Автоматизация бухгалтерского учета: как выбрать и внедрить систему

Автоматизация бухгалтерского учета — системы и программы, этапы внедрения и особенности обслуживания

Управление предприятием на современном этапе нельзя представить без внедрения автоматизированных информационных систем.

Компьютерные технологии не только повышают эффективность работы, но и снижают вероятность допущения ошибок.

Программы по автоматизации бухгалтерского учета не стали исключением, поскольку такие системы помогают правильно вести бухгалтерию предприятия и формировать налоговую отчетность.

Что такое автоматизация бухгалтерского учета

В простом понимании автоматизация бухучета представляет собой установку специально разработанного программного продукта на компьютер с целью перевода всей бухгалтерии в автоматизированный режим.

Внедрение компьютерных технологий позволяет анализировать и планировать деятельность организации, а использовать программные продукты могут как бухгалтеры, так и другие сотрудники предприятий благодаря их универсальности.

Повышение производительности труда за счет сокращения бумажной работы и расчетов в ручном режиме – основная цель внедрения автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях разных форм собственности.

Компьютерные программы помогают снизить производственные расходы, снизить вероятность возникновения ошибок из-за ввода информации из разных источников.

Обратите внимание

АИС способствуют эффективности планирования и управления финансами, а также улучшает условия труда.

Если говорить о задачах, которые ставятся перед программой, следует обозначить следующие из них:

• подготовка первичной документации;
• настройка операций бухгалтерской и управленческой направленности под нужды конкретной организации;
• создание необходимого количества планов-счетов;
• ведение учета различных электронных форм;
• формирование необходимой отчетности.

Использование программного обеспечения исключает так называемый «человеческий фактор», упорядочивая бухучет.

Автоматизация бухгалтерского учета помогает исключить большое число ошибок, повысить оперативность и экономичность работы отдела бухгалтерии.

Создание интегрированной АИС является важнейшим шагом для оперативного получения информации, так необходимой для эффективной работы всей организации.

Упорядочение и структурирование бухгалтерского учета

Компьютеризация бухгалтерской деятельности облегчает труд работников за счет того, что вся информация имеет определенный порядок и структурирована по разделам.

Если раньше для поиска либо выемки нужных данных надо было затратить большое количество времени и человеческих ресурсов, то в автоматизированном режиме этот процесс занимает считанные секунды, причем получить информацию можно в любом разрезе, а затем распечатать, сохранить или же отправить ее по электронной почте.

Раскрытие аналитических данных для целей управленческого учета

Внедряя автоматизированный учет, все имеющиеся данные можно использовать в разных сферах деятельности предприятия, в том числе для аналитики с целью дальнейшей корректировки политики организации.

Это непосредственно относится и к управленческому учету, поскольку своевременно принятые меры способствуют не только стабильному развитию предприятия, но и недопущению ошибок, приводящих к плачевным последствиям.

Снижение количества ошибок

Если при работе в ручном режиме можно допустить ряд ошибок, причем без какого-то злого умысла, а по невнимательности, то автоматизация помогает если не исключить, то свести к минимуму такие инциденты.

Подача достоверной информации в контролирующие органы избавит организацию от уплаты штрафов, ведь любая ошибочная информация воспринимается проверкой как сокрытие истинных фактов, а не рассматривается как недочет со стороны бухгалтера.

Оперативность ведения первичного учета

К документам первичного учета относятся бумаги, которые способны подтвердить осуществление сделок (платежные поручения, кассовые ордера, накладные расходы). Первичная документация является важной составляющей бухучета, поскольку она обязательно запрашивается налоговиками для проверки и тщательного изучения. Кроме того, она служит доказательной базой в судебных тяжбах.

При ведении бухучета на бумажных носителях часто запаздывали с внесением данных по первичным проводкам. Внедрение автоматизации помогло избавиться от этой проблемы, ведь вся работа выполняется оперативно и в кратчайшие сроки. Кроме этого, такой подход поспособствовал подготовке квартальных и годовых отчетов с предоставлением их без просрочек.

Доступность единой информационной базы

Автоматизация бухгалтерского учета неразрывно связана с автоматизацией других производственных процессов на предприятии.

Это позволило создавать единые базы, доступ к которым можно осуществлять с любого рабочего компьютера, представленного в системе в виде АРМ (автоматизированного рабочего места).

Специалисту нет необходимости изыскивать формы внутренней отчетности или необходимые показатели, обращаясь к другим работникам. Все данные заносятся и хранятся в системе.

Оптимизация расходов предприятия на содержание штата бухгалтеров

Большие объемы рутинной бумажной работы требует от специалистов внимательности, что приводит к увеличению сроков их исполнения. Это может стать причиной задержек, срывов сроков и неисполнения определенных бухгалтерских операций.

Приходится нанимать новых работников, увеличивая расходы на оплату труда, организацию рабочего места.

Автоматизация бухгалтерского учета сокращает время на выполнение ряда операций, разгружая работников сектора бухгалтерии и исключая чрезмерное раздувание штата.

Системы автоматизации бухгалтерского учета (САБУ)

Под системой автоматизации бухучета следует понимать определенную компьютерную программу, которая предназначена для бухгалтерского или фискального учета.

Ее внедрение может осуществляться на предприятиях, применяющих общую любо упрощенную систему налогообложения. Для должного функционирования предприятия САБУ должны обладать расширенными возможностями, которые не ограничиваются лишь бухгалтерскими функциями.

В зависимости от сложности ведения бухучета и его объемов системы автоматизации можно объединить в следующие классы:

• персональные («Домашняя бухгалтерия», Quicken, Microsoft Money, KMyMoney);
• для малых или средних предприятий (1С:Предприятие, БЭСТ, Парус, Microsoft Dynamics NAV);
• для крупных предприятий (SAP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics NAV (Navision), ERP «Галактика»);
• для банков либо кредитных организаций (Диасофт, ЮниСАБ, Инверсия, Новая Афина).

Персональные системы

В связи с повышением финансовой грамотности населения и использованием домашней бухгалтерии стали пользоваться популярностью персональные системы. Основные требования, которые к ним предъявляются, это:

• простота использования за счет создания специальных таблиц;
• настройка для домашнего использования;
• небольшая цена либо полностью бесплатное использование;
• простая аутентификация;
• возможность хранения данных на облачных ресурсах;
• закрытый формат базы данных;
• простые средства анализа и генерации отчетности.

Автоматизация бухгалтерии на малых и средних предприятиях

Программные продукты, предназначенные для использования на предприятиях малого и среднего бизнеса, аккумулируют в себе функции, необходимые не только для автоматизации бухгалтерского учета, но и использования в разных сферах деятельности предприятия. Они должны соответствовать ряду требований:

• подготовка отчетности для госорганов;
• регулярное обновление текущей версии и соответствие ее нормативным актам;
• возможность использования с нескольких АРМов;
• автоматизация расчетов по заработной плате, выплате налогов, учета материально-технических ценностей;
• наличие отдельных модулей для узкоспециализированной направленности (управление товарооборотом, закупки оборудования).

Комплексные интегрированные САБУ для крупных предприятий

На предприятиях-гигантах применяют EPR-системы, которые помогают автоматизировать не только бухучет, но и все производство (управление, планирование, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства).

При внедрении систем для планирования ресурсов предприятия (так переводится аббревиатура) создается единая база данных, где аккумулируется данные, применимые для разных подразделений организации.

Из отечественных систем можно выделить БОСС, МАГНАТ, Кх3, а среди популярных зарубежных аналогов – SAP R/3, MANMAN/X, TRITON.

Финансово-аналитические программы для управленческих целей

Бухгалтерская работа требует аналитической обработки полученной информации, что привело к появлению на рынке финансово-аналитических программ. При помощи математических методов происходит анализ финансового состояния субъекта хозяйствования и результатов его деятельности. Все программы можно разделить на два класса:

• системы анализа хозяйственной деятельности предприятия
• системы для работы с инвестиционными проектами.

Критерии выбора программы автоматизированного учета

Перед покупкой нужно обратить внимание на ряд особенностей, которые помогут использовать программу более эффективно:

• надежность и защищенность от вероятных сбоев. Программы должны бесперебойно функционировать, а в случае повреждения оперативно возобновляться;
• простота и доступность в процессе эксплуатации. Пользовательский интерфейс программы должен быть адаптивным, не вызывать сложностей при ознакомлении или работе;
• многофункциональность и возможность настройки требуемых параметров. База должна работать так, чтобы ее легко можно было адаптировать под потребности отдельно взятого предприятия, а наличие функциональных возможностей выполнять все необходимые действия.
• наличие единой базы данных с логической увязкой параметров. Все структурные подразделения должны иметь доступ к данным для использования их в своей работе.
• высокая пропускная способность. Этот параметр обуславливается тем, что в процессе работы в базу заносится большое количество информации, которая должна своевременно обрабатываться и храниться.

Приобретаемые САБУ должны способствовать качественному ведению бухгалтерского учета, быть удобными и надежными, без ошибок осуществлять расчеты, перенос данных из одной формы в другую, накопление итогов.

Для того чтобы обеспечить эти параметры, система должна иметь единую базу данных текущих и архивных материалов или выдавать необходимые ведения по запросам пользователей.

Фактическая себестоимость (без учета обслуживания) хорошего программного продукта немала, так как разработка модулей трудоемка и требует привлечения специалистов высокой квалификации.

Автоматизация учета на предприятии – этапы внедрения

Автоматизация бухгалтерского учета – процесс трудоемкий, занимающий немало времени.

Если посмотреть на него с финансовой точки зрения, то можно увидеть, что покупка программного обеспечения значительно превышает затраты, связанные с приобретением техники, необходимой для полноценного функционирования системы.

Внедрение можно осуществлять при помощи разработчиков, сторонних организаций либо своими силами, но в последнем случае можно столкнуться с рядом проблем.

Подготовительный

Для того чтобы автоматизация бухгалтерского учета заработала во всю мощь, необходимо осуществить несколько этапов, первый из который является подготовкой. Он состоит из следующих шагов:

1. оптимизация бухучета. АИС являются универсальными, поэтому легко адаптируются под работу любых предприятий при правильности настройки всех параметров. Для этого нужно провести полный анализ существующей системы бухучета на предприятии и выявить слабые моменты для последующей их ликвидации.
2. выбор масштабов автоматизации и очередность внедрения. Данный процесс имеет большую актуальность, поскольку автоматизация осуществляется этапами, начиная с ведения главной книги, бухгалтерского баланса, оборотных ведомостей, журнала хозопераций, карточек синтетического счета, расчета налогов и составления отчетности.
3. постановка задачи. Суть его заключается в определении необходимого функционала для нужд отдельно взятой организации, чтобы не платить за модули, использование которых осуществляться не будет. При типовых конфигурациях система будет выдавать первичную документацию, регистры, данные для внутренних нужд компании, отчетность и расчеты по избранным платежам.
4. приобретение программного обеспечения и необходимой техники. Только после прохождения всех вышеописанных шагов можно выбрать АИС для бухгалтерского учета, которая по всем параметрам будет подходить юридическому лицу и эффективно работать на протяжении долгого времени.

Внедрение системы автоматизированного учета

Для того чтобы процесс автоматизации бухгалтерского учета прошел как можно гладко и без особых проблем, необходимо тщательно продумать возможные проблемы на каждой стадии подготовки и по возможности исправлять недочеты или же осуществлять дополнительные доработки на самых первых этапах внедрения АИС. Помимо этого нужно осуществить ввод реквизитов компании, данные о руководстве, главном бухгалтере.

На этапе внедрения выполняется подготовка технических, программных, информационных средств к работе, заполнение базы данных, корректировка плана счетов (их добавление, выделение субсчетов по некоторым счетам для ведения аналитического учета), ввод остатков, установка расчетного периода. Сам же процесс выглядит следующим образом:

1. ввод параметров настройки плана счетов, который был определен при оптимизации учета и в полном соответствии со спецификой организации (регистрация движения складских ценностей, выпуск продукции, управление персоналом);
2. настройка для предприятия типовых проводок, выбор которых напрямую связан с финансово-хозяйственной деятельностью субъекта;
3. ведение форм первичной документации, выбор которых был сделан по критериям постановки задачи;
4. настройка параметров налоговой и бухгалтерской отчетности с возможностью осуществлять автоматический расчет данных каждый квартал.

Читайте также:  Может ли индивидуальный предприниматель заниматься оптовой торговлей алкоголем

Особенности текущего обслуживания

На первых порах могут случаться сбои в работе программного обеспечения ввиду особенностей как самого процесса ведения бухгалтерского учета в организации, так и самого ПО. При покупке продукта предприятию целесообразно заключать договоры абонентского сопровождения.

В таком случае специалисты своевременно будут реагировать на проблемы, возникшие при использовании базы, оперативно устраняя их.

Иногда вопросы, связанные с автоматизацией, можно решать и собственными силами, если в штате есть специально обученные люди и получено одобрение компании-разработчика.

Видео

Источник: https://onlineadvice.ru/4552-avtomatizatsiya-buhgalterskogo-ucheta.html

Автоматизация бухгалтерского учёта. Обзор эффективных инструментов для автоматизации вашего предприятия

Бухгалтерия консервативна. Двойная запись известна шесть столетий, журналы-ордера – c начала двадцатого века. И вот с 90-х годов страну накрыла волна компьютеризации. Разберёмся, что это такое, рассмотрим преимущества и механизмы перехода от ручного труда к использованию специализированных приложений.

Автоматизированный бухгалтерский учёт предполагает передачу части функций от человека к технике, в том числе:

• проведение математических вычислений (исчисление налогов и сборов, итоговых сумм),
• создание выборок и сводных отчётов;
• хранение сведений (справочники, журналы),
• заполнение бланков (накладных, счетов-фактур).

Возложение на технику перечисленных задач не означает, что роль специалиста обесценилась. Напротив, нагрузка на него возрастает – он принимает решение о способе отражения операций в системе, проводит аналитические и контрольные процедуры, выполняет первичную регистрацию документов в базе.

Владение информационными технологиями подразумевает соответствующую квалификацию, следовательно, и более высокую оплату труда.

Для чего автоматизировать бухгалтерский учёт

Если сократить штат и сэкономить на заработной плате не получится (см. законная организация сокращения персонала), то зачем же переводить бумажное делопроизводство в электронный вид?

Перечислим преимущества, которые даёт автоматическая бухгалтерия:

• быстрое и безошибочное заполнение реквизитов (в счетах, счетах-фактурах, товарно-транспортных накладных, расходных ордерах, платёжных поручениях);
• оперативная обработка информационного массива;
• представление аналитики в наглядном виде (диаграммы, графики, таблицы);
• формирование разнообразных регистров (расчётно-платёжных ведомостей, кассовой книги, книг продаж и покупок);
• уменьшение количества бумаг;
• мгновенный обмен информацией между подразделениями, между руководителем и подчинёнными;
• исключение арифметических ошибок;
• общение через Интернет с контролирующими государственными органами, банками;
• прозрачность и подконтрольность финансово-хозяйственной деятельности;
• быстрая реакция на изменения в законодательстве.

Обходятся без компьютера лишь микропредприятия, которым закон разрешает сдавать бумажную отчётность. Прочие экономические субъекты обязаны переводить данные в цифровой вид. В результате даже средние и малые фирмы хотя бы частично используют в бухучёте компьютеры.

Руководители и собственники, благодаря технологиям, знают состояние финансов, количество товаров на складах, текущую выручку. Хозяйственные и расчётные операции отслеживаются в реальном времени.

Регулярный контроль над активами сводит к минимуму вероятность злоупотреблений.

Многократно возрастают варианты группировки, выборки, многоступенчатой сортировки информации; расширенные возможности повышают качество управленческих решений.

Бухгалтеры освобождаются от рутинных математических действий, заполнения бланков и составления ведомостей. Увеличивается время для проведения контрольных проверок, повышения квалификации, взаимодействия с контрагентами.

Работники в течение нескольких минут получают справки и выписки из финансово-экономической и кадровой служб.

Налаженный документооборот исключает производственные простои или задержку отгрузки со склада из-за долгого оформления накладных и счетов. Подписанные электронной подписью акты и счета-фактуры доходят до покупателей за мгновения вместо нескольких дней.

Даже отправленные за несколько минут до завершения дня отчёты принимаются в налоговую или фонды, и штрафы за несвоевременную их подачу не назначаются.

Подготовительные процедуры

Современные технологии дороги. Однако не только из-за цены к их выбору нужно подходить ответственно. Смена приложения с одного на другое приводит к незапланированным тратам денег и сил, вносит серьёзный дискомфорт в коллектив. Переходный период чреват ошибками, последствия которых – штрафные санкции либо необоснованные переплаты в бюджет.

Во избежание проблем внедрение новшеств происходит поэтапно.

Первый этап – сбор и систематизация информации

Изучаются внутрифирменные акты:

• Учётная политика;
• План счетов;
• должностные инструкции работников, задействованных в процессах (в том числе кладовщиков, кадровиков, снабженцев, представителей отдела продаж).

Анализируется порядок и механизмы обработки документации:

• график документооборота;
• маршруты движения информации;
• распределение служебных обязанностей.

Проведённая подготовка выявляет масштабы предстоящего обновления – какие службы нуждаются в общей базе, а какие – в автономности, остановиться ли на локальной версии или взаимодействие происходит в сетевом режиме. Выявляются слабые и сильные стороны документооборота. Принимается решение о реорганизации штата или о сохранении существующей структуры.

Разработчики реляционных баз характеризуют перечисленные шаги как оптимизацию.

Второй этап – составление техзадания

После проведённого обобщения и анализа данных руководитель формулирует техническое задание.

Окончательно утверждается:

• структура бухгалтерии (должности и функционал);
• перечень и особенности формируемых документов и регистров (рекомендуется придерживаться ОКУД для облегчения задач программистов);
• масштаб компьютеризации (в рамках одного подразделения или комплексно, затрагивая все производственные единицы);
• выделенный бюджет, с учётом последующего обслуживания.

Важная составляющая – разработка классификаторов и методов кодирования. Грамотный подход к этому вопросу минимизирует риски дублирования позиций и засорения аналитических сводок.

К примеру, дважды введённое в базу название материала способно внести путаницу в инвентаризацию, исказить размер материальных расходов. Повторение в справочнике контрагента завышает дебиторскую и кредиторскую задолженности, усложняет сверку взаиморасчётов.

Третий этап – подбор программного обеспечения

Затем осуществляется поиск и покупка ПО. Определяющие критерии при этом:

• величина затрат на покупку, внедрение и сопровождение;
• совместимость с установленной операционной системой;
• возможность и стоимость обучения персонала;
• представленность в регионе обслуживающих фирм;
• соответствие потребностям пользователей;
• технические параметры имеющегося оборудования;
• наличие сетевой и локальной версий.

Перечень программ

Сделать выбор, когда есть чётко изложенные требования, несложно. Рынок насыщен предложениями. Кроме Интернет сайтов и статей с разъяснениями о программных возможностях и особенностях можно обратиться непосредственно к торговым представителям.

Наибольшим спросом пользуются отечественные разработки. Причина в особенностях национальных стандартов учёта, а также в необходимости регулярного обновления.

К счастью, российские программисты создали много функциональных и удобных продуктов, адаптированных либо адаптирующихся под нужды потребителей.

В десятке наиболее распространённых:

• «1С»;
• «Парус»;
• «Галактика»;
• «БОСС»;
• «БЭСТ»;
• «Инфо-Бухгалтер»;
• «Турбо-бухгалтер»;
• «Интегратор»;
• «Аккорд»;
• «Abacus».

Крупнейшие заводы и концерны эксплуатируют индивидуальные или иностранные проекты, такие как SAP, Oracle, iScala, Navision. Установка зарубежного софта в этом случае обоснована необходимостью соблюдения западных стандартов из-за обращения акций на международном рынке.

Среди технологических новшеств отметим «облачные» продукты. Предложение интересно малому бизнесу, заинтересованному в минимизации расходов, поскольку такое ПО не привязано к рабочему месту, функционально и стоит недорого.

Обзор систем автоматизированного бухгалтерского учёта

Современные решения автоматизации работы бухгалтеров содержат весь необходимый функционал и, как правило, изначально настроены под часто встречающиеся требования (налоговые режимы, масштабы, специфику).

Программы отличаются удобством в использовании, степенью автоматизации учётных процессов, совместимостью с операционными средами, уровнем обслуживания.

1) «1С: Предприятие» (Фирма «1С»)

У «1С» мощная техническая поддержка и внушительное число специалистов по всей стране. Быстрая реакция на изменения в законодательстве, регулярное обновление внешнего вида, тесное взаимодействие с клиентами – отличительные особенности бренда.

Платформа насыщена возможностями, но крайне требовательна к соблюдению методики работы и при этом постоянно усложняется.

2) «Парус» (Корпорация «Парус»)

Конкурентное преимущество продукта – совместимость с СУБД Оракл.

Интерфейс простой и дружелюбный. Пользователей привлекает обширный банк шаблонов и тесная интеграция с MS Excel.

Исчисление налогов и процедуры закрытия периодов проводятся частично в ручном режиме.

3) «Галактика» (Корпорация «Галактика»)

«Галактика» – модульный комплекс управления предприятием. Блок бухгалтерии используется как в системе, так и самостоятельно.

Документы и проводки формируются обособленно.

Программа адаптируется под производственные нужды и поддерживает ведение учёта по международным стандартам.

4) «БОСС» (Компания «АйТи»)

Наиболее известный продукт компании – «БОСС-Кадровик» – приложение по расчёту оплаты труда.

«БОСС-Бухгалтер» успешно поддерживает работу большого количества пользователей, входит в комплекс автоматизации управления.

Подраздел «Производственные затраты» пообъектно распределяет косвенные затраты.

Реализован контроль над планируемыми и фактическими расходами.

5) «БЭСТ» (ООО «БЭСТ-Программы»)

«БЭСТ» – один из старожилов рынка САБУ. Опытные бухгалтеры ценят его дружелюбное интуитивно понятное оформление.

Для внесения значимых изменений придётся обращаться непосредственно к разработчику, поскольку у «БЭСТ» закрытый исходный код.

Комплекс работает только под Windows.

6) «Инфо-Бухгалтер» (ООО «Инфо-Бухгалтер»)

«Инфо-Бухгалтер» – универсальная программа для ведения полноценного бухгалтерского и налогового учёта.

Организациям с незначительным документооборотом предоставляется бесплатная лицензия.

Нарекания вызывает морально устаревший интерфейс.

7) «Турбо-бухгалтер» (Компания ДИЦ)

Полноценное комплексное решение, в котором реализованы основные задачи: формирование проводок, расчёт заработной платы и налогов, контроль активов, хранение и движение документации.

«Турбо-Бухгалтер» легко настраивается, предоставляет расширенное количество уровней аналитики, а также возможность внесения изменений в прошедшие периоды.

«Интегратор» (ЗАО «Инфософт»)

«Интегратор» – часть КИС «Флагман».

В разделе «Бухгалтерия» учитываются активы, расходы, взаиморасчёты. Модуль «Зарплата» поставляется отдельно.

Есть два варианта отражения хозяйственных операций на счетах: при регистрации документа или автономно от него. Вариант зависит от потребностей заказчика, поскольку часть документов заводят не работники бухгалтерии, а, например, менеджеры.

9) «Аккорд» (Фирма «Атлант-Информ»)

«Аккорд» – ещё один пример модульного решения. Предусмотрены кластеры для различных служб: кадровой, экономической, снабжения, продаж, бухгалтерской. Отдельный блок выделен под планирование производственной себестоимости.

Разработчик использует современные СУБД и новейшие компьютерные технологии, ориентирован на архитектуру клиент-сервер.

10) «ABACUS» (ЗАО «Омега»)

«ABACUS» также состоит из модулей. Проводки хранятся в единой базе, поэтому нет необходимости переносить информацию из одного подраздела в другой. Система ориентируется на пользовательскую базу в 50-100 человек.

Высоки аналитические возможности, особенно в части движения материально-производственных запасов.

Ценовые различия рассмотренных программ оценить сложно, поскольку стоимость зависит от множества факторов.

Важно

Отметим, что модульное программное обеспечение более гибкое, однако его внедрение требует значительных вложений.

Кроме того, чем меньше на рынке знакомых с приложением программистов, тем больше рисков возникновения сложностей в донастройке, доработке и получении прочих услуг сопровождения.

Читайте также:  2 вида писем, которые b2b-клиенты всегда читают

Порядок проведения автоматизации

Внедрение проводится как собственными силами, так и привлечёнными специалистами. Выбор зависит от сложности процесса и наличия в штате соответствующих единиц.

Участникам сферы услуг или продавцам небольшого ассортимента товаров вполне подходит стандартный бухгалтерский софт, без значительных дополнительных доработок. Организации оптовой торговли, производства и строительства перестраивают стандартную информационную систему под свои нужды.

Прежде всего на основании технических требований:

• вводится План счетов (аналитика, субсчета, количественные показатели, типовые проводки);
• устанавливаются параметры Учётной политики (вариант оценки товарно-материальных ценностей, расчёт налога на прибыль по ПБУ 18/02, порядок закрытия отчётных периодов, налоги);
• дорабатываются варианты формирующихся первичных документов (добавляются неунифицированные формы, меняются реквизиты);
• формируются справочники и классификаторы;
• прорабатываются пути обмена сведениями (выгрузка или загрузка из складских, кадровых, налоговых, банковских программ).

После установки приложения создаётся сетевое подключение, вносится список пользователей и указываются их права.

Как правило, первое время (месяц или два) работа ведётся и по старой методике, и в новом ПО; выявляются недоработки, обучаются сотрудники.

После настройки при правильном подходе в дальнейшем требуется лишь периодическое обновление.

Заключение

Автоматизация – это ответ на возрастающую конкуренцию и повсеместное распространение компьютерных технологий. Банк, налоговая, Пенсионный фонд принимают документы на цифровых носителях или через Интернет. Поставщики и покупатели торопят с предоставлением документации.

Кроме того, компьютеризация финансов и управления становится вопросом безопасности. Только оперативная регистрация всех хозяйственных фактов и прозрачный учёт обеспечивают надлежащий уровень контроля, а также гибкость в принятии управленческих решений.

Интересные факты

• Существует десять версий происхождения названия «1С». Самая правдоподобная из них связывает аббревиатуру с фразой «Не более одной секунды на поиск». Так презентовал свой поисковик Борис Нуралиев – основатель бренда.
• Слово «бухгалтер» появилось в России при Петре I. До него применялось название «счётчик». При взятии Выборга в плен к русским войскам попал шведский представитель этой профессии. Это событие и стало началом введения в оборот нового наименования.
• Изобретателем двойной записи многие считают итальянского учёного Луку Пачоли. Однако это не верно. Ещё в XIII веке такой способ фиксации имущества и обязательств практиковался в Венеции. Пачоли лишь изложил его в учёном трактате.

Источник: https://promdevelop.ru/avtomatizatsiya-buhgalterskogo-uchyota/

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии

Бухгалтерия  | 22 Июн 2016  |   11103

В процесс управления предприятием все интенсивнее внедряются автоматизированные информационные системы (АИС). Такая тенденция последних лет охватывает все отрасли хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет тоже стал объектом автоматизации.

Причина в организации его документооборота: он формализованнее, а способы и методы систематизации данных унифицированнее, чем у прочих структурных элементов любой компании. Применение АИС расширяет горизонты эффективности бухгалтерского учета, а автоматическое выполнение стандартных задач лишь улучшает качество его ведения.

Информационные технологии разрабатываются для всех юридических лиц, включая ИП, а окончательный выбор зависит от задач и интенсивности хозяйственной деятельности компании. С их помощью сведения подаются быстро и в удобном для восприятия виде, ускоряется обмен информацией, повышается презентабельность итоговых отчетов.

АИС позволяют выйти на новый, более эффективный уровень ведения бухгалтерского учета юридических лиц, улучшая его, в зависимости от решений руководства, целиком или отдельными аспектами.

Преимущества автоматизации бухгалтерского учета

Классическое ведение бухгалтерского учета – тяжелый монотонный труд, включающий последовательность вычислительных операций, неоднократное повторение одинаковых действий и систематизацию сведений.

Использование АИС позволяет мгновенно отображать любую информацию о всей хозяйственной деятельности компании и прочей документации. Компьютерные технологии исключают арифметические ошибки и неточности, допущенные по невнимательности.

Программа не заменяет специалиста полностью, но заметно экономит время, обеспечивая условия профессионального и оперативно ведения учета.

Совет

Несмотря на широчайший выбор, российские руководители предпочитают отечественный продукт, адаптированный к условиям непредсказуемого изменения законодательной базы.

Для успешной автоматизации бухгалтерского учета необходимо ясно понимать, что этот процесс собой представляет. Вопреки устоявшемуся мнению, он не является способом дистанционной передачи отчетной документации в контролирующие органы или хранением архива на жестком диске компьютера.

Автоматизация – это рост эффективности и повышение качества ведения бухгалтерского учета юридических лиц. Лишь правильная постановка задачи позволит запустить процесс и достигнуть желанной цели.

В ином случае, бухгалтерский труд станет еще тяжелее, поскольку к привычным обязанностям добавится необходимость ввода информации в компьютер, а затраты на программное обеспечение не окупятся вовсе.

При правильной постановке цели и выполнении ряда других требований, как правило, происходят следующие заметные преобразования:

1. Упорядочение бухгалтерского учета. Ручная выборка оборотов по одному из многочисленных субсчетов занимает несколько часов. Автоматизация позволяет получить ее нажатием двух клавиш вывода данных на экран и распечатки.
2. Увеличение объема исходных данных для принятия взвешенных управленческих решений. Бухгалтерская программа выдает аналитику по счетам в нескольких разрезах.
3. Уменьшение количества ошибок. Ключевой фактор, поскольку сокращает размер издержек по оплате пеней и штрафов, чья причина в небрежности и невнимательности.
4. Оперативность. При традиционном учете специалисты вынуждены делать проводки с задержкой, вызванной большим объемом первичной документации. В этой же связи квартальная и годовая отчетность сдается в крайний срок. С введением АИС уважительных причин для опоздания не остается.
5. Экономичность. Практика показала, что обновление старых бухгалтерских параметров, среди которых форма первичных документов, план и типовая корреспонденция счетов, позволяет сократить налогооблагаемую базу юридического лица без применения рискованных и противозаконных схем.
6. Распределение информационной базы. Большие компании часто имеют сложную структуру своих представительств и подразделений (магазины, филиалы, склады, пункты приема заказов), не объединяемых локальной сетью. АИС обеспечивают условия работы с разрозненными информационными базами, созданными с учетом структурной специфики юридического лица, а также обеспечивают:

• полную или частичную синхронизацию данных,
• индивидуальный подход и способ для изменения параметров,
• большое количество автономных информационных баз,
• настройку структуры синхронизируемых сведений.

Отсутствие перечисленных преобразований в компании сигнализирует о псевдоавтоматизации, и означает, что персонал не освоил преимущества современных технологий. Последствия этого удручающи – работы становится все больше, а начальство справедливо негодует, не понимая, зачем были израсходованы деньги на компьютерное оборудование, программное обеспечение и его внедрение.

Критерии выбора программы по автоматизации бухгалтерского учета

В нынешних условиях рыночной экономики руководителям приходится контролировать все финансово-хозяйственные аспекты функционирования компании.

Опираясь на результаты обработки информации, принимаются те или иные управленческие решения, взвешенность которых зависит от качества систематизирования исходных данных. Отсутствие достоверных сведений может привести к серьезным убыткам организации.

Поэтому крайне важно выбрать качественное, отвечающее всем требованиям компании программное обеспечение.

Существует несколько основных критериев выбора оптимальной и недорогой бухгалтерской программы:

1. Простота в освоении и эксплуатации. Существенная технологическая нагрузка на сотрудников бухгалтерии зачастую не оставляет им времени на дополнительное образование или компьютерные курсы. Программа должна обладать интерфейсом с достаточным уровнем адаптивности и интуитивно понятными правилами работы в ней. Полезные информационные технологии облегчают, а не усложняют бухгалтерский труд.
2. Логико-арифметическая увязка параметров. Критерий обеспечения целостности базы данных, а также достоверности и полноты сведений отчетной документации.
3. Пропускная способность. Обуславливается сравнительно большим объемом входящих сведений, необходимостью их своевременной обработки, передачи и хранения.

Хорошая АИС позволяет качественно вести учет независимо от масштаба и программно-аппаратной платформы. Она надежна в эксплуатации. Под этим понимается ее защищенность от вероятных сбоев и неумышленной порчи информации.

Важно, чтобы поврежденная база оперативно восстанавливалась, а функционирование системы быстро возобновлялась. От того, какой репутацией обладает фирма-производитель, зависит уровень гарантийного сервисного обслуживания.

Необходимо помнить то, что за советом придется обратиться не один раз.

В техническом плане бухгалтерские программы должны, как минимум, правильно выполнять арифметические расчеты, заполнять и распечатывать первичную и отчетную документацию, корректно переносить сведения из одной печатной формы в другую, и предоставлять доступ к архивным сведениям предыдущих месяцев.

Подготовка к внедрению АИС

Подготовка к автоматизации бухгалтерского учета начинается задолго до внедрения программного обеспечения (ПО), и объединяет несколько этапов:

1. Оптимизация.
2. Определение ее масштаба.
3. Выбор задачи.
4. Приобретение ПО и соответствующей техники.

Оптимизация

Современные АИС весьма восприимчивы к специфике компаний. Для их настройки необходимо лишь правильно определиться с исходными параметрами. Перед приобретением ПО осуществляется полный анализ системы бухгалтерского учета компании:

• план счетов,
• используемый анализ,
• первичная документация,
• форма учетных регистров.

По ходу оптимизации выявляются слабые места для увеличения эффективности системной работы в будущем. Большинство фирм, внедряющих АИС, не уделяет этому этапу должного внимания, и переносят старые проблемы в обновленную среду.

Определение масштаба автоматизации

На втором этапе подготовки выясняется объем автоматизации бухгалтерии и порядок переноса в электронную базу выбранных разделов учета. Вопрос актуален лишь для больших организаций, поскольку малые компании сразу предоставляют всю информацию о делах фирмы.

Постановка задачи

Заключается в определении списка документов и регистров, нужных юридическому лицу, которые будет предоставлять автоматизированный бухгалтерский учет, а также требований к ним.

При стандартных настройках АИС выдает:

• первичную документацию,
• регистры,
• данные для внутренних нужд фирмы,
• бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и прочим платежам.

Выбор ПО и техники

Итоги оптимизации, порядок и масштаб автоматизации, постановка задачи – необходимые условия окончательного выбора бухгалтерской программы. В другом случае может случиться, что приобретенная ранее АИС не обладает нужными функциями для эффективной обработки данных. Это чревато незапланированными тратами на новую программу.

Вопрос выбора техники не включен в бухгалтерские обязанности, однако весьма важен для всех. Компьютер выбирается по следующим критериям:

• установленное бухгалтерское ПО. Для одних АИС требуется больше ресурсов, другим меньше. Для сетевых информационных технологий компьютер должен быть мощнее,
• количество операций. Чем интенсивнее хозяйственная деятельность компании, тем больше проводок вводится в ПО. Обработка большого объема данных требует значительных ресурсов, следовательно, на большом предприятии должен быть компьютер помощнее.

Запуск процесса автоматизации бухгалтерского учета

Полноценное прохождение подготовки к внедрению АИС может означать лишь одно – компания готова выйти на более высокий уровень своего развития.

Когда программное обеспечение приобретено, решены все технические вопросы, можно приступать к работе с ней. Внедрение осуществляется собственными силами или с помощью специализированной сторонней организации.

Второй вариант дороже, однако стоит того, поскольку требует сравнительно много времени и усилий квалифицированных и опытных мастеров.

В целом, стандартная процедура внедрения выглядит следующим образом:

1. Ввод параметров настройки плана счетов, выбранного по итогам оптимизации учета, в результате постановки задачи, ориентируясь на общую специфику организации.
2. Настройка стандартных для фирмы проводок. Их выбор тоже зависит от параметров хозяйственной деятельности компании.
3. Введение форм первичной документации, определяемых по критериям постановки задачи.
4. Настройка параметров налоговой и бухгалтерской отчетности так, чтобы она формировалась автоматически ежеквартально.

Читайте также:  Можно ли при регистрации ооо в качестве юрадреса использовать адрес, принадлежащего одному из учредителей загородного дома

При завершении настройки проводится тестирование, по результатам которого следует приступить к выполнению работы.

Прогресс сделает свое дело, а время внесет свои коррективы:

• бывает, что вид хозяйственной деятельности фирмы меняется, что обязательно влечет за собой перенастройку плана счетов, форм первичной документации или автоматических проводок стандартных операций фирмы,
• временами меняются формы бухгалтерской и налоговой отчетности. В этой связи приходится донастраивать их на новый лад. Как правило, фирмы-производители отслеживают подобные нововведения и своевременно предлагают своим клиентам новые бланки. Такой оперативности, впрочем, не приходится ждать в регионах, поскольку московские разработчики не могут отследить все изменения на местных уровнях.

Эта обязанность ожидаемо возлагается на бухгалтера, который несет прямую ответственность за достоверность и правильность подачи соответствующей отчетной документации в контролирующие государственный органы. Освоение нехитрых приемов работы в АИС дает дополнительный импульс для развития его карьеры и повышения уровня квалификации.

Решение любых проблем с ведением бухгалтерского учета с помощью опытных экспертов нашей компании. Решаем даже самые сложные случаи в кратчайшие сроки.

Источник: https://xn--80ajpfhbgomfh1b.xn--p1ai/blog/buhgalteriya/avtomatizaciya-buhgalterskogo-ucheta/

Автоматизация бухгалтерского учета как критерий повышения качества отчетных данных

Ключевые слова: АВТОМАТИЗАЦИЯ; БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ; ОТЧЕТНОСТЬ; БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОГРАММЫ; AUTOMATION; ACCOUNTING; REPORTING; ACCOUNTING SOFTWARE.

Аннотация: В статье рассмотрена актуальность процессов автоматизации для эффективного ведения бизнеса. Описаны основные автоматизированные бухгалтерские программы, применяемые российскими предприятиями. Обоснованы положительные стороны автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учёта является одной из важных составляющих процесса организации и ведении бухгалтерского учёта в любой отросли экономической деятельности.

Автоматизация повышает качество и эффективность управления предприятиями, снижает вероятность ошибок и временные затраты персонала, и как следствие – способствует увеличению количества обрабатываемых бухгалтерских операций [1, 2].

Выбор оптимальной автоматизированной системы бухучета способствует не только сокращению издержек фирмы, но и повышению качества учетных данных и отчетности [9]. В свою очередь, качественно подготовленная, достоверная отчетность, соответствующая требованиям ее составления, способствует повышению инвестиционной привлекательности фирмы [10].

Обратите внимание

Автоматизация бухгалтерского учета — неотъемлемый элемент современного бизнеса, так как с момента внедрения науки и техники роль автоматизации приобретает важное значение в ведении бухгалтерского учета для любого предприятия [3].

Так, благодаря автоматизации: — повышается эффективность управления предприятием; — возрастает качество ведения бухучета;

— гарантируется сокращение числа ошибок и т.д.

При использовании автоматизации учета происходит улучшение процесса производства и ведения бизнеса. В свою очередь, развитие современных информационных технологий и их широкое применение в экономической практике способствуют правильной организации бухгалтерского учета [4].

В настоящее время применяется множество программ по автоматизации бухгалтерского учета, такие как: 1C:Бухгалтерия, ИНФО-Бухгалтер, Парус-бухгалтерия, БЭСТ и другие. Рассмотрим кратко некоторые из них.

Программу «1С:Бухгалтерия» применяют для автоматизации бухучета и налогового учета, в т.ч. для подготовки обязательной отчетности в организации.

В системе «Парус-бухгалтерия» ведется учет документов финансово-хозяйственной деятельности организации, отражаются данные о хозяйственных операциях на счетах бухучета, производится получение внутренней и внешней отчетности.

«Инфо-бухгалтер» используется для автоматизированного ведения всех разделов бухучета: операций по банку и кассе; основным средствам и нематериальным активам; материалам; учету в оптово-розничной торговле; учету валютных операций; для расчетов с подотчетными лицами; расчетов по зарплате; кадровому учету. Программа «БЭСТ» позволяет автоматизировать учет предприятий торговли, производства, сферы услуг, а так же бюджетных организаций.

Наибольшее распространение в отечественной учетной практике получили программы «1С:Бухгалтерия» и «ИНФО-Бухгалтер». Для предприятий со специфической формой построения бухгалтерского учета более удобным будет использование программу «Парус-бухгалтерия». А для предприятий оптовой торговли наиболее подходящей является программа «БЭСТ» [6].

Более подробно рассмотрим особенности системы «1С:Бухгалтерия».

Данная программа используется для ведения бухучета в различных сферах: оптовой и розничной торговле, в производстве, в строительстве и т.д.

Важно

Система ведет учет по следующим разделам [8]: — банковские операции и кассовые операции; — расчеты с контрагентами; — основные средства (ОС) и нематериальные активы (НМА); — торговые операции, в т.ч.

в розничной и комиссионной торговле; — основные и вспомогательные производства, полуфабрикаты;

— зарплата, кадровый и персонифицированный учет.

Программа автоматически выполняет завершение операций месяца, готовит регламентированную отчетность, формирует стандартные бухгалтерские отчеты с широкими возможностями их настройки и механизмом расшифровки показателей. Данное программное обеспечение осуществляет взаимодействие с другими конфигурациями (с такими как «1С:Зарплата и Управление Персоналом» и «1С:Управление торговлей» по средствам применения механизма обмена данными.

«Инфо-бухгалтер» разработана с учетом современных технологий в области бухгалтерского программного обеспечения. Программа автоматизирует бухучет и налоговый учет, в т.ч.

в ней автоматически формируются все отчетные документы, разработанные в соответствии с требованиями ФНС. Стоимость, например, «Инфо-Бухгалтер» составляет от 9700 руб. (при первоначальной покупке).

Сетевая версия на 2 рабочих места идет по цене 10900 руб.

Система ведет учет по следующим разделам [7]: — ОС и НМА; — упрощенная система налогообложения (УСН); — расчеты с контрагентами; — косвенные расходы; — НДС; — зарплата, кадры и персонифицированный учет; — налог на прибыль (налоговый учет); — деятельность, облагаемая ЕНВД; — доходы и расходы индивидуальных предпринимателей (ИП) — плательщиков НДФЛ; — банковские и кассовые операции (блок «денежные средства»);

— заключительные операции месяца.

Программа осуществляет загрузку классификаторов и курса валют, контролирует проводимые операции и, тем самым, исключает ошибочные ситуации. Система управляет доступом к учетным данным. Работа осуществляется с распределенными информационными базами, имеется возможность использовать торговое оборудование.

«БЭСТ» подразделяют на:

— «Автоматизация малых и средних предприятий», где автоматизация производится в рамках комплексной системы «БЭСТ-5 — Информационная система управления предприятием». Система обеспечена развитыми и гибкими средствами регистрации хозяйственных операций в оперативном режиме — при одновременном их отражении в бухучете, налоговом и управленческом учете.

Программа автоматизирует значительную часть бизнес-процессов предприятия и обеспечивает их адекватное представление в виде набора взаимосвязанных документов. Имеет возможности прямой регистрации данных по каждому виду учета.

Кроме стандартных планов счетов (которые входят в поставку системы) имеется возможность создания и настройки своих собственные планов счетов.

— «Автоматизация небольших предприятий и индивидуальных предпринимателей» — предлагает решение для автоматизации учета указанных субъектов, работающих в сфере торговли и предоставления услуг («БЭСТ-5. Мой бизнес»).

Совет

Программа обеспечивает ведение бухучета и налогового учета по УСН или общей системе налогообложения, включая ЕНВД, производит формирование и печать первичных документов до подготовки отчетности предприятия.

В системе автоматизирована разноска данных оперативного учета по счетам бухучета и налогового учета (документ — проводки) с записью в книгу хозяйственных операций. Обрабатывает сведения касающиеся движения имущества, начисления и выдачи заработной платы, других финансовых операций.

Важную роль в обеспечении качества учетной информации играет применение современных технических, программных (профессиональные бухгалтерские программные продукты) и информационно-консультационных ресурсов.

Применение перечисленных ресурсов, проявляющееся, в основном, в автоматизации бухгалтерского учета, повышает качество учетной информации, является объективной необходимостью и относится к одному из методов повышения эффективности управленческих процессов [5].

Главными задачами автоматизации бухгалтерского учёта является: — функциональные аспекты бухгалтерской системы; — точные арифметические расчеты; — обеспечение подготовки, заполнения, проверки и распечатки первичных и отчетных документов; — осуществление безошибочных переносных данных; — производительность накопления итогов и исчисление процентов произвольных степеней сложности;

— обеспечивать обращение к данным и отчетам за предыдущие периоды.

Для выполнения всех выше перечисленных задач, система должна располагать единой базой по текущему состоянию бухучёта на предприятии, которая обязательно должна соответствовать структуре плана счетов, основным параметрам настройкам системы. Так же должен быть единый архив всех данных для удобства получения любых сведений об учёте предприятия.

Мы считаем, что автоматизация бухучёта облегчает и ускоряет выполнение обязанностей бухгалтера, уменьшает количество ошибок, обеспечивает оперативность в области ведения учета и принятия управленческих решений. Использование современных бухгалтерских программ также делает намного проще аналитический и синтетический учет.

Обратите внимание

Таким образом, отметим, что автоматизация бухучета является процессом, при котором в результате перевода бухгалтерии на ЭВМ повышается ее эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии в целом.

И перед тем как принимать решение об использовании той или иной автоматизированной программы следует обозначить цели, которые будут достигнуты при применении конкретной программы.

Список литературы

1. Ковалёва Ю.С., Терехов А.М. Особенности ведения бухгалтерского учета в строительных организациях // В сборнике: Промышленное развитие России: проблемы, перспективы сборник статей по материалам XIII Международной научно-практической конференции преподавателей, ученых, специалистов, аспирантов, студентов. 2015. С. 186-190.
2. Котова А.А., Лихацкая Е.А. Актуальные проблемы автоматизации бухгалтерского учета в России // В сборнике: Актуальные вопросы экономических и юридических наук в эпоху перемен. Место России в мировом сообществе Межвузовская научно-практическая конференция. Филиал НОУ ВПО «Московский институт предпринимательства и права» в г. Ростове-на-Дону. 2014. С. 98.
3. Мизиковский И.Е. Использование принципов отчетности устойчивого развития в управленческом учете // Вестник Нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского. 2014. № 3-1. С. 194-196.
4. Мизиковский И.Е. Совершенствование системы управления предприятием строительной индустрии // Вестник Нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского. 2013. № 6-1. С. 299-301.
5. Мизиковский И.Е., Милосердова А.Н. Формирование эффективной системы внутреннего контроля предприятий общественного питания // В книге: Проблемы и перспективы регионального развития Материалы научно-практической конференции с международным участием. Редакционная коллегия: О.Н. Косырева, П.В. Мухин, Ю.В. Родионова. 2013. С. 95-98.
6. Николенко П.Г., Терехов А.М. Формирование клиентурных отношений в сфере сервиса: Учебное пособие / Нижний Новгород, 2017.
7. Ольшанская Т.В. Компьютерные системы бухгалтерского учета: выбор вариантов автоматизации учета // В сборнике: Развитие современного общества в условиях реформ: вопросы экономики и управления Материалы III Межвузовской научно-практической конференции. под общ. редакцией Е.В. Королюк. 2014. С. 148-151.
8. Тетянникова М.С. Автоматизация процессов бухгалтерского учёта // В сборнике: Перспективы развития науки и образования сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции: в 13 частях. 2015. С. 129-130.
9. Терехов А.М. Биологические активы сельскохозяйственного предприятия и их классификация // Вестник Мичуринского государственного аграрного университета. 2012. № 2. С. 170-172.
10. Терехов А.М. Бухгалтерский учет и оценка биологических активов в сельскохозяйственных организациях: автореферат диссертации на соискание ученой степени / Национальный исследовательский Нижегородский государственный университет им. Н.И. Лобачевского. Нижний Новгород, 2015.

Источник: http://novaum.ru/public/p184