3 приема организации работы филиалов, которые используют крупные компании

Выход компании в регионы. Инструкция к применению

Светлана Моисеева

Любая компания, успешно действующая на рынке, в конце концов, приходит к тому, что ей необходимо развиваться и выходить на новые рынки путем расширения присутствия в других регионах. Причины торговой экспансии могут быть разными: неудовлетворенность работой своей дилерской сети, следование за крупными клиентами, например, торговыми сетями, развитие розничного направления, падение продаж.

Подробнее о Системе оперативно-аналитического контроля продаж, включая: содержание, рабочие формы, отчеты, процедуры — здесь:

Экспансии в регионы — это всегда сложный и трудоемкий процесс. Как правило, основными целями в освоении новых регионов являются: увеличение доли рынка, следование или опережение своих сетевых клиентов. Присутствие компании в регионах является одним из факторов, влияющих на увеличение стоимости бизнеса при условии рентабельности формы присутствия в регионе.

Обратите внимание

Для того, чтобы с минимальными затратами выйти на региональные рынки, первым делом, эти рынки необходимо изучить. В этом должны помочь маркетинговые исследования.

Исследование рынка

Для сбора и получения маркетинговой информации, конечно, лучше всего обратиться к профессионалам. Если же нет возможности привлечь сторонних специалистов, то можно попытаться провести исследование своими силами. Для этого компании необходимо провести исследование в 3 направлениях:

             Анализ рынка региона,

             Анализ основных клиентов (потребителей),

             Анализ конкурентов.

Как выбрать оптимальные регионы для экспансии?

Для выбора региона необходимо сформулировать критерии привлекательности данного рынка, обозначить его границы, емкость, оценить уровень конкуренции, риски.

Анализ рынка региона должен дать информацию о масштабе рынка, динамике развития, структуре рынка, об основных участниках рынка (потребители, производители, дистрибуторы).

Для компаний, которые ведут агрессивную региональную политику, особенно активно в этой области работает банковский сектор, целью является максимальный охват регионов.

Компании, планирующие спокойное региональное развитие, чаще всего ориентируются на политику охвата перспективных регионов. При этой стратегии важно выявить, какие регионы могут привести к максимальной отдаче при открытии филиалов, а в каких оставить (улучшить) продажи через дилеров (дистрибуторов).

Как же определиться с регионом?

В первую очередь, мы выбираем города — милионники: Москва, Санкт-Петербург, Новосибирск, Екатеринбург, Нижний Новгород, Самара, Омск, Казань, Челябинск, Ростов-на-Дону, Уфа, Волгоград, Пермь.

Далее находим крупные города, максимально приближенные к выбранному городу — миллионику. Например, городами — спутниками Самары являются Новокуйбышевск, Чапаевск, Жигулёвск. Следовательно, если открыть в Самаре филиал, то в городах – спутниках целесообразно иметь торговых представителей.

Важно

Далее необходимо определить финансовую привлекательность выбранных регионов. Информацию можно получить из статистических данных Росстата (www.kgs.ru).

 Нас интересуют, в первую очередь, следующие параметры региона: численность населения, рейтинг инвестиционной привлекательности, оборот розничной торговли, оборот оптовой торговли, среднемесячная зарплата, среднемесячный доход семей, динамика цен, промышленная структура региона, состояние логистики в регионе.

После того как рынки определены следует создать профиль потребителей (клиентов) на этих рынках и соотнести его с профилем основных клиентов компании. Для этого необходимо провести анализ основных потребителей.

Информацию о потребителях (клиентах) можно получить следующим образом: провести анализ своей клиентской региональной базы, проанализировать региональные аналитические отчеты, опросить своих клиентов, провести переговоры с потенциальными клиентами.

В данной части исследования необходимо определить существуют ли в регионе так называемые «якорные» клиенты для компании (существующие, потенциальные).

Анализ основных потребителей должен дать информацию о компаниях, занимающих определенные доли рынка, ассортименте потребляемых товаров, среднем объеме и сумме заказа.

Следующим важным шагом является выявление наличия в регионе конкурентов, способных затруднить выход вашей компании на данный рынок.

Совет

Анализ конкурентов (производителей и дистрибуторов) должен дать представление об основных участниках рынка, существующих торговых марках на рынке; ценовой политике конкурентов, об условиях поставок и оплат, о методах продвижения (реклама, способы увеличения продаж), каналах сбыта продукции, дать оценку слабых и сильных сторон конкурентов.

В результате такого маркетингового исследования компания получает информацию, с помощью которой можно определить привлекательность рынков и их перспективность, оценить стоимость входа на рынок, минимизировать финансовые риски, понять региональные особенности ведения бизнеса, определить уровень и качество конкуренции в различных сегментах и регионах, определить, как наиболее эффективно использовать активы и ресурсы компании.

Выбор модели регионального развития

После получения маркетинговой информации можно переходить к следующему шагу – выбору модели:

o        Развитие дилерской сети

o        Работа по франшизе

o        Открытие регионального представительства/филиала

o        Региональный (территориальный) представитель: либо самостоятельное присутствие, либо выделенная команда (в месте расположения дилера).

o        Специализированные компании («рынок под ключ»)[1].

В таблице 1 мы попробовали кратко обозначить плюсы и минусы каждой модели, опираясь на опыт проектов с нашими клиентами.

Таблица 1 Модели регионального развития

Варианты Плюсы Минусы
Развитие дилерской сети -Наличие готовой структуры в регионе-Быстрый выход на региональный рынок-Использование средств дилера -Сложность управления и влияния-Сложность внедрения стандартов-Риск разрыва отношений-Сложность получения информации-Снижение рентабельности продаж
Продажа франшизы -Минимальные финансовые вложения-Внедрение корпоративных стандартов -Имиджевые риски-Получение только процента от прибыли-Сложность дистанционного контроля франчайзи-Разработка подробнейших стандартов
Открытие регионального представительства/филиала -Управляемость продаж-Соблюдение стандартов-Стабильность присутствия в регионе-Увеличение стоимости компании-Оперативность -Большие затраты-Подбор персонала-Контроль за деятельностью филиала
Региональный (территориальный) представитель -Наличие специалиста в регионе-Минимальные затраты на организацию-Быстрота передачи заказов-Оперативность -Высокий риск зависимости от одного человека-Работа сотрудника на конкурентов-Уровень компетентности сотрудника

Для определения наиболее оптимальной модели следует посчитать разницу в марже, планируемую к получению из региона. К выбору модели работы следует отнестись очень серьезно, так как при неправильном выборе, затраты на работу филиала могут «съесть» всю прибыль, и в итоге филиал не выйдет на самоокупаемость.

В нашей практике был пример, когда дистрибуторская компания производителя осуществляла поставки продукции в республику Казахстан через местных дистрибуторов. В дальнейшем компания, оценив объемы отгрузок в данный регион, решила открыть там свой распределительный дистрибуционный центр.

После открытия дистрибуционного центра выяснилось, что ключевые клиенты не хотят работать с данным центром, так как они все равно ездят в Москву за товаром других поставщиков, и им удобнее брать товар в Москве, чем в регионе.

Следствием выбора такой модели присутствия явилось падение продаж по данному региону почти в 3 раза.

Многие компании, вышедшие на рынок Екатеринбурга, столкнулись с проблемой рентабельности филиала. Не все из них серьезно отнеслись к тому факту, что рынок уже сформирован и поделен между крупными дистрибуторами (особенно это касается продуктового направления).

Это повлекло за собой большие финансовые затраты на поддержание филиала, так как развитие территории шло очень медленно.

Поэтому для компаний, которые не готовы к большим финансовым затратам, оптимально подойдут модели: регионального представителя или работа с крупным дистрибутором, который может стать эксклюзивным представителем компании и заняться продвижением ее продукции. В дальнейшем уже можно думать и над открытием своего филиала.

Обратите внимание

Открывать свои филиалы (представительства) следует только в том случае, если в самой компании выстроена система продаж с четкой регламентацией и жестким управлением.

Те компании, которые решаются открыть филиал или представительство зачастую стоят перед вопросом какую организационно-правовую форму работы выбрать (таблица 2).

Таблица 2. Основные характеристики филиалов и представительств

Представительство Филиал
Функции Осуществляет только юридические действия от имени общества Осуществляет как юридические, так и фактические действия
Процессы ·         Налаживать деловые контакты.·         Заключать договоры с контрагентами.·         Рекламировать товар, работы, услуги.·         Представлять интересы компании в регионе. ·         Налаживать деловые контакты.·         Заключать договоры с контрагентами.·         Рекламировать товар, работы, услуги.·         Представлять интересы компании в регионе.·         Участие в процессе производства товаров, услуг, работ.·         Прием, отпуск товара потребителям.
Статус Не являются юридическими лицами·         не могут быть самостоятельными субъектами гражданских правоотношений;·         не обладают собственной гражданской правосубъектностью и правоспособностью;·         представляют собой части целого предприятия. Не являются юридическими лицами·         не могут быть самостоятельными субъектами гражданских правоотношений;·         не обладают собственной гражданской правосубъектностью и правоспособностью;·         представляют собой части целого предприятия.
Решение об учреждении обособленного подразделения Соответствующий орган управления общества:В АО — Совет директоров, а при его отсутствии — общее собрание акционеров.

Источник: https://www.unitcon.ru/stati-i-dokumenty/interesnye-stati/83-marketing-i-sbyt/673-vykhod-kompanii-v-regiony-instruktsiya-k-primeneniyu.html

Как оценить эффективность работы филиалов

Если нужно оценить эффективность работы филиалов компании, составьте отчет. Наши рекомендации подскажут, какие показатели в него включить, где взять исходные данные.

Используйте пошаговые руководства:

Чтобы сопоставить филиалы компании по эффективности, воспользуйтесь специальным отчетом. Составляйте его раз в квартал. Данные возьмите из квартального баланса и отчета о финансовых результатах филиалов. Если компания не формирует ежеквартальный баланс, воспользуйтесь информацией из оборотно-сальдовых ведомостей по соответствующим счетам.

Такой отчет поможет определиться, какие из филиалов пора закрыть, для каких разработать антикризисный план.

Как составить основной отчет об эффективности сопоставимых филиалов

Чтобы сформировать отчет об эффективности работы филиалов, по вертикали перечислите показатели:

В последней строке рассчитайте рентабельность по EBITDA.

Формула. Рентабельность по EBITDA

Используемые обозначенияРасшифровкаЕдиницы измеренияИсточник данных
Рентабельность по EBITDA % Результат расчета
Прибыль до вычета налогов, процентов, износа и амортизации руб. Рассчитывается по формуле
Выручка от продаж руб. Отчет о финансовых результатах

В графах по горизонтали укажите номер филиала, фактические и плановые данные за анализируемый период, факт прошлого периода. Рассчитайте процент выполнения плана и темп прироста по отношению к факту предыдущего периода.

Таблица 1. Отчет об эффективности работы сопоставимых филиалов за I квартал 2017 года

ПоказательФилиал 1Филиал 2IV кв. 2016 фактI кв. 2017 фактI кв. 2017 планТемп прироста, %Выполнение плана, %IV кв. 2016 фактI кв. 2017 фактI кв. 2017 планТемп прироста, %Выполнение плана, %
Выручка, тыс. руб. 1900 2000 1800 5,3 111,1 1850 2100 2000 13,5 105,0
Маржинальный доход, тыс. руб. 550 600 600 9,1 100,0 680 775 700 14,0 110,7
Рентабельность по маржинальному доходу, % 30,0 33,3 36,9 35,0
Операционная прибыль, тыс. руб. 111 100 100 -9,9 100,0 100 120 100 20,0 120,0
Рентабельность по операционной прибыли, % 5,0 5,6 5,7 5,0
EBITDA, тыс. руб. 145 137 150 -5,5 91,3 111 130 156 17,1 83,3
Рентабельность по EBITDA, % 6,9 8,3 6,2 7,8

Какие дополнительные данные помогут разобраться в эффективности работы филиалов

Сформируйте дополнительный отчет об эффективности работы филиалов, если показатели основного отчета ухудшились. В форму отчета включите:

Таблица 2. Дополнительный отчет об эффективности работы сопоставимых филиалов за I квартал 2017 года

ПоказательФилиал № 1Филиал № 2
Рентабельность собственного капитала, % 2,6 4,2
Коэффициент покрытия инвестиций, ед. 0,78 0,82
Период оборота дебиторской задолженности, дней 83 70
Период оборота кредиторской задолженности, дней 68 65
Период оборота товарно-материальных ценностей, дней 58 54
Финансовый цикл, дней 73 59
Выручка на одного сотрудника, тыс. руб. 38,1 36,5
Операционная прибыль на одного сотрудника, тыс. руб. 1,9 2,1
Фондоотдача, ед. 3 2,7
Доля просроченной дебиторской задолженности в общей дебиторской задолженности, % 16,2 24,6
Доля продаж новым клиентам, % 15 16,7
Читайте также:  Главные российские проблемы развития малого и среднего бизнеса

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Источник: https://fd.ru/articles/158549-sqf-17-m4-kak-otsenit-effektivnost-raboty-filialov

Как вести кадровую документации в филиале компании

В ходе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы.

Правовой статус филиала

Юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер

Филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, его составными частями, не будучи сами юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (п.п. 2 и 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ).

Поэтому юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер.

Подразделения в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными актами, регулирующими деятельность создавшей их организации, а работники обособленных подразделений – это персонал данной организации.

В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах. Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне.

В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства:

  1. Централизованное – характерно в отношении филиалов, находящихся в одном с головной компанией городе. Проблем обычно не возникает: вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре – кадровой службе головной организации. Трудовые книжки работников всех филиалов хранятся в одном месте, а при увольнении человек приезжает в отдел кадров и лично забирает свою трудовую книжку.
  2. Децентрализованное – ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом служба персонала головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников компании, включая и работников обособленных подразделений, а в филиалах хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.
  3. «Смешанное» – предполагает как централизованное оформление кадровых документов (например, оформление приема на работу, прекращения трудового договора), так и децентрализованное (наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел). Деление обычно производится по разным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение1.

Сложнее обстоит ситуация с филиалами, расположенными в других городах. Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.

При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании. Если у нее один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то ведение кадровой документации целесообразно поручить одному из работников подразделения для последующей передачи в головной офис.

Если же много обособленных подразделений в разных регионах страны, то лучше делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой.

Важно

Полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, необходимо оформить должным образом.

Определение полномочий руководителя филиала

Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ). Чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия в трудовом договоре или доверенности.

В трудовом договоре эти полномочия можно отразить так:

Как провести кадровый аудит филиала

Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале от имени руководителя организации. Законодательство РФ не устанавливает единого перечня документов, которые обязательно должны иметься в организации или ее филиале.

В филиале должен быть полный комплект обязательной кадровой документации, но ряд локальных нормативных актов присылается из головной организации:

  • штатное расписание, которое для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, относящаяся к деятельности филиала, или его копия, которая заверяется и передается в филиал компании;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • положение об оплате труда;
  • положение о стимулирующих добавках;
  • положение о командировках.

В филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации

Также в филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации. Сотрудники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверки копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.

Результаты проведения кадрового аудита филиала оформляются актом. Акт подписывают все лица, которые принимали участие в проведении аудита кадровой документации филиала.

Кадровая документация филиала может проверяться местным подразделением Федеральной инспекции труда. Но ответственность за деятельность филиала как структурного подразделения несет головная организация, поэтому если сотрудник филиала обратится в суд для защиты своих интересов, ответчиком будет именно она.

Как правильно действовать службе документационного обеспечения управления (ДОУ), если организация ликвидирует свой филиал?

Первоначально службе ДОУ необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации:

  • печать филиала;
  • документы о закрытии счета и карточку с образцами подписей и оттиском печати филиала;
  • все свидетельства и лицензии на право осуществления отдельных видов деятельности, если они реализовывались филиалом;
  • генеральную доверенность на директора филиала, специальные доверенности на сотрудников филиала и журнал регистрации доверенностей;
  • акты сверки расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, документы об отсутствии задолженности или сроках ее погашения (их нужно передать в бухгалтерию);
  • штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности);
  • бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
  • документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
  • номенклатуру дел и все документы постоянного срока хранения по номенклатуре;
  • описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям – архивные документы постоянного срока хранения.

Затем следует подготовить проект приказа руководителя организации об утверждении плана мероприятий (с указанием сроков, ответственных и пр.) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации.

При этом компания сама решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или передать их в архивный фонд головной организации, а также как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению, и т.п. Целесообразно привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, поскольку иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются, в то время как первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет.

Поскольку все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.п. Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала.

Совет

Как правильно перевести работника из филиала в другой филиал: уволить в порядке перевода в другой филиал или издать приказ о переводе на другую постоянную работу? Кто должен издавать приказ о переводе: директор нашего филиала или директор того филиала, в который сотрудник просит его перевести?

Даже если обособленному подразделению предоставлены права и обязанности в области оформления кадровых документов, следует учитывать, что руководитель филиала правомочен решать кадровые вопросы только в пределах своего подразделения. Так, директор филиала имеет право принимать на работу сотрудников, переводить их на другую работу в филиале и решать вопросы о прекращении трудовых отношений по различным основаниям.

Перевод работника из одного филиала в другой выходит за пределы таких полномочий. В этом и состоит сложность принятия решения о переводе и порядка его оформления.

Ни директор филиала, где сейчас работает сотрудник, ни руководитель того подразделения, в которое сотрудник с его согласия будет переведен на другую работу, не имеют полномочий принимать решение о переводе и оформлять необходимые кадровые документы. Такими полномочиями обладает только руководитель организации.

Чтобы перевести сотрудника в другой филиал, его необходимо перевести на другую постоянную работу по правилам, предусмотренным ст. 72 ТК РФ, но с учетом некоторых моментов:

  1. Первоначально работник пишет заявление о переводе в другой филиал. Так как решение о переводе в другое обособленное структурное подразделение принимает руководитель организации, то заявление оформляется на его имя. После согласований с руководителями одного и другого филиалов глава организации принимает решение об оформлении перевода.
  2. После того как руководитель компании принял решение об оформлении перевода, документы работника передаются из филиала в кадровую службу головной организации. На практике передача документов может производиться по почте ценным либо заказным письмом или лично работниками кадровых служб. Самый надежный способ – несомненно, личная передача документов. Передачу документов из филиала и их получение в головной организации желательно сопровождать соответствующим актом.
  3. В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении.
  4. Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме № Т-5.
  5. После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки, и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения. В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).
  6. Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ) и в личную карточку работника – форму Т-2 в филиале, куда осуществлен перевод. Там трудовая книжка вносится в книгу учета движения трудовых книжек, личная карточка продолжает вестись в установленном порядке.
  7. В соответствии с ч. 2 ст. 225 ТК РФ для сотрудников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда.
Читайте также:  7 принципов делегирования, которые упростят вашу жизнь

Существует ошибочное мнение, что перевод из одного обособленного подразделения в другое оформляется путем увольнения работника в порядке перевода по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Напомним, что обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами, и сотрудник при переводе из филиала в филиал продолжает работать у того же работодателя. Поэтому и увольнять его в данном случае незаконно, т.к. оснований прекращения трудового договора нет.

Речь идет о переводе на другую работу у того же работодателя (в другое подразделение на ту же должность или на другую). У этого перевода есть определенные особенности, обусловленные территориальной обособленностью подразделений.

Таким образом, перевод работников из одного филиала в другой осуществляется по общим правилам, предусмотренным для перевода работника из одного структурного подразделения в другое. При этом особенность документального оформления такого перевода напрямую зависит от формы организации кадрового делопроизводства, установленной в компании.

Как отразить в локальных нормативных актах организации особенности ведения кадрового делопроизводства в ее филиалах?

В инструкции по кадровому делопроизводству, утверждаемой руководителем головной организации, может быть установлено следующее:

Где хранятся трудовые договоры и трудовые книжки работников филиала?

Обратите внимание

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который назначает специально уполномоченное лицо.

Чтобы передать ведение трудовых книжек в филиал, работодателю необходимо:

  • создать единую кадровую службу;
  • изготовить для нее необходимое количество печатей;
  • уполномочить приказом (распоряжением) директора филиала производить ведение и хранение трудовых книжек сотрудников, работающих в обособленном подразделении.

В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации. Приказом директора филиала в обособленном подразделении назначается лицо, ответственное за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Должны быть заведены все обязательные учетные журналы.

Трудовые договоры с работниками филиала заключаются по месту нахождения филиала. Однако текст трудового договора в этом случае отличается от текста трудового договора головной организации (указывается место работы – филиал организации и его адрес).

Кадровая документация филиала, вышедшая из текущего делопроизводства, хранится в самом филиале.

Какую печать использовать – организации или филиала – при заверке записей в трудовых книжках?

Даже у специалистов с большим опытом кадровой работы возникают вопросы по поводу печати филиала.

Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение.

В свою очередь, печать подразделения, помимо указанной информации, также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение.

Важно

Таким образом, печать организации на документе подтверждает и факт создания документа конкретной компанией, и его подлинность, а печать подразделения – факт создания документа определенным обособленным подразделением организации и подлинность этого документа.

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-vesti-kadrovuyu-dokumentacii-v-filiale-kompanii

Чем отличается филиал от обособленного подразделения

Юридическое лицо, в отличие от ИП, имеет возможность и право открыть собственное обособленное подразделение. Их может быть и несколько. Существует ряд разновидностей «обособок». Чаще всего встречаются представительства и филиалы. Бывают и оборудованные рабочие места. Выясним, чем отличается филиал от обособленного подразделения как такового.

Особенности

Гражданский кодекс предусматривает право создавать организации для ведения предпринимательской деятельности. Юридические лица открывают, как правило, обычные граждане. Они же занимаются управлением собственного предприятия.

Любую фирму открывают для получения какого-то положительного результата. Юридические лица имеют такие же права, как и другие субъекты хозяйственной жизни.

Буквально каждая организация, зарегистрированная на территории РФ, может открыть филиал или обособленное подразделение (далее также – ОП). Это право закреплено в статье 55 ГК РФ.

Открывая обособленное подразделение своего предприятия, руководители должны понимать, что речь о создании нового юридического лица в этом случае не идет. Нет у ОП того же правового статуса.

Но для открытия обособленного подразделения одного желания недостаточно. Согласно Налоговому кодексу (ст. 11), оно должно иметь ряд признаков. А именно:

  • адрес головного офиса (тот, что записан в регистрационных и уставных документах) и адрес ОП не должны быть идентичными;
  • обязательно наличие оборудованных рабочих мест, введенных для работы сотрудников сроком от 1 месяца.

Налоговый кодекс содержит информацию и о возможных видах обособленных подразделений: филиал или представительство, или стационарное рабочее место (далее также – СРМ). Каждое из них имеет, как свои особенности, так и общие черты.

Например, об СРП данные в ЕГРЮЛ не заносят. А в случае с филиалом или представительством это обязательно.

Во время создания обособленного подразделения организации нужно заполнить специальный информирующий бланк (для каждого типа ОП он свой) и отнести его в ИФНС.

Подробнее об этом см. «Как открыть обособленное подразделение ООО: инструкция».

Разновидности

Информация о видах структурных подразделений есть сразу в нескольких законодательных актах, но данные в них разнятся. Так:

Гражданский кодекс Говорит о наличии всего двух разновидностей – филиале и представительстве. Все остальные он не упоминает как обособленные.
Налоговый кодекс Закон имеет право считать обособленным подразделением любые структуры компании, если они оборудованы СРМ.

Получается, что указанные кодексы несколько противоречат друг другу.

Отметим, что под рабочим местом понимают место, которое находится под контролем ответственных должностных лиц для выполнения сотрудником на нем своих непосредственных задач и обязанностей.

В число разновидностей ОП входят не только филиал и представительство. Этот список несколько больше. Закон позволяет признавать и другие структурные части организации обособленными подразделениями. Все они имеют общие черты и свои особенности.

Далее разберем более подробно отличие филиала от обособленного подразделения других типов.

Специфика филиала

Филиал – одна из наиболее часто встречаемых форм обособленных подразделений. Эта разновидность позволяет не просто создавать территориально удаленное ОП, но и наделять его множеством функций.

Важной особенностью является то, что филиал – это обособленное подразделение юридического лица, которое может одновременно с этим нести на себе функции и обязанности представительства.

Нельзя объединять понятия филиала и представительства. Эти две формы обособленного подразделения имеют много различий, функциональных, например. Даже определения из ГК РФ свидетельствуют об этом.

Совет

Чтобы иметь более четкое понимание, в чем отличие филиала от обособленного подразделения (таблица представлена ниже), необходимо рассмотреть функции, возможности и другие особенности каждой из форм.

Критерий Филиал Представительство СРМ
Какие задачи и функции выполняет Берет на себя функционал головной организации (частично или в полном объеме). Дополнительно может брать на себя функционал, свойственный представительству. Выступает в роли защитника и представителя головной организации. Происходит простое исполнение должностных обязанностей сотрудником на удаленном месте
Есть ли право на ведение коммерческой деятельности Имеет такое право Не занимается ведением коммерческой деятельности Коммерческая деятельность не предусмотрена. Создают только для рабочих отношений с сотрудниками.
Нужно ли ставить в известность ИФНС при открытии Такой обязанности нет Отправлять уведомление в ИФНС не нужно Отправка уведомления в ИФНС обязательна. Сделать это нужно не позднее чем через месяц после открытия.
Нужно ли вносить данные в ЕГРЮЛ Данные должны быть отображены Внести данные о представительстве необходимо Никакие сведения о создаваемых СРМ в ЕГРЮЛ не вносятся.
Что сделать для открытия Собственник компании должен принять соответствующее решение Владелец организации принимает соответствующее решение Приказ об открытии может быть принят исполнительным органом компании
Как правильно вести бухгалтерский учет (отдельно или совместно с головной организацией) Возможно отдельное или совместное ведение учета. Обе формы учета уместны Учет ведет только головной офис. Отдельное законом не предусмотрено.
Может ли быть отдельный от головного офиса расчетный счет Имеет право на открытие своего счета в банке Может производить расчеты при помощи своего счета в банке Не имеет права на открытие собственного счета в банке

Табличная форма позволяет наглядно понять, в чем разница филиала или обособленного подразделения другого типа. Филиал с представительством имеет больше общих черт, чем с СРМ. Последние по своему функционалу, правам и возможностям пусть и являются ОП, но вести самостоятельную деятельность не могут, а занимаются лишь текущей работой в рамках трудовых отношений.

Есть среди этих трех форм «обособок» и свои сходства, и свои различия. Они тесно переплетены друг с другом, но не теряют своей индивидуальности.

Больше всего в глаза бросаются отличия в функционале этих обособленных подразделений. Ведь тип той или иной структуре по закону присваивают как раз на основании задач, которые ставят перед филиалом, представительством или СРМ.

Отличается и целевая направленность каждой формы. Больше всего прав и возможностей имеет филиал. Пожалуй, это основное, чем отличается филиал от обособленного подразделения. Однако это не значит, что остальные ОП не востребованы на практике. Тут все зависит от целей самой организации. Нередко создают сразу несколько разновидностей обособленных подразделений.

Нельзя забывать и об общих чертах всех ОП. Несмотря на серьезные отличия в функционале, всех их не регистрируют в качестве отдельных юридических лиц. Они выступают лишь частью организации. При открытии любого из этих структурных подразделений не нужно вносить коррективы в устав.

Для работы ОП не нужно множества бумаг. Достаточно составить доверенность на его руководителя. Своих уставов эти подразделения не имеют. Главный документ для них – положения, на основании которых они и работают.

Подробнее об этом см. «Что нужно знать про положение об обособленном подразделении ООО: образец».

Наличие оборудованных рабочих мест – еще одно обязательное условие для абсолютно любого ОП. Будь то филиал или обособленное подразделение иного рода.

Какую форму выбрать

Вопрос о выборе формы ОП – филиал или представительство, или обособленное подразделение иного рода – может встать перед руководителем любой организации. Исходить нужно из:

  • функционала будущего структурного подразделения;
  • целей, для достижения которых его создают.
Читайте также:  4 вопроса, которые надо задавать на собеседовании с менеджером по продажам

Еще на этапе планирования нужно решить, будет ли новое подразделение:

  • вести самостоятельный бухгалтерский учет;
  • открывать счет в банке;
  • передавать и/или приобретать имущество.

Право выбирать формат своего будущего обособленного подразделения имеет любая организация. Но открыв ОП, придется действовать в соответствии с нормами закона. Так, к примеру, для обособленных рабочих мест открывать свой расчетный счет закон не позволяет.

Источник: https://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/filial-obo-podraz.html

Филиал организации

— вопросы создания

По действующему законодательству филиалом организации признается обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства, а именно, представление и защиту его интересов.

Адвокаты «Правовой защиты» помогут Вам отстоять Ваши права в суде. Если Вам нужна квалифицированная юридическая помощь, звоните нам по телефонам: (495) 790-54-47.

Филиал организации не является самостоятельным юридическим лицом, сведения о его существовании, равно как об их количестве должны быть отражены в учредительных документах организации. Этим правовое регулирование деятельности филиалов организации практически исчерпывается. Вне поля правового регулирования остался вопрос их создания.

Обратите внимание

Совершенно очевидно, что создание филиала организации и организация его деятельности, требует не только наличие к тому должны побудительных мотивов руководителя организации, конъюнктура рынка, уровень конкуренции, перспективы развития юридического лица и т.п., но и решение ряда организационных вопросов.

В частности, особенно актуальным становится порядок оформления открытия филиала организации.

Как уже было отмечено сведения о филиале организации должны найти свое отражение в ее учредительных документов.

Представленное законодательное требование предполагает, что принятие решения по вопросу создания филиала организации возлагается на ее органы управления, обладающие исключительным правом вносить изменения в содержание учредительных документов: для обществ с ограниченной ответственностью это будет собрание учредителей, для акционерных обществ – общее собрание акционеров. Решение о создании филиала организации оформляется протоколом, на основании которого по месту его предполагаемой деятельности осуществляется постановка филиала на налоговый учет. В налоговый орган подлежит представлению: уведомление о внесении изменений в учредительные документы, решение о внесении изменений в учредительные документы и изменения, вносимые в учредительные документы юридического лица, или учредительные документы юридического лица в новой редакции в двух экземплярах (в случае представления документов непосредственно или почтовым отправлением). Указанные документы должны быть представлены в налоговый орган в трехдневный срок, исчисляемый не с момента их окончательного составления, а с момента принятия решения о создании филиала организации. С требованиями к порядку оформления предоставляемых документов, а также порядку их направления в налоговый орган можно ознакомиться на стенде информации последнего или его информационных ресурсах в сети Internet. Регистрирующий орган в срок не более пяти дней с момента получения уведомления должен внести соответствующую запись в Единый государственный реестр юридических лиц и в письменной форме сообщить об этом организации.

Далее, после выполнения соответствующих процедур созданный филиал организации подлежит в обязательном порядке постановке на налоговый учет.

Постановка на учет организации по месту нахождения ее филиала производится на основании сведений, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц, в течение пяти дней со дня получения от организации заявления о постановке на учет и всех необходимых документов. С указанного момента филиал организации считается созданным и может осуществлять свое функционирование.

Однако это далеко не полная процедура создания филиала организации.

Последней, кроме реализации законодательных требований по внесению изменений в учредительные документы, требуется разработать и утвердить положение о филиале, в котором находят свое отражение вопросы ведения самостоятельного баланса и инвентаризации имущества, наличие собственного расчетного счета, порядок начисления заработной платы его сотрудникам, их прием и увольнение на работу и т.п. Решение этих вопросов предопределяет в дальнейшем постановку по месту нахождения филиала организации на учет в территориальное отделение Пенсионного фонда России и Фонда обязательного медицинского страхования.В случае выведения филиала организации на самостоятельный баланс ему открывается отдельный расчетный счет, о чем также, в трехдневный срок, уведомляется налоговый орган по месту деятельности филиала. Порядок открытия и ведения расчетного счета в полном объеме соответствует аналогичной по своему содержанию процедуре действующей для головной организации.

Вам нужен хороший адвокат? Наши адвокаты помогут Вам отстоять Ваши интересы в суде. Звоните по телефонам: (495) 790-54-47.

Петров Михаил Игоревич © МОО «Правовая защита»

Источник: https://advokats.me/stati/filial-organizatsii.html

Открываем филиал ООО: детали, документы и возможности

22.01.2018 2782

Содержание

Существует несколько причин, в связи с которыми владелец компании прибегает к открытию филиалов. Стоит сказать, что открытие нового подразделения – это один из характерных признаков того, что бизнес выходит в новые регионы. Потребность в этом зачастую является показателем того, что деятельность компании выходит на более высокий уровень.

Сегодня свои подразделения открывают не только крупные, но и средние по своим размерам компании. Чаще всего причиной этого является отсутствие дилеров в местах, где есть большое количество потенциальных клиентов. Открывая и расширяя свою сеть, компания снижает многие риски. Например, можно увеличить скорость выполнения заказов и снизить складские издержки.

Естественно, благодаря таким мероприятиям повышаются и объемы продаж, так как охватываются новые и наиболее перспективные регионы страны. Собственно, многие компании и получают большую часть прибыль за счет своих филиалов. Так что открытие филиала – это очень позитивный шаг в работе любой компании.

Важно

Всем, кто хочет развить свой бизнес и выйти на федеральный рынок, наверняка следует задуматься об организации широкой сети точек продаж.

Позволим себе дать некоторые рекомендации, которые основаны на статистике и ярко выраженных закономерностях. Возможно, это кому-то позволит принять наиболее верное решение по данному вопросу.

Как показывает практика, на момент открытии филиала компания должна получать достаточно высокую прибыль.

Бизнес должен быть действующим и рентабельным, иначе даже после открытия филиалов заработки не только не увеличатся, но и вовсе снизятся, так как надо будет вкладывать деньги в развитие новых подразделений.

Важно учитывать также и вероятный срок возврата инвестиций, так как это позволит просчитать приблизительные затраты и сделать выводы о рентабельности бизнеса.

Задумываясь об открытии филиала, следует трезво оценивать свои возможности и продумывать ближайшие перспективы. Если планы по развитию деятельности ограничиваются одним – двумя годами, то все-таки стоит подумать о дальнейшей работе предприятия. Возвращаясь это к предыдущему пункту, можно также отметить, что это заметно может повлиять на заработки всей компании в целом.

При открытии филиала необходимо понимать и то, что ему потребуется постоянная поддержка. Возможно, на место открытия придется выезжать сотрудникам головной фирмы, а это тоже требует определенных затрат. При дальнейшей работе, вероятно, понадобится постоянный контроль и помощь в организации различных бизнес-процессов.

Так что перед тем, как окончательно принять решение о создании нового подразделения, рекомендуется все тщательно посчитать и предусмотреть возможные риски. В связи с тем, что открытие филиала ООО имеет свои особенности, головной компании следует заранее подумать обо всех затратах и рисках.

Совет

Если открытие нового подразделения действительно необходимо, то тогда можно смело заниматься данной процедурой. Компания, которая имеет в своем составе филиал, может работать значительно эффективнее.

Тем более в большинстве случаев клиенты приходят именно в филиалы, которые позволяют получить узнаваемость на рынке и улучшить репутацию. Деятельность обособленной структуры позволяет получить удобный доступ к необходимым ресурсам и непосредственно к конечному потребителю.

Получается, что такой вариант очень удобен как клиентам, так и владельцу бизнеса. Если покупатели экономят время и деньги, то предприниматель получает более высокую прибыль и, более того, он может снижать нагрузку на центральный офис.

Естественно, новый офис – это некоторая отдаленность от головной компании. Здесь и явно снижается контроль над сотрудниками, и есть большая вероятность того, что бизнес будет работать несколько иначе.

Впрочем, для того, чтобы снизить вероятность такого исхода, следует документально оформлять все права и обязанности сторон. Директор филиала будет наемным сотрудником, поэтому его работы следует обговаривать очень подробно.

При этом во многих компаниях представители головного офиса зачастую очень внимательно следят за работой филиалов. Такой подход позволяет минимизировать многие риски и по максимуму увеличить прибыль.

Если с человеческим фактором все более-менее понятно, то с документальным оформлением филиала у предпринимателей возникает много вопросов. Чтобы разобрать этот вопрос с юридической точки зрения, следует учесть несколько моментов.

Изначально нужно определиться, какие конкретно функции будет выполнять обособленное подразделение. При этом в разных случаях оно может назваться по-разному.

Обратите внимание

Например, стоит четко разграничивать филиал и представительство – некоторые предприниматели ошибочно думают, что это одно и то же.

Не стоит думать, что эти понятия равносильны между собой. На самом деле тут может быть довольно много отличий, характеризующих работу того или иного подразделения. Конечно же, и филиал, и представительство ведут свою деятельность отдельно от головной компании. Правда, гражданское законодательство несколько разграничивает права этих организационных форм бизнеса.

В частности, филиал может осуществлять как все функции основной фирмы, так и работать в качестве представительства. То есть, филиал – это более широкое понятие, нежели представительство. Собственно, его и открывают для выполнения определенной части или полного объема работы компании в конкретном районе, населенном пункте или регионе.

Многое зависит от специфики бизнеса, поэтому разграничение обязанностей филиала делается в индивидуальном порядке. Здесь стоит сказать о дочернем предприятии, которое также является отдельным подразделением, но и учреждение его происходит за счет передачи некоторой части имущества от основной компании.

Дочернее предприятие имеет и своих учредителей, которые разрабатывают Устав и обладают правом собственности на имущество, переданное ей в хозяйственное пользование. Филиал же по факту не является юридическим лицом, так как это подразделение полностью подчиняется головному офису и может работать только на основании доверенности.

Отметим, что процедура открытия дочерней компании определенно сложнее, поэтому многим предпринимателям проще и удобнее открывать именно филиал.

Первоначальные действия при открытии филиала

В соответствии с российским законодательством, открытие филиала возможно только после того, как на собрании учредителей принято соответствующее решение. Рассмотрим, как это происходит более подробно. На общем собрании решаются три вопроса:

  • нужно ли создавать филиал ООО или нет;
  • утверждать ли положение о филиале или нет;
  • нужно ли вносить изменения в Устав или нет.

Источник: https://franshiza-top.ru/blog/rukovodstvo-predprinimatelyam/filialooo

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector