Автоматизация как способ повышения эффективности бизнеса
Не успело человечество переступить порог второго тысячелетия, как началась новая «цифровая» эра.
Все изменилось: на смену проводному домашнему телефону пришли сотовые, компьютерная техника обустроилась в квартирах каждой третьей семьи, игровые приставки были вытеснены новыми мощными компьютерами.
И это только малая часть тех изменений, которые коснулись жизни обычных граждан, однако, они запомнились всем россиянам, ведь наша страна в техническом и экономическом планах явно отставала. Но после начала новой эпохи изменения во всех сферах жизни были неизбежны.
Приведем небольшое сравнение. Наши родные помнят советские магазины.
Обратите внимание
Пирожные можно купить здесь, кефир в магазине через дорогу, мясо на другой улице, в итоге, лишняя суета и марш-бросок обеспечен, плюс велика вероятность того, что простоишь в очереди, а пирожных на вашу долю и не останется.
Что же наблюдается в современности? Есть большой торговый центр, тут тебе и продукты, и кафе на первом этаже, и одежда, то есть, совершенно другая система.
Так как техника стремительно внедрялась в жизнь, еще тогда многие предприниматели стали задумываться об автоматизации процессов в собственном бизнесе. Правда они же и сомневались нужно это или нет, потому что автоматизация, к примеру, не направлена на увеличение потоков клиентов, определения перспективы будущего развития или своевременной подачи отчетности.
Для любого специалиста было очевидно и понятно, для чего необходимо автоматизировать бизнес-процессы, но проблемой российских бизнесменов всегда являлась авторитарность управления, когда управляющий компанией был и топ-менеджером, и бухгалтером, и кадровиком, хотя в настоящее время ситуация изменилась в лучшую сторону, благодаря переключению на западный опыт.
Но что же такое автоматизация? Сегодня, она представляет собой разновидность подходов к управлению деятельностью за счет применения IT (информационных технологий).
Такой подход дает возможность управлять операциями, анализировать данные и информацию, распоряжаться ресурсами на основе использования PC (персонального компьютера) и ПО (программного обеспечения, софта), отойдя от темы, слово «софт» (от английского Software) первым в 1958 году использовал принстонский математик Джон Тьюки в одной из своих статей [1, с.163].
Главным отличием автоматизации от других подходов управления является полное или частичное исключение человека из какого-либо процесса деятельности компании.
Проще говоря, человек смог переложить все свои рутинные обязательства на плечи компьютера, в результате чего все элементы деятельности компании стали сосредотачиваться в единой системе.
Важно
Система же представляет собой комплекс информации, которая включает в себя данные о ресурсах и поставщиках, сотрудниках и клиентах, а так же отчеты о ситуации в компании.
В чем преимущество такой системы? Дело в том, что руководитель фирмы в любой момент, вне зависимости от своего местонахождения, может получить полную информацию о состоянии дел своего бизнеса.
Плюс ко всему, система помогает отслеживать все финансовые операции, включая доходы и убытки, а это в свою очередь позволяет сравнивать фактические бухгалтерские показатели с теми, которые были изначально запланированы.
Эта же система является помощником, который не позволит сотрудникам заниматься делами, неположенными по должностной инструкции, и видеть то, что не следует.
Если говорить о цели автоматизации, то ею является повышение качества выполнения процесса. Автоматизированный процесс имеет более четкие и неизменные характеристики, чем процесс, осуществленный вручную.
Потому во многих случаях автоматизация повышает уровень производительности, сокращает период осуществления процесса, уменьшает его стоимость, а так же увеличивает стабильность и точность выполняющихся операций.
Получается, что система управления — инструмент управления компанией. Ни для кого не секрет, что управление возможно только на основе отчетности, так как именно отчет позволяет увидеть картинку происходящего, следовательно провести анализ и принять соответствующие решения.
Но по поводу составления отчетности нет однозначного мнения, просто компьютер составляет ее на основе первичных данных, при составлении отчета человеком нужно учитывать человеческий фактор, и кому в этом случае доверять — дело сугубо личное.
Совет
Потому качество отчетности зависит от внедренного инструмента, и зачастую на его внедрение уходят годы, потому что автоматизация бизнес-процессов, обучении персонала и сопутствующие всем этим процессам действия — труд титанический.
Однако, если компания стабильна, персонал дисциплинирован и все процессы последовательны (не носят характер хаоса), автоматизация занимает меньшие периоды внедрения, в противном случае, внедрение АСУ (Автоматизированной системы управления) приведет в тупик.
На современном этапе автоматизация охватила многие сферы деятельности, начиная производством продукции и заканчивая розничной торговлей. И вне зависимости от размеров компании и сроках ее существования, практически в каждой из них существуют процессы, которые автоматизированы. Для всех процессов существуют единые принципы автоматизации:
1) Принцип согласованности, означающий, что все действия составляющие процесс должны быть согласованы с входами и выходами рассматриваемого процесса, в противном случае, этот процесс может быть нарушен;
2) Принцип интеграции, когда рассматриваемый процесс должен иметь возможность интегрироваться во всю среду предприятия;
3) Принцип независимости исполнения, когда участие человека в автоматизированном процессе не рассматривается, или допускает его минимальное участие.
Обратите внимание
Потому, если у руководителя есть инструмент, позволяющий анализировать деятельность компании без чьих-либо утверждений, бизнес будет прозрачным, и совещания тогда будут назначены не для выяснения сложившихся ситуаций, а для поиска результативных предложений по каким-либо реформам и дальнейшему планированию. Получается, что прозрачность бизнеса зависит от уровня его автоматизации.