Автоматизация процесса бюджетирования
Основой для внедрения бюджетирования на предприятии является управленческий учет — система учета фактических затрат и расчета экономических показателей.
Сегодня на российском рынке представлено более двух десятков систем автоматизации бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности как иностранного, так и отечественного производства. Они разнообразны по своему построению, применяемым информационным технологиям, глубине проработки функций и ориентации на количество пользователей.
Однако до сих пор не существует стройной системы классификации программ для бюджетирования, определяющей концепции их построения и позволяющей пользователю выделить из всего разнообразия две-три системы для более детального изучения их возможностей.
Обратите внимание
Очевидно, что при отсутствии стройной системы классификации пользователи сталкиваются со значительными трудностями при выборе подходящего для них инструментального средства.
Обычно осознание необходимости автоматизации процесса бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности зарождается именно в финансовых службах. Но процесс планирования и исполнения бюджета охватывает всю организацию, ведь планы одного подразделения тесно увязаны с планами другого.
Так, бюджет продаж должен быть тесно связан с бюджетом закупок и с бюджетом расходов на рекламу, бюджет налогов зависит от общего бюджета доходов и расходов и т. д. В небольших организациях процесс бюджетирования может быть централизован.
Для данного случая подойдут «коробочные» программы с простой адаптацией под требования единственного пользователя, но функционально они поддерживают лишь базовые элементы бюджетирования. Для крупных предприятий, в которых процесс бюджетирования распределён по подразделениям, требуются гораздо более мощные программы, поддерживающие сотни пользователей.
Например, электронная таблица — это эффективное средство отслеживания бюджетных показателей на уровне одного финансового подразделения, но она несравнима по возможностям со специализированной автоматизированной системой бюджетирования.
В годы существования СССР и наличия централизованной социалистической экономики не было экономических стимулов для создания автоматизированных систем оперативного управления финансами предприятий и проведения научных исследований в данной области. Тогда продажи считали в условных штуках, а затраты — в нормо-часах и прочих суррогатах.
С развитием рынка и повышением конкуренции, в том числе и со стороны западных компаний, российские фирмы вынуждены искать новые инструменты, которые обладали бы не только учётными функциями, но и широкими возможностями проведения анализа и поддерживающих процесс бюджетного управления.
Новая экономическая ситуация в России порождает конкуренцию и затрагивает значительное количество малых и средних предприятий, на которых применение EPR-систем было бы убыточным. Однако такие предприятия также нуждаются в программах, поддерживающих современные технологии управления и бюджетирования.
Важно
В результате массового внедрения персональных компьютеров в хозяйственную деятельность небольших и средних предприятий появилась возможность использования таких программ, но с учётом ограничений по системным требованиям для относительно недорогих персональных ЭВМ.
Кроме того, такое ПО должно обладать коротким сроком внедрения, простотой в эксплуатации, удобным пользовательским интерфейсом и невысокой стоимостью.
С точки зрения функциональной ориентации АСБ можно выделить системы следующих типов:
АСБ, ориентированные на управленческий учёт (в основном это те бюджетные системы, которые выросли из российских систем бухгалтерского учёта) («У»);
план — ориентированные АСБ, т. е. системы, предназначенные для разработки планов и анализа выполнения планов («П»);
АСБ, ориентированные на контроль исполнения бюджетов, где задачи бюджетирования тесно связаны с функциями документооборота, контролем исполнения лимитов на использование бюджетных средств («К»);
АСБ, ориентированные на проведение многомерного OLAP-анализа бюджетных данных («А»).
Варианты построения систем бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности
Таблица 5
№ п/п Программный продукт 1 Инталев: Корпоративные финансы 2004 2 Инталев 2005 v. 8.0 3 BusinessBuilder PlanDesigner 4 ERA:Budgeting (Active Planner) 5 Oracle Financial Analyzer 6 Hyperion Pillar 7 Adaytum e.Planning 8 Comshare MPC 9 КИС: Бюджетирование. MET 10 Финансовый органайзер Красный Директор
Внедрение системы бюджетирования и постановка бюджетных работ на поток состоит из следующих основных этапов:
1 Определение значений ключевых показателей.
2 Составление Главного бюджета.
3 Финансовое структурирование.
4 Информационное структурирование.
5 Распределение функций бюджетного планирования.
6 Построение системы ответственности за соблюдение бюджетных регламентов.
7 Анализ отклонений от бюджета, построение гибкого бюджета.
Совет
Есть и субъективные факторы, обуславливающие очень широкий разброс цен на системы бюджетирования: это бренд поставщика, степень необходимой адаптации уже имеющихся у исполнителя решений к модели конкретной компании и т. п. Поэтому в зависимости от комбинации этих факторов цена как на сами системы бюджетирования, так и на услуги по их внедрению может «плавать» в очень широких пределах.