Нужно ли сдавать документы в архив, если ооо не ведет деятельности?

После прекращения работы компании остается большой объем документов. Логично, что их можно выкинуть или уничтожить любым другим способом. Однако закон запрещает это делать, так как в организации, помимо прочих, могут быть бумаги строгой отчетности. Узнайте, сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО.

Какие документы остаются после ликвидации?

Конкретного перечня документов, которые должны остаться после того, как предприятие завершит свою деятельность, нет. Есть лишь требование закона о том, что отчетные бланки и первичная документация должны храниться в течение соответствующего времени.

Даже если организация уже не действует, впоследствии часть документации может быть запрошена в судебном порядке из места хранения. Например, информация о том, что гражданин работал именно в этом месте. Так как личные дела сотрудников будут храниться в архиве, сведения из них выдаются по запросу.

Какие еще могут быть документы:

  • личная переписка;
  • договоры с контрагентами;
  • кадровые документы сотрудников;
  • учредительные документы;
  • бухгалтерские бумаги и т. д.

Обязанность по подготовке документов и их последующая передача на хранение возлагаются на ликвидационную комиссию.

Сколько хранить?

Нужно ли сдавать документы в архив, если ООО не ведет деятельности?

Например, для первичной бухгалтерской документации срок хранения составляет 4 года. Но даже если она будет утеряна, налоговая все равно произведет расчет налога, но на основании имеющихся данных о плательщике. То есть его сумма может быть намного больше той, которая могла бы быть исчислена, исходя из представленных бумаг.

Что касается кадровой документации, то здесь тоже есть четкое подразделение по срокам хранения в зависимости от конкретного документа. Например, табель учета рабочего времени хранится 50 лет, бумаги о премировании – 5 лет, личные дела – 50 лет, невостребованная трудовая – 75 лет или до востребования.

Срок хранения необходимо считать с момента, когда документ был использован, а не оформлен. Например, приказ об отпуске может быть одной датой, но работник с ним ознакомился позже. Поэтому день начала хранения считается от даты ознакомления.

Где хранить документы?

После того как процесс ликвидации завершен, бумаги подготовлены для дальнейшей передачи, необходимо выяснить 2 обстоятельства:

  1. Был ли у общества договор с государственной архивной организацией. Если был, то документация передается туда.
  2. Установлена ли в отношении документов обязательность их хранения. Если договора с архивом не было, то в архив передаются только личные дела работников.

Конкретный архив или иное лицо выбирается ликвидатором.

В случае, когда договора с архивом нет, это не личные дела работников, бумаги могут быть переданы одному из участников общества.

Документацию, для которой законодатель не установил срок хранения, целесообразно хранить не более 3 лет после проведения процедуры ликвидации. Это общий срок исковой давности для обращения в суд по делам, связанным с работой общества.

Бумаги, срок хранения которых вышел или они носят личный характер, по решению ликвидационной комиссии можно уничтожить.

Прочтите: Ликвидация ООО путем реорганизации через слияние

Как документы сдаются в архив

Для того чтобы передать документы в архив, вне зависимости от того, был ли заключен у общества с ним договор, необходимо их подготовить. Алгоритм действий следующий:

  1. Бумаги остаются только в одном экземпляре – оригинале.
  2. Они подшиваются в дело (не более 250 листов в одном томе). Папки формируются по номенклатуре.
  3. Все дела должны быть разложены в хронологическом порядке и по сроку хранения.
  4. В каждой папке составляется внутренняя опись, бумаги нумеруются.

Далее все документы передаются в архив.

Ответственность за несоблюдение сроков хранения

Если документы, оставшиеся после ликвидации, выбросить или неправильно организовать их хранение, то виновное лицо привлекается к административной ответственности.

Статья 13.25 КоАП РФ устанавливает наказание за нарушение требований закона о хранении документов в виде штрафа:

  • для должностных лиц – от 2500 руб.;
  • для организаций – от 200 до 300 тыс. руб.

Кто может привлечь к ответственности?

Должностные лица, которые осуществляют контроль за исполнением архивного законодательства. В отношении акционерных обществ и страховых компаний – это Центральный Банк РФ. В отношении ООО орган не определен.

Если документ был утерян более года назад, к административной ответственности общество не привлекается.

Что будет, если документы уничтожены пожаром, украдены и т. д.?

Нужно ли сдавать документы в архив, если ООО не ведет деятельности?

Это необходимо для того, чтобы не было штрафов, а все налоги были рассчитаны без недоимки.

Кроме того, документами могут заинтересоваться правоохранительные органы по делам, связанным с мошенничеством, неуплатой налогов и т. д. Отсутствие бумаг существенно усложнит проведение следственных мероприятий.

Прочтите: Порядок закрытия филиала юридического лица

Подведем итоги

Таким образом, законодатель возлагает обязанность по хранению документов, оставшихся после ликвидации общества, только в том случае, если имеется нормативный акт со сроками хранения. Во всех остальных случаях бумаги могут быть уничтожены или переданы лицу, определенному ликвидатором или конкурсным управляющим.

Источник: https://profinansy24.ru/finance/likvidaciya/skolko-xranit-dokumenty-posle-likvidacii-ooo

Упрощенная ликвидация ООО, не ведущего деятельность

Нужно ли сдавать документы в архив, если ООО не ведет деятельности?

Ведение бизнеса всегда сопряжено с различными рисками. Далеко не всегда компании оправдывают ожидания своих владельцев, в результате чего фирму ждет простой. Но неработающая компания не приносит никакой прибыли, зато может вызвать вопросы у ФНС.

Если организация не ведет никакой деятельности, то процедура закрытия проходит значительно проще. Сегодня мы подробно разберем, как проходит упрощенная ликвидация ООО, не ведущего деятельность.

Возможные варианты ликвидации ООО

Существует несколько вариантов ликвидации ООО, не ведущего деятельность:

  • продажа компании;
  • упрощенная ликвидация;
  • принудительная ликвидация.

Первый вариант является самым выгодным для компании, но не всегда находится покупатель. О втором речь пойдет дальше в этой статье. Однако принудительная ликвидация — самый плохой вариант развития событий.

Принудительная ликвидация: почему это плохо

ФНС может заинтересоваться вашей компанией, если вы в течение длительного времени не подавали нулевые отчетности. В таком случае ФНС запускает процедуру принудительной ликвидации. Она имеет следующие последствия:

  • штраф до 50000 рублей;
  • ООО исключается из ЕГРЮЛ не сразу.

При этом нужно учитывать, что ФНС только запускает ликвидацию, но всем процессом занимаются учредители. Если проигнорировать это требование, то можно получить еще несколько штрафов до 50000 рублей каждый.

Именно поэтому забрасывать такие ООО не стоит и заниматься ликвидацией необходимо сразу. И доверить этот процесс лучше профессиональным юристам.

Условия для признания ООО с отсутствием деятельности

Одним из самых сложных этапов ликвидации не ведущего деятельность ООО является процесс признания компании таковой. Чтобы ООО признали, как организацию не ведущую деятельность, она должна соответствовать следующим условиям:

  • отсутствие задолженности перед кредиторами;
  • отсутствие задолженности по заработной плате;
  • своевременная подача “нулевых” отчетностей в ФНС;
  • отсутствие какой-либо деятельности;
  • отсутствие ошибок в бухгалтерии компании.

На первый взгляд процесс кажется простым, но на практике у многих компаний возникают с этим различные трудности. Если вы хотите как можно быстрее избавиться от балласта в виде ненужной компании, то ликвидацию лучше доверить профессиональным юристам. Юристы ЦПУ “Империя” имеют большой опыт в решении подобных вопросов.

Упрощенная ликвидация ООО, не ведущего деятельность: поэтапная инструкция

Если вы решили самостоятельно проводить ликвидацию ООО, то данная инструкция предназначена для вас.

После того, как ваше ООО было признано не ведущим деятельность, можно запускать процедуру ликвидации, состоящую из нескольких этапов, рассмотренных ниже.

Собрание учредителей

На этом собрании должно быть принято и задокументировано решение о ликвидации ООО. Решение должно быть подписано всеми учредителями.

Уведомление ФНС

После проведения собрания в ФНС необходимо передать протокол собрания и заполненную форму Р15001.

Несколько формальных этапов

Если ООО признано не ведущем деятельность, то далее следует несколько формальных этапов:

  • создание ликвидационной комиссии;
  • наведение порядка в бухгалтерии;
  • составление промежуточного баланса.

Составление итогового баланса

Так как ваша компания не вела никакой хозяйственной деятельности, то выездная проверка проводиться не будет, поэтому можно сразу перейти к составлению итогового баланса предприятия. Он необходим для дальнейшего разделения имущества компании между учредителями.

Подача заявления в ФНС

После составления итогового баланса в ФНС необходимо подать заявление о прекращении регистрации ООО.

Формально, после этого упрощенную ликвидацию не ведущего деятельность ООО можно считать завершенной.

Что еще нужно сделать после завершения ликвидации

Однако, даже после того как вашу организацию исключили из ЕГРЮЛ, нельзя считать процесс ликвидации законченным до конца. Необходимо сделать следующее:

  • сдать всю документацию в архив;
  • уничтожить все печати.

Только после этого можно быть уверенным, что ваша компания нигде “не всплывет”.

Стоимость

Также стоит упомянуть о стоимости всех процедур. Если вы решили проводить ликвидацию самостоятельно, то в статье “расходы” будет всего два пункта:

  • оплата госпошлины;
  • услуги нотариуса.

В таком случае затраты не превысят 2000 рублей. Но это идеальный расклад, который, практически, невозможен. Различные штрафы, услуги бухгалтера, которые обязательно понадобятся, процесс разделения имущества — всё это потребует дополнительных затрат. В таком случае сумма может превышать 100000 рублей.

Если вы хотите избежать лишних затрат, то лучше доверить этот вопрос профессионалам. Наши специалисты имеют большой опыт в проведении подобных процедур. Ознакомиться с возможными вариантами ликвидации и стоимостью услуг вы можете на этой странице.

Дата:

10.07.2017

Источник: https://cpu-imperia.ru/articles/uproshhennaya-likvidaciya-ooo-ne-vedushhego-deyatelnost/

Как подтвердить стаж работы, если организация ликвидирована, а в архивах нет ее документов

Нужно ли сдавать документы в архив, если ООО не ведет деятельности?

подтверждение стажа работы

Сегодня не редко, когда граждане, выходящие на пенсию по старости, сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы, проходившей в период девяностых годов прошлого века. В то бурное десятилетие, в истории нашей страны происходило кардинальное изменение всего устройства нашего общества, в том числе и в сфере труда.

Предприятия меняли своих собственников, многие закрывались и открывались новые. Некоторые работодатели при закрытии своего предприятия исчезали вместе со всей документацией связанной с деятельностью предприятия оставляя своих работников без возможности подтвердить свой трудовой стаж на этом предприятии.

Как же подтвердить стаж работы, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж гражданина, пока еще является Трудовая книжка. И если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек №69 от 10.10.2003, разработанной Министерство труда, то обычно ни каких проблем не возникает.

Но, к сожалению иногда записи в трудовой книжке имеют ошибки и неточности: не заверенные исправления или исправления заверены не теми печатями, отдельные записи выполнены различным цветом чернил или в записи присутствуют фрагменты текста, внесенные разными почерками, записи не заверены печатью организации или заверены не той печатью, или печати не читаются, или нет подписи работодателя.

В этом случае гражданину придется подтверждать периоды работы, вызывающие сомнение у работников пенсионного фонда, соответствующими справками из архивов работодателя или, если предприятие ликвидировано, из других архивов, куда работодатель, закрывающий свое предприятие обязан сдать архив своего закрываемого предприятия.

Нужно сразу же отметить, смысл начинать поиск утраченных сведений о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату.

Потому что при «черной» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не производил обязательные страховые платежи в пенсионный фонд, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период.

Читайте также:  14 простых способов увеличить продажи в интернет-магазине

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе страны или оно ликвидировано?

Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки, подтверждающей период работы, ехать к месту, где располагалась организация, не требуется.

Достаточно отправить на это предприятие запрос о справке, по почте, заказным письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте, предварительно позвонив на это предприятие.

Адреса, телефоны и электронную почту любого гражданского предприятия сегодня можно легко узнать  через любой интернет-поисковик.

Составить запрос очень просто. В заявлении в свободной форме напишите свою просьбу подтвердить факт вашей работы на предприятии в конкретный период времени и предоставлении сведений о вашей ежемесячной зарплате в этот период.

В запросе обязательно укажите полное ФИО (если фамилия изменилась — укажите информацию о ее смене), дату вашего рождения и, для женщин, даты рождения детей, обратный адрес. Укажите наименования предприятия, на котором вы работали и вашу должность. Приложите ксерокопию (или скан) вашей трудовой книжки.

Форму заявления в муниципальный архив можно посмотреть  .

Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справку о периодах работы должен выдавать правопреемник.

Наличие правопреемника у ликвидированного предприятия нужно узнавать в налоговой инспекции по месту бывшего расположения ликвидированного предприятия.

Если правопреемник отсутствует, тогда нужные сведения вам придется разыскивать в архивах, для этого необходимо знать кому подчинялось ликвидированное предприятие:

  • — если предприятие было федерального подчинения, тогда нужно обращаться в федеральные архивы; — если регионального подчинения, то в госархив соответствующего региона;
  • — если муниципального подчинение, то в архиве муниципалитета.
  • Что делать, если сведения о деятельности предприятии отсутствуют в архиве?
  • Если предприятие ликвидировано и никаких документов о ее деятельности в архивах нет, подтвердить свою работу на этом предприятии гражданин может только свидетельскими показаниями.

Согласно главе V «Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий» (утвержденных постановлением Правительства РФ 2.10.2014 г.

№1015), если архивы предприятия утрачены в связи со стихийным бедствием и восстановить их не возможно или они утрачены по иным причинам, не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период.

Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют.

Для этого гражданин должен написать заявление в орган пенсионного фонда по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов (части документов) ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин.

Само установление периодов работы гражданина, на основании свидетельских показаний, производится решением органа местного отделения ПФР по месту жительства свидетелей на основании их свидетельских личных показаний или, заверенных в установленном порядке, письменных показаний. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения ему пенсии.

Начиная с 1 января 2002 года, Пенсионный фонд РФ ввел индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц. С тех пор все сведения о трудовой деятельности гражданина, работающего по трудовому договору, накапливаются на его индивидуальном счету и поэтому потерять эти сведения гражданин уже не сможет. В будущем планируется полностью отказаться от трудовой книжки.

Если у вас остались вопросы, тогда на нашем сайте вы можете задать свой вопрос, рассказав вашу конкретную ситуацию, наши адвокаты проанализируют ее и бесплатно вас проконсультируют, форма справа внизу ➥ 

Источник: https://family-counselor.ru/archives/539

Сдача в архив документов при ликвидации предприятия — что нужно знать?

Процесс прекращения деятельности компании для начала ее деятельности в новом формате с другими учредителями или в составе другой организации после разделения на две фирмы называется ликвидацией.

В случае успешной процедуры закрытия, которая прошла в соответствии со всеми нормами и правилами налоговая служба прекращает свою деятельность по контролю над действиями компании, в том числе и над внутренними бумагами.

Поэтому после ликвидации часть документации должна быть передана на сохранение в государственные архивы.

  • Чтобы процедура передачи прошла успешно, руководителю компании и ответственным за выполнение данной задачи лицам важно понимать, какие бумаги и на каких условиях необходимо передавать, а также внимательно ознакомиться с некоторыми законодательными актами.
  • О правилах сдачи в архив документов при ликвидации предприятия мы сегодня и поговорим.
  • Нужно ли сдавать документы в архив, если ООО не ведет деятельности?

Что делать с документами после ликвидации ООО: нужно ли сдавать в архив?

Порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован законами Российской Федерации, в частности, о данной процедуре идет речь в архивном законодательстве РФ.

Перед началом ликвидации необходимо ознакомиться не только с частными вопросами передачи на архивное сохранение, но с положениями статьи 57 ФЗ от 08.02.1998 года №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Так, Закон об ООО обязывает осуществлять сохранность в соответствии с действующими законодательными актами с момента регистрации организации.

В соответствии с данным актом негосударственные организации, которые ликвидируются, должны передавать архивные данные на сохранение в муниципальный или государственный архив. Данная обязанность возлагается на ликвидационную комиссию.

К архивным относятся документы, у которых еще не истекли сроки годности временного сохранения на момент ликвидации компании и данные по личному составу. После сдачи этого вида бумаг, председатель ликвидационной комиссии самостоятельно определяет место пребывания оставшихся документов.

Для осуществления процедуры передачи ликвидационная комиссия или ликвидатор в обязательном порядке заключает договор с архивом. Ответственность за несдачу документов в архив при ликвидации регулируется статьей 13 КоАП РФ.

При уничтожении бумаг, которые подлежат передаче в архив, по статье 325 УК РФ ответственному лицу грозит штраф в размере до 200 000 рублей или лишение свободы сроком до одного года.

Сроки передачи документов в архив законодательно не установлены, однако чаще всего данная процедура осуществляется после внесения соответствующей записи о ликвидации предприятия в ЕГРЮЛ.

Какие документы принадлежат передаче?

В государственные или муниципальные архивы отправляются бумаги постоянного хранения, документы по личному составу и временного срока сохранения (до 10 лет), периоды хранения которых еще не истекли.

Для определения таких сроков ответственное лицо может воспользоваться новым перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков сохранения, утвержденным Минкультом России от 25.08.2010 года №558.

Как правильно подготовить бумаги?

Если ведению документации в период функционирования организации не уделялось соответствующего внимания, то упорядочить все бланки и справки перед передачей их в архив будет достаточно проблематично.

Обычно результатом такой халатности становится то, что все недоработки и промахи в организации работы архива предприятия выявляются именно во время процедуры ликвидации.

В таких случаях компания может воспользоваться услугами специализированных фирм, занимающихся подготовкой документации к передаче в архив и архивной обработкой.

Трудоемкая подготовка состоит из следующих этапов:

  • проведение экспертизы ценностей (полистный просмотр дел);
  • оформление дел – подшивка, переплет, нумерация;
  • составление внутренней описи дел (составление описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временного сохранения и научно-справочного аппарата к ним);
  • оформление обложек дел.

Куда сдавать документацию: в какой архив?

Согласно ФЗ №125 от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» ликвидационная комиссия ликвидируемого предприятия обязана заключить договор с организацией, берущий на сохранение документацию в муниципальный или государственный архив. Чаще всего информацию о месте расположения архива можно найти на сайте местной администрации.

Стоит отметить, что документация, относящаяся к группе хранения до 10 лет, может быть передана частной компании, занимающиеся хранением архивных данных. Кроме того, в случае ликвидации ООО с наличием компании-правопреемницы или вышестоящей организации, бумаги передаются ей.

Как сдать документы организации на хранение: пошаговая инструкция

После тщательной подготовки ликвидационной комиссией всех архивных данных для их передачи на хранение в государственный или муниципальный архив предстоит пройти следующие этапы.

Этап 1. Обращение в соответствующие местные органы управления архивным делом. Встреча с архивистом, выявление всех требований к хранению бумаг у архивных сотрудников.

Этап 2. Заключение договора с государственным или муниципальным архивом.

Этап 3. Составление договора приема-передачи, в котором фиксируется обязательства сторон, состав передаваемых бумаг, порядок сдачи документов на хранение. Акт составляется в двух экземплярах, заверяется подписью председателя ликвидационной комиссии.

Сколько хранятся документы?

Сроки хранения по закону устанавливаются перечнем типовых управленческих архивных документов, который гласит, что хранение документов ООО после ликвидации должно осуществляться с учетом их классификации:

  1. Бумаги постоянного хранения, связанные с хозяйственной деятельностью организации.
  2. Бумаги продолжительного хранения. Включают документацию по личному составу (кадровые документы) и историческую справку. Подлежат хранению в течение 75 лет.
  3. Бумаги временного хранения до 10 лет: приказы, первичные учетные документы, путевые листы.

Документы с истекшим сроком хранения не используется для хозяйственных нужд. Подобные бумаги утилизируются – для этого собирается специальная комиссия, которая составляет акт с описью документации, подлежащей уничтожению.

Таким образом, сохранение бумаг после ликвидации организации позволяет решить все спорные вопросы, которые могут возникнуть в дальнейшем.

Кроме того, эти документы могут помочь сотрудникам организации избежать проблем с получением положенной им пенсии.

Именно поэтому компания должна подходить к вопросу передачи документации в архив с полной ответственностью, учитывая свои интересы и интересы своих работников.

Источник: https://dolg-faq.ru/baza-znanij/bankrotstvo-i-likvidaciya/sdacha-dokumentov-v-arxiv.html

Передача дел в архив организации

Нужно ли сдавать документы в архив, если ООО не ведет деятельности?

Какие категории документов передают в архив
Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного > 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу.

Дела < 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности.

Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе).

Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

За какие годы дела подлежат передаче в архив
Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Можно оформить передачу дел в архив и через год. Но сильно рано не рационально, потому что «свежие» документы могут понабиться в текущем делопроизводстве. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива.

График приема-передачи дел
В соответствии с существующими требованиями передача дел в архив должна происходить по графику. Этот график составляется в произвольной форме, из которого можно понять, какое структурное подразделение (можно даже указать конкретного исполнителя) и когда будет осуществлять передачу документов в архив.

Срок приема-передачи лучше указывать не 15.10.2014, а в более широком варианте – октябрь. Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра.

График составляет ответственный за архив, согласовывает его с начальниками отделов, которым предстоит передача документов. Затем график утверждает руководитель организации. Или допустимо его утверждение руководителем службы делопроизводства, в состав которой обычно входит архив.

Читайте также:  16 законов увеличения прибыли, которые обманчиво просты

Порядок передачи дел в архив
В результате проведенной экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в установленной формы сдаточную опись (ее образец непременно будет далее).

Звучит заумно. Но если все формулировать упрощенно, то это обозначает следующее. По номенклатуре дел необходимо наметить дела постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу) и внести в график сведения о сроках и участниках передачи документов в архив (заранее на предстоящий год).

Уже во время подготовки дел к передаче в архив не забудьте поинтересоваться у исполнителей о наличии в отделе других дел данных категорий. Так как они могли завести дополнительные дела в течение года и даже не проинформировать службу делопроизводства об этом (поэтому их и нет в номенклатуре). Такие дела тоже надо включать в сдаточную опись.

Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку о причинах.
 

 
И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления.

И не только дел, готовящихся к передаче в архив, а смотрят так же как ведутся дела на стадии текущего делопроизводства. Если дел образовывается много, то знакомятся выборочно, чтобы составить представление о состоянии делопроизводства в отделе.

В случае необходимости специалист архива раздает направо и налево ценные указания по устранению, улучшению и т.д.

После сдачи документов в архив проводится их научно-техническая обработка (в том числе они прошиваются в твердую обложку).

При этом дела, как правило, переформировываются и оформляются в соответствии с нормативными требованиями (ведь в текущем делопроизводстве могут иметь место некие отступления от правил).

Хоть данные требования понять не так уж и сложно, но, тем не менее, все попытки оформления дел специалистами отделов обычно бесполезны. Так как обработчик потом все переделывает. Во всяком случае, ему проще сделать все правильно заново, чем пытаться исправить уже сделанное.

Поэтому в структурных подразделениях на стадии подготовки дел к передаче в архив самое главное – проверить полноту отражения информации на обложке дел.

Саму обложку не требуется переделывать, особенно если ее изначально при заведении дела оформили в установленном порядке. Просто посмотрите, чтобы все необходимые сведения были отражены на обложках дел (если нет, то дописать хоть ручкой).

Это необходимо, чтобы во время обработки (прошивки) дел было проще разобраться и избежать ненужной суеты.

Итак, когда в сдаточную опись включены все намеченные дела постоянного и долговременного хранения, то их доставляют в помещение архива.

Вся информация о составлении описи документов в архив приведена в отдельной статье (образец и порядок ее заполнения).

Если принято решение о передаче в архив дел временного срока < 10 лет хранения, то такие дела можно передавать без составления описей. В этом случае допускается их учет вести по номенклатуре дел.

  • Евгения Полоса
  • К записи 130 комментариев
  • Оставить комментарий

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/peredacha-del-v-arhiv.html

Сдача документов в архив при ликвидации организации

Частые вопросы

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов? Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов? Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов? Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации? Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение? Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения? Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов? Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. 

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации? После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия? При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение? Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение? Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив? Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов? Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании.

Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., +7 926 604 22 08

Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

5. Акт выполненных работ.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3.

Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7.

Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11.

Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14.

Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;

16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.

Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах».

 Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.

08.2010 № 558).

На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

Источник: https://proektarhiv.ru/sdacha_v_arhiv.html

Какую отчетность сдает ООО, если нет деятельности

Организация может какое-то время не вести деятельность в силу самых разных причин: из-за отсутствия денежных средств, трудовых ресурсов, по решению учредителей и т.д. Имеющиеся обстоятельства не снимают обязанности с компании подавать в ИФНС и другие государственные органы документы, характеризующие состояние учета. Расскажем о том, какую отчетность сдает ООО, если нет деятельности.

Общие положения

Любая компания должна представлять бухгалтерские отчеты и налоговые декларации. Даже при отсутствии хозяйственных операций. Обязательное ведение бухучета и отражение финансового состояния компании в отчетности определены ст. 13 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. А обязанность налогоплательщиков по заполнению деклараций и расчетов установлена в ст. 80 НК РФ.

Читайте также:  4 тренда развития телекоммуникационного рынка россии в 2016 году

Поэтому ответственность за подачу отчетности в период приостановки с руководства компании никто не снимает.

Какую отчетность сдает ООО в 2020г., если деятельность не ведется

Организация обязана представлять отчетные документы не только в ИФНС, но и в другие контролирующие органы. Данные о том, какую нулевую отчетность надо сдавать ООО, для удобства сведем в единую таблицу.

Если в отчетном периоде были какие-либо выплаты физлицам, придется подавать отчетность по НДФЛ (расчет 6-НДФЛ, справки 2-НДФЛ).

Кроме того, при каждом кадровом изменении (увольнении, приеме, переводе) или при подаче сотрудником заявления о переходе на электронную трудовую книжку либо отказе от нее, с 2020 года в ПРФ работодателем должна представляться новая форма СЗВ-ТД.

Единая упрощенная декларация

ООО вместо нескольких нулевых налоговых отчетов может отправить в ИФНС единую упрощенную декларацию по форме КНД 1151085. Но использовать этот бланк предприятиям разрешается только при одновременном соблюдении следующих условий (п. 2 ст. 80 НК РФ):

  • в течение отчетного периода по расчетным счетам организации или по кассе не проводились никакие хозяйственные операции, т.е. не было движения денег;
  • у фирмы отсутствовали налогооблагаемые объекты.

Документ заменяет собой сразу несколько деклараций компании.

Какую нулевую отчетность сдавать не нужно

Часть отчетов обязательна только для налогоплательщиков, осуществлявших облагаемые операции или имевших налогооблагаемые объекты в отчетном периоде. Бланки с нулевыми показателями по таким налогам не заполняются.

Так, если компания не вела деятельность и не делала выплат физлицам, не нужно сдавать справки 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ. При этом в ИФНС можно отправить письмо с пояснением, что доходы работникам в отчетном периоде не начислялись и не выплачивались – это поможет избежать вопросов со стороны налоговиков.

Если у компании нет объектов, облагаемых имущественными налогами (на имущество, земельный, транспортный), сдавать по ним «нулевки» не надо. Но при наличии облагаемых объектов, даже если имущество полностью попадает под льготу, либо его остаточная стоимость равна нулю, подать декларацию придется.

О показателях в отчетности

Даже при отсутствии деятельности показатели в отчетности могут быть ненулевыми. Например, когда на балансе учтена дебиторская или кредиторская задолженность, или на расчетном счете ООО числится остаток денежных средств. Кроме того, у компании всегда есть уставный капитал, отражаемый в соответствующих строках бухотчетности, а значит баланс уже не может быть нулевым.

ООО может не осуществлять хозяйственные операции, но оно не освобождается ни от уплаты налогов при наличии облагаемого имущества (в том числе транспортных средств, земельных участков), ни от подачи деклараций по таким объектам. Начиная с отчетности за 2020 год, будут отменены декларации по земельному и транспортному налогам, но пока для компаний действует прежний порядок.

Нулевую и прочую отчетность ООО, не ведущие деятельность, представляют в те же сроки, что и компании с оборотами. За несвоевременное представление документов организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать, а операции по расчетному счету заблокировать.

Источник: https://spmag.ru/articles/kakuyu-otchetnost-sdaet-ooo-esli-net-deyatelnosti

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел.

Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации.

 Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.

Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
  2. Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.

При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.

При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (образец договора). При передаче документов составляется соответствующий акт следующего вида.

Подготовка документов к архивации

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

  1. Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях  учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.
  2. Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.
  3. Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
  4. Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется отдельный бланк. В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.
  5. Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет следующий вид.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Согласно законодательству выделяются  три вида документов, связанных с деятельностью организации:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
  3. Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.

Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

  • Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
  • Структура ООО, расписание работы.
  • Документы, посвященные ценообразованию.
  • Акты уничтожения документов.
  • Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
  • Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
  • Устав.

Ко второй группе относятся:

1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

Данные документы включают в себя:

  • Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
  • Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
  • Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
  • Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
  • Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
  • Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку.

Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

  • Название, юридический адрес и контактные данные ООО.
  • Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.
  • Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
  • Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.
  • Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
  • Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
  • Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
  • ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

В эту группу включают:

  • Приказы о командировках, отпусках, отгулах, административных, сверхурочных работах.
  • Документы с информацией о закупках материалов на нужды организации.
  • Акты приема выполненных работ.
  • Прочие документы, не несущие существенной, важной информации.

При необходимости воспользоваться информацией, содержащихся в переданных на хранения документах, можно обратиться в Архивы или их представительства.  По требованию выдают справки, имеющие юридическую силу. Также возможно получение копий постановлений, приказов и положений ликвидированной организации.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://1likvidaciya.ru/juridicheskogo-lica/ooo/hranenie-dokumentov-posle-likvidacii.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector