Финансовое планирование для малого бизнеса: проблемы, ошибки и советы.

Почти каждый малый бизнес предпринимает попытку финансового планирования вскоре после определения своего видения и целей. Идеальный финансовый план должен включать постоянные и переменные расходы, активы и обязательства, прогнозы продаж и комплексный план управления рисками. Это в конечном счете помогает основателям и высшему руководству установить четкие ожидания относительно денежного потока, распределить разумный бюджет, выявить ненужные или завышенные расходы, снизить риски, иметь плавный сбор средств и карту роста.

Бухгалтерский учет играет важную роль в этом непрерывном процессе финансового планирования. Он помогает предприятиям вести три ключевых финансовых отчета — отчет о прибылях и убытках, баланс (четкое финансовое положение на определенную дату) и отчет о движении денежных средств (денежные средства, полученные и израсходованные в течение определенного периода времени). Однако предприниматели часто с трудом понимают важность ведения всех документов или определения наилучшей финансовой стратегии в целом.

GoodFirms опросила 424 владельца бизнеса по всему миру, чтобы узнать, как они управляют финансовыми процессами, дорогостоящие ошибки, проблемы, с которыми они сталкиваются, и стратегии, которые малый бизнес должен реализовать для обеспечения финансовой стабильности и роста.

КАК МАЛЫЙ БИЗНЕС УПРАВЛЯЕТ СВОИМИ ФИНАНСАМИ?

С ростом бизнеса растут и его финансовые потребности. В результате владельцы не могут следить за финансами, что они могли бы делать сами на более ранних стадиях. Им трудно решить, стоит ли нанимать собственную команду или идти на аутсорсинг. Затем предприниматели могут также рассмотреть программные решения для бухгалтерского учета, бюджетирования, расчета заработной платы, анализа денежных потоков, выставления счетов и счетов-фактур, отслеживания расходов, управления запасамии т.д., что делает различные задачи более управляемыми.

МБП должны понимать различия, преимущества и недостатки всех этих вариантов, чтобы сделать правильный выбор. Опрос показал, что 51,9% владельцев бизнеса предпочитают иметь собственные финансовые команды.

С собственной командой финансовых профессионалов:
Владельцы имеют больше права голоса в отношении того, как работают их сотрудники.
Все финансы обрабатываются на месте, что делает его удобным для владельцев, чтобы обратиться к финансовым документам, когда они хотят.
Бизнесу приходится больше тратить на инфраструктуру, ресурсы, привлечение и адаптацию талантов, расходы на обучение.
Ошибок будет больше, а время и деньги будут потрачены впустую, если владельцы или сотрудники не будут обладать достаточной экспертизой и опытом в сложных финансовых процессах.

С аутсорсинговыми финансовыми услугами:
Владельцы могут работать с лучшими финансовыми экспертами по всему миру и получать доступ к самой эксклюзивной информации и технологиям.
Высшее руководство может сосредоточиться на основных аспектах бизнеса.
Отличный партнер по аутсорсингу может помочь определить возможности экономии средств без ущерба для качества работы или эффективности.
Разрывы связи в зависимости от часовых поясов.
Возможно, есть разница в нормах и рабочей культуре.

КТО ЗАНИМАЕТСЯ УПРАВЛЕНИЕМ ФИНАНСАМИ В МАЛОМ БИЗНЕСЕ?

От бухгалтеров и специалистов по расчету заработной платы до составителей налогов — с финансовыми процессами связаны самые разные люди. Кроме того, есть еще контролер, который находится выше по иерархии и отвечает за множество задач, таких как контроль за бухгалтерскими операциями, составление финансовых отчетов, составление бюджетов компании и т.д. Контролер обычно отчитывается перед финансовым директором компании.

Интересно, что 78,3% опрошенных учредителей активно занимаются управлением финансами! Не каждый бизнес обязательно нуждается в огромной финансовой команде. Как правило, владелец может нанять одного или двух финансовых экспертов для ведения бухгалтерского учета, бухгалтерского учета, расчета заработной платы, подачи налоговых деклараций в соответствии с требованиями бизнеса. Или они могут быть переданы на аутсорсинг, как упоминалось ранее.

Опрос GoodFirms показал, что малый бизнес считает бухгалтерский учет наиболее важными задачами. 52,8% опрошенных организаций имеют бухгалтеров. Кроме того, 45,8% B2B назначает финансового директора. Напротив, только 25,9% B2C имеют финансового директора.

Большинство владельцев бизнеса делают все возможное, чтобы сохранить наличные деньги в первые дни. Однако отсутствие сплоченной команды профессионалов может повредить компании, когда она меньше всего может себе это позволить. Наличие активного CPA, адвоката и финансового консультанта может помочь владельцу избежать ошибок, которые могут вернуться и навредить компании. Владельцы бизнеса, которые хотят избежать этой проблемы, должны обратиться за рефералами и поискать лучших консультантов, которых они могут найти.

КАКИЕ ФИНАНСОВЫЕ ЦЕЛИ ПРЕСЛЕДУЮТ МАЛЫЕ ПРЕДПРИЯТИЯ?

Финансовое планирование — это процесс, который включает в себя определение целей, к достижению которых стремится бизнес, и оценку ресурсов, количества денег и времени, необходимых для достижения каждой цели. Как следует из названия, долгосрочное планирование фокусируется на целях, достижение которых требует больше времени. Однако для достижения этих целей крайне важно краткосрочное и среднесрочное планирование.

Исследование подтверждает, что 56,6% предприятий сосредоточены на поиске адаптируемой середины между этими тремя установками.

Краткосрочное финансовое планирование

Краткосрочные цели создаются для решения сиюминутных проблем и разработки стратегий, которые могут привести к результатам, как правило, в течение одного года. Эти цели должны быть адаптированы к меняющимся обстоятельствам. Примерами некоторых краткосрочных целей являются:
Бизнес принесет, скажем, не менее 1 миллиона долларов в течение финансового года;
Удвоение рекламного бюджета каждые два месяца в течение следующих восьми месяцев;
Сокращение накладных расходов на 20 процентов за 9 месяцев.

Среднесрочное финансовое планирование

Среднесрочные финансовые цели не могут быть достигнуты ни сразу, ни занять слишком много лет. Примерами некоторых общих среднесрочных целей являются:
Откладывание 25 процентов денег на расширение или резерв капитала;
Снижение себестоимости продукции на 35% за 4 года;
Полная автоматизация финансовых процессов за 5 лет.

Долгосрочное финансовое планирование

Компании должны создать десятилетний или двенадцатилетний план, чтобы убедиться, что их миссия реализована:
Увеличение маржи прибыли на 10 процентов за 7 лет;
Поддержание коэффициента чистого оборотного капитала под контролем на протяжении всего путешествия;
Выделение резервного фонда в размере 10 процентов от ежемесячных расходов;
Обновление оборудования и инфраструктуры бизнеса за 8 лет.

КАКОВЫ ОСНОВНЫЕ ФИНАНСОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ МАЛОГО БИЗНЕСА?

Малый бизнес каждый день сталкивается с бесчисленными препятствиями — от проблем до найма правильных сотрудников для поддержания актуальности продукта. И вдобавок ко всему этому — финансовые проблемы, которые, как правило, являются самыми большими, сложными и необходимыми для решения для поддержания бизнеса в рабочем состоянии. Предприятия должны управлять долгом, подавать налоги, находить квалифицированных финансовых экспертов, иметь дело с просроченными платежами клиентов и недостаточным оборотным капиталом и многое другое.
Однако 65,1% опрошенных владельцев бизнеса считают ежемесячные расходы самой большой проблемой для себя.

Ежемесячные расходы

Некоторые общие расходы, которые каждый бизнес должен проходить каждый месяц, — это арендная плата, ипотечные платежи, заработная плата, страхование, рассрочка кредита, офисные удобства, маркетинг и реклама, а также многие другие. Компании часто борются за то, чтобы иметь достаточные денежные резервы после того, как они закончат тратить деньги на эти основные расходы.

Управление и отслеживание денежных потоков

Когда расходы бизнеса превышают наличные деньги, он сталкивается с проблемой денежного потока. Ситуация становится критической, когда баланс между ожиданиями продаж и прогнозируемыми затратами не поддерживается дольше. Однако расходы компании на ранних стадиях ее роста, естественно, больше, чем ее доходы. Причина в том, что они все еще пытаются выяснить продажи и маркетинг, отношения с подрядчиками, административные расходы и проверить НИОКР.

7 РАСПРОСТРАНЕННЫХ ФИНАНСОВЫХ ОШИБОК МАЛОГО БИЗНЕСА

Каждый малый бизнес непреднамеренно совершает ошибки, которые позволяют владельцу потерять свои кровно заработанные деньги. Наиболее распространенными из них являются недооценка сроков реализации проектов, завышение будущих доходов, занижение цен на продукты или услуги, отсутствие контроля за денежными потоками и т.д. Ниже приведены основные финансовые ошибки, которые могут оказаться серьезными опасностями для малого и среднего бизнеса.

1) Использование личных кабинетов

Предприятия, использующие личные счета для деловых операций, неосознанно совершают огромную ошибку.

Во-первых, юридические последствия использования бизнес-средств для личного пользования очень серьезны и в крайних случаях могут привести к тюремному заключению. Во-вторых, существуют отдельные налоговые нормы для бизнеса и личных средств.

Смешивание того и другого может привести к путанице, когда наступит конец года, и вам придется подсчитывать свои налоги. Объединение этих двух счетов также перекроет то, что вы зарабатываете и тратите, с тем, что ваш бизнес генерирует и расходует. Это омрачит общую картину финансового состояния вашего бизнеса.

2) Ненужные расходы

Очень часто люди вкладывают деньги в модные логотипы, высококлассные офисы или несколько подписных сервисов. Когда дело доходит до SAAS-продуктов для бизнеса, это может быть сложно, потому что, например, вам нужно воспользоваться услугой и подписаться, но затем забыть отменить подписку. Это происходит постоянно.

3) Создание неправильного хозяйствующего субъекта

В спешке новые владельцы бизнеса могут решить отложить создание юридического лица. Или они создают корпорацию с ограниченной ответственностью под влиянием момента, потому что им это посоветовал приятель.

Однако выбор неправильной организации компании или невозможность ее создания вообще могут иметь серьезные долгосрочные последствия. Например, если вы работаете в качестве товарищества, вы можете быть удивлены, узнав, что несете личную ответственность за все долги компании, включая те, которые вы никогда не брали на себя. Поскольку вы облагаетесь налогом как на корпоративном, так и на личном уровнях, если вы создаете корпорацию, вы можете в конечном итоге платить более высокие налоги.

4) Не читать досконально кредитные договоры

Когда дело доходит до финансов малого бизнеса, большинство владельцев совершают ошибку, не читая мелкий шрифт на кредитных документах. Часто предприниматели полагаются на кредиты для начала работы, они спешно подписывают кредитные договоры, считая, что это всего лишь формальность.

Чего они не знают, так это того, что кредитные соглашения, как и любой другой контракт, который вы подпишете, должны быть тщательно прочитаны, осмыслены и оценены. Это связано с тем, что после подписания обеими сторонами контракт становится подлежащим исполнению, а это означает, что вас могут наказать за нарушения и потребовать уплатить штрафные санкции, если вы не выполните некоторые из его условий.

5) Нет отслеживания скорости горения

Скорость сжигания — это, как правило, потраченные деньги в месяц. Например, если компания тратит 50 000 долларов в месяц, то ее расход составляет 50 000 долларов.
Огромная тенденция, которую можно заметить в стартапах, заключается в том, что они не отслеживают свою скорость горения! Выяснение того, что у вас достаточно наличных денег в банке только для того, чтобы продержаться еще 1 месяц, может «искалечить» вас. Они приходят с идеей, которая звучит здорово, но не проводят маркетинговых исследований, чтобы выяснить, какую долю рынка им нужно захватить, чтобы оставаться на цели, и, к сожалению, не имеют возможности добраться туда только для того, чтобы «растянуть себя слишком тонко».

6) Не следить за своим бизнес-кредитным рейтингом

Кредитный рейтинг бизнеса — это цифра, которая не связана с вашим личным кредитным рейтингом и рассказывает историю долговой истории вашей компании. Многие элементы, влияющие на эту цифру — история платежей, коэффициент использования долга и продолжительность кредитной истории – находятся под вашим контролем.

Эта статистика становится все более важной по мере роста вашей компании. Это не только поможет вам в будущем с такими вещами, как получение финансирования бизнеса, но и послужит публичной записью. Если другая компания рассматривает возможность предоставления вам торгового кредита, а кредитный рейтинг вашей компании низкий, они могут отказаться от этого или предложить вам менее выгодные условия.

7) Отсутствие более широкой перспективы

Самая большая ошибка, которую можно увидеть у других владельцев малого бизнеса, — это то, что они слишком сосредоточены на одной точке зрения своих финансов. Например, некоторые владельцы бизнеса всегда будут покупать товары у своих поставщиков, они будут тратить дополнительные деньги во время продаж или покупать оптом, чтобы увеличить свою маржу. Но, делая это, они игнорируют свою выгоду. Это здорово — сэкономить 10% на продукте, но если вы собираетесь сотрудничать с ними в течение 2 лет, эти деньги могли бы пойти на что-то другое.

СОВЕТЫ ПО ФИНАНСОВОМУ ПЛАНИРОВАНИЮ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА

Финансовое управление малым бизнесом определяет, поднимется ли компания по лестнице успеха или рухнет при первом же препятствии. Вот советы финансовых экспертов, которые помогут малым и средним предприятиям подняться на следующий уровень успеха в хорошие времена и выжить в плохие.

1) Правильно планируйте свои налоги

Каждый предприниматель должен понимать основные положения налогового кодекса, чтобы воспользоваться всеми возможными возможностями налоговой экономии и вычетов. Проведение официальных сессий налогового планирования в середине каждого налогового года дает им время применить все стратегии к текущему году и получить скачок на следующий год.

Начните откладывать деньги на подоходный налог с бизнеса, налог с продаж и налог на недвижимость рано и часто. Таким образом, у вас будет достаточно денег, чтобы оплатить свои счета в срок, а не «волноваться» об этом в последнюю минуту.

Поскольку эти налоги основаны на проценте от выручки вашего бизнеса, вам рекомендуется откладывать 3 месяца выручки в резерв каждый год в качестве подушки против любых неожиданных падений выручки. Кроме того, если вы используете метод начисления для бухгалтерского учета, вы можете вычесть ежедневные расходы из доходов при их получении и поместить их на отдельный счет.

Здесь, в России, у вас есть гранты, которые продвигают исследования и разработки программного обеспечения, а также другие гранты, позволяющие бесплатно использовать определенные платформы облачных вычислений, которые необходимы для повседневной деятельности. Если вы подумываете о том, чтобы попробовать новую часть программного обеспечения, обратитесь к консультанту по продажам и попросите демо-версию / бесплатную пробную версию. Большинство из них с радостью попытаются убедить вас остаться с ними, не уступая конкурентам.

2) Разделить расходы по «разным корзинам»

Разделение наличных денег на разные «корзины» для определенных целей позволяет предпринимателям видеть, сколько идет на достижение каждой цели.

Лучший совет, который вам можно дать, — это разделить все ваши расходы на разные «корзины» Предположим, ваш бизнес обычно получает валовой доход в размере 100 долларов за заказ. Просто нарежьте кубиками каждую стоимость, которая идет на предоставление этого заказа клиенту. В случае электронной коммерции это может выглядеть примерно так:
Валовая продажа = $100
Доход от доставки + $4
Скидка — $12
Возврат — $9
Исполнение — $10.5
Стоимость доставки — $16
Реклама — $32,5
Операции — $17,5
Прибыль — $6.5

Каждый месяц оценивайте каждый сегмент или категорию и устанавливайте процентную цель того, сколько каждая область должна стоить вашему бизнесу. Делайте все возможное, чтобы постоянно снижать переменные издержки или увеличивать доход, чтобы ваши расходы стали меньшим процентом от общего дохода. Всегда планируйте иметь некоторый уровень прибыли и всегда планируйте наихудший сценарий, так что если у вас когда-нибудь будет плохой месяц, вы сможете справиться с повышением расходов в течение нескольких месяцев, не попадая в неприятности.

3) Обновляйте свои документы

Имея документацию в хорошем порядке, предприниматели узнают, сколько денег приходит в их бизнес и уходит из него. Это помогает им улучшить финансовый анализ и управление, свести к минимуму стресс от прохождения аудита и не упустить потенциальные налоговые вычеты.

Существует множество облачных бухгалтерских программ, которые интегрируются с приложениями, отслеживающими квитанции, так что большая часть работы может быть выполнена с помощью автоматизации. Регулярно просматривайте свои последние финансовые показатели, чтобы иметь представление о своем базовом уровне. Возможно, реклама обычно составляет 10% от выручки, и вдруг вы замечаете, что она взлетела до небес. Или вы заметили, что ваша кредиторская задолженность действительно высока, и вы забыли оплатить счет. Эти данные — источник истины.

Даже если вы не можете позволить себе нанять бухгалтера на регулярной основе, все равно стоит заплатить ему за то, чтобы он с самого начала вел ваши документы. Он может создавать имена учетных записей, устанавливать налоговые ставки и подключать технологии для вас, чтобы максимально упростить обслуживание. Если документация настроена неправильно, то данные бесполезны, и было бы ошибкой полагаться на эти данные для принятия решений.

Дмитрий Стародуб, генеральный директор Stasher, советует ежемесячно просматривать документацию. Он говорит: «Мы используем Xero, но мы также ведем Excel-бюджет наших прогнозируемых доходов и расходов. Каждый месяц мы подсчитываем и то, и другое в Excel, смотрим, как мы справились с бюджетом, смотрим вперед на следующие несколько месяцев. Мы регулярно корректируем нашу модель и бюджет, основываясь на прошлых результатах, чтобы увидеть, что реалистично. Вы не получаете баллы за то, насколько точным был ваш годовой бюджет в начале года — гораздо важнее регулярно корректировать курс «.

4) Хорошо структурируйте свои партнерские соглашения.

Партнерское соглашение — это документ, который юридически связывает двух или более лиц, объединившихся для создания бизнеса. Он охватывает название партнерства, личные данные, деловую деятельность, вклад в капитал, распределение прибыли и другие детали.

Откройте совместный онлайн-счет, составьте вместе с партнером план расходов и сбережений. Кроме того, выполняйте все финансовые задачи вместе, включая разделение расходов и доходов. Управляя книгами вместе, вы, по крайней мере, будете говорить на одном языке!

Для душевного спокойствия работайте над юридическим структурированием своего бизнеса, чтобы защитить обоих партнеров от ответственности и / или юридических споров в будущем. Если один человек владеет большим капиталом в своей компании, чем другой, вы можете потратить некоторое время на просмотр сайтов фриланса в поисках побочного дохода, который может обеспечить дополнительный денежный поток, не ставя под угрозу какие-либо общие обязанности в главном начинании вашей команды!

5) Держите свой финансовый план динамичным.

Динамический план может быть скорректирован и уточнен всякий раз, когда бизнес либо отстает, либо превосходит его. Бизнес-стратегия должна быстро реагировать на меняющиеся обстоятельства, основываясь на здравом суждении и принципах.

Сделайте план динамичным и постоянно играйте с ним! Как и в жизни, ваш бизнес развивается по многим причинам, поэтому вы должны уметь дергать за разные рычаги и видеть, что это значит для вашего бизнеса и образа жизни. Например, вы должны иметь возможность играть с ценами вашего предложения или количеством клиентов, которые у вас есть, и видеть, как это напрямую влияет на вашу оплату на дому. Шаги становятся намного более ощутимыми, когда вы видите, что увеличение цены на 5% может добавить $ 20,000 к вашей прибыли в течение года — без выполнения какой-либо дополнительной работы!

6) Держите свой кредитный рейтинг здоровым

Кредитные баллы бизнеса в основном варьируются от 0 до 100: чем выше балл, тем лучше. Бизнес, который вовремя оплачивает счета, избегает юридических неприятностей и не несет слишком больших долгов, будет иметь хороший кредитный рейтинг.

По мере роста вашей компании вам, возможно, захочется покупать больше коммерческой недвижимости, получать больше страховых полисов и брать больше кредитов, чтобы помочь вам во всех ваших деловых операциях. Получить одобрение любой из этих сделок и слияний может быть трудно, если у вашей компании плохой кредит.

Чтобы сохранить хороший кредит, погасите все свои долги как можно скорее. Например, позволять остатку средств на кредитных картах вашей компании накапливаться более нескольких недель — не очень хорошая идея. Не берите кредиты с процентными ставками, которые вы не можете себе позволить. Ищите только финансирование, которое вы сможете быстро вернуть.

7) Диверсификация бизнес-портфеля

Вместо того чтобы полагаться только на основной бизнес для получения дохода, хорошей стратегией является диверсификация за счет новых предприятий, слияний или поглощений.

Планируйте свои финансы так, чтобы у вас всегда был запасной план. Другими словами, никогда не кладите все яйца в одну корзину. Если А не работает или перестает работать в какой-то момент, Б прыгнет и удержит вас на плаву, и так далее.

Например, Петр начинает скромный бизнес партнерского маркетинга — типичное предприятие B2C (business-to-consumer). Таким образом, он будет управлять различными сайтами, увеличивать их онлайн-экспозицию и зарабатывать всякий раз, когда посетитель сайта покупает что-либо по ссылкам Петра.

Однако Петр знает, что около половины всех малых предприятий обречены на провал в течение первых пяти лет. Поэтому он решает также выделить часть своих средств на план Б — партнерское маркетинговое агентство, которое называется B2B (business-to-business). Соответственно, оба этих подхода имеют 50%-ный шанс потерпеть неудачу. Однако в сочетании вероятность неудачи гораздо меньше и составляет в среднем 25%.

Держите свой план выхода готовым

Предприниматели должны интегрировать стратегию выхода в видение и цели своего бизнеса. Будет ли этот бизнес передан семье, сотрудникам или продан при выходе на пенсию? Формирование плана на ранней стадии поможет вам привлечь и удержать хороших сотрудников в долгосрочной перспективе. Есть много шагов, чтобы эффективно извлечь максимальную пользу для бизнеса, а также позволить ему процветать.

Например, если владелец бизнеса планирует перейти к следующему поколению, но не уверен, что его дети захотят заниматься этим бизнесом. В этом случае ряд трастов может предложить максимальную гибкость для передачи бизнеса позже. Многие сотрудники могут неохотно брать на себя риск собственности, если только они не участвуют в процессе принятия решений. Поэтому, если вы планируете выкуп сотрудников, вам нужно с самого начала вовлекать их в процесс создания доверия. Это может быть сделано через доверие сотрудников, прямое владение / ESOP.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Каждый малый бизнес нуждается в финансовом менеджменте, чтобы оценить бизнес-среду, цели, потребности в ресурсах и выявить любые риски, с которыми он может столкнуться. Кроме того, финансовый план готовит предприятия к питчингу перед инвесторами, получению финансирования и достижению долгосрочного успеха.

В настоящее время большинство учредителей активно интересуются финансовым планированием. Они особенно уделяют больше внимания бухгалтерскому учету и бухгалтерскому учету. Тем не менее, может быть трудно и сложно понять различные финансовые термины, такие как прогнозы продаж, отчеты о прибылях и убытках, управление денежными потоками, экономия налогов. К счастью, у вас есть лучшие варианты, например, использование различных финансовых программ или аутсорсинг услуг экспертам. Включите вышеупомянутые финансовые советы в свое бизнес-планирование и наслаждайтесь ростом доходов при минимальных операционных затратах.