В результате выполнения данного проекта, была разработана оригинальная методика оптимизации бизнес-процессов, связанная со стандартной методологией ARIS для создания формализованных моделей бизнес-процессов, пригодных для реализации в PLM-системах (рис. 6). Функциональность предложенного в работе решения продемонстрирована на примере ГрК «Волга-Днепр».

Данная методика позволяет осуществить создание информационной системы и может быть применима для других производств. Полученная информационная система представляет собой гибкую открытую структуру, которую можно перестраивать и дополнять новыми прикладными модулями или внешним программным обеспечением.

Выводы

Совет

Автоматизация управления компанией – это сложный многоступенчатый процесс, в котором от стратегии проведения оптимизации бизнес-процессов и внедрения информационной системы зависит не просто дальнейшее функционирование предприятия, а его успешная и конкурентоспособная работа, достигаемая за счет повышения качества управления бизнес-процессами организации.

В работе представлен вариант проведения автоматизации управления компанией на примере бизнес-процесса «Сопровождение продаж» ГрК «Волга-Днепр».

Бизнес-процесс формализован в системе ARIS, и проанализирован в соответствии с описанной выше методикой оптимизации бизнес-процессов. Даны рекомендации по дальнейшему улучшению работы процесса.

Рис. 5 Запуск процесса работ

о) рЩ¥1¥Ш ІМЯЩ |7|

Пищит УгЗд])аИЦ ІТНТІ Ч ЗЩІС Опр|ИЛШ> ИОЩІНЩ-. ■ЯУЧСТПІНИ? ПЦІІИИ

Йиппіпд

р £

а

»апррс Злісддцику МиД &інЬк4 ЕхісиМ ОіядЬІеі

Напрлщть на рассмотрение

&

/* Ог

&

: ф

П&омбФтт поступити* докудинты Определить »оотттость осу|щст»п«нил п«р«>«ии

Ехесиїей Йийпіпд

Рис. 6 Пример перевода методологии АІЖ в РЬМ-систему Windcllill

№ 3, 2008 Технические науки. Информатика, вычислительная техника

Источник: https://cyberleninka.ru/article/n/sposoby-optimizatsii-biznes-protsessov-dlya-avtomatizatsii-upravleniya-kompaniey

Ссылка на основную публикацию